Ondersteuning voor Gentse sociale verenigingen
Ben je actief in een Gentse sociale vereniging of wil je er een opstarten? Ontdek hoe Stad Gent je kan ondersteunen.
Subsidies
Ruimtes en materiaal
Vereniginginfo: activeer je account
Je kan als Gentse vereniging één jaar lang toegang krijgen tot het informatieplatform van Vereniginginfo. Je vindt er modeldocumenten, stappenplannen en alles wat je nodig hebt om je vzw in orde te houden.
Vraag je gratis activatiecode aan
Nog vragen? De Verenigingswijzer helpt je graag
De Verenigingswijzer is in een eerste fase bedoeld voor burgerinitiatieven en sociale verenigingen (samenleving- en welzijnsthema’s of doelgroepen zoals etnisch culturele minderheden, senioren, LGBTQ+, personen met een handicap).
VERENIGINGEN
De Stad Gent heeft verschillende reglementen waarmee ze verenigingen erkent per categorie. Het college van Burgemeester en Schepenen beslist welke verenigingen worden erkend.
Er zijn ongeveer 1.500 erkende verenigingen in Gent.
Naast de erkende verenigingen zijn er nog duizenden feitelijke verenigingen, bewonersgroepen en andere vormen van samenwerkende burgers.
Voor elk type vereniging geldt een ander erkenningsreglement. Bepaal tot welke categorie je behoort, bekijk het reglement en vul het bijhorende aanvraagformulier in. Meestal moet je een aantal activiteiten rond een bepaalde doelstelling kunnen bewijzen van het afgelopen jaar. Vaak bepalen de voorwaarden dat je een vzw of een feitelijke vereniging moet zijn, waarbij ook soms een kopie van de statuten wordt gevraagd.
Bekijk tot welke categorie jouw vereniging behoort
Hulp nodig?
Neem contact op met de VerenigingswijzerErkende verenigingen kunnen gebruik maken van bepaalde voordelen en vaak is het ook zo dat je erkend moet zijn vooraleer je subsidie kunt aanvragen. Een erkenning is een eerste stap naar meer mogelijkheden!
- Een feitelijke vereniging is de meest eenvoudige vorm van een vereniging.
- Een feitelijke vereniging ontstaat van zodra twee of meer personen besluiten om gezamenlijk een idee of doel te verwezenlijken. Ze worden dan de leden van een feitelijke vereniging.
- Een feitelijke vereniging vereist geen formaliteiten: geen publicatieverplichting, geen statuten, geen bestuur. Om discussies te vermijden, stellen de leden bij voorkeur een intern reglement met afspraken op.
- Een feitelijke vereniging heeft geen rechtspersoonlijkheid en geen specifieke wettelijke regeling.
- De leden kunnen persoonlijk aansprakelijk worden gesteld en investeren hun eigen vermogen.
- Om een feitelijke vereniging op te richten zijn er minimaal twee personen nodig die niet tot hetzelfde gezin behoren en niet op hetzelfde adres wonen. Als dat toch het geval is, moet een derde persoon worden toegevoegd die niet tot hetzelfde gezin behoort of onder hetzelfde dak woont.
- Kies een naam voor de vereniging. De naam van de feitelijke vereniging en het adres moeten vermeld worden op elk officieel document (factuur, overeenkomst, briefwisseling,…).
- Breng een bepaalde structuur aan in de vereniging (bijvoorbeeld een ledenvergadering en een bestuur). Dit is niet verplicht, maar helpt om discussies te vermijden.
- Maak een intern reglement (= een document waar de basisregels van de vereniging in staan neergeschreven) of beperkte statuten op en laat die door iedereen ondertekenen. Dat is niet verplicht, maar helpt om discussies te vermijden.
- Maak een aparte kassa of open een bankrekening op naam van de feitelijke vereniging, dan zullen de inkomsten van de feitelijke vereniging niet worden belast in de personenbelasting van de leden (administratieve tolerantie/vrijstelling).
Als je wil werken met een zichtrekening als feitelijke vereniging, moet je een rekening openen op de naam van de feitelijke vereniging zelf. Het is niet toegelaten om de rekening van één van de leden van de feitelijke vereniging te gebruiken. Informeer je vooraf of het mogelijk is om een bankrekening te openen voor een feitelijke vereniging bij de bank van jouw keuze.
Om een rekening te openen voor een feitelijke vereniging, maak je meestal een afspraak in het kantoor, want het is niet (altijd) mogelijk om dit online te doen.
Neem de volgende documenten mee:
- een kopie van de identiteitskaart van de personen die de feitelijke vereniging vertegenwoordigen;
- als jouw adres niet op uw identiteitskaart wordt vermeld, hebben de banken een officieel document nodig dat jouw adres bewijst. Heb je een elektronische identiteitskaart, dan zal jouw gemeente je een document geven met jouw gegevens, waaronder jouw adres.
1. Vrijwilligers informeren over:
- de organisatievorm (= feitelijke vereniging)
- het doel van de vereniging
- de namen van de verantwoordelijken
- afgesloten verzekeringen voor de vrijwilligers
- kostenvergoedingen
- omgang met de informatie (discretieplicht, geheimhoudingsplicht, gegevensbescherming of AVG/GDPR).
2. De 'Algemene Verordening Gegevensbescherming' (AVG, of GDPR/General Data Protection Regulation) respecteren
3. De nodigeverzekeringenafsluiten (zie hieronder)
4. Fiscale regels naleven, wat zoveel betekent als btw (= ‘belasting op de toegevoegde waarde’) te betalen indien van toepassing. Een feitelijke vereniging kan namelijk btw-plichtig zijn, als ze op regelmatige en zelfstandige basis als economische (‘commerciële’) activiteit goederen levert of diensten verstrekt die in de btw-wetgeving worden omgeschreven. Wel of niet btw?
- Verzekering burgerlijke aansprakelijkheid
Feitelijke verenigingen met personeel of feitelijke verenigingen die verbonden zijn met een organisatie met rechtspersoonlijkheid zoals een koepel-vzw, zijn verplicht om hun vrijwilligers te verzekeren voor burgerlijke aansprakelijkheid (zie ook de vraag “Wat is burgerlijke aansprakelijkheid?” verder).
De feitelijke verenigingen die geen bezoldigd personeel hebben en geen onderdeel zijn van een koepel, hebben geen verzekeringsplicht, maar hun vrijwilligers zijn niet immuun bij schade die ze aan anderen veroorzaken door een fout. Voor een betere bescherming van hun vrijwilligers is het echter altijd aan te bevelen een polis burgerlijke aansprakelijkheid af te sluiten.
Sommige organisaties zonder personeel die maximaal 1000 uur per jaar vrijwilligers inschakelen bij activiteiten, kunnen een beroep doen op de gratis vrijwilligersverzekering, aangeboden door de Vlaamse overheid.
- Verzekering objectieve aansprakelijkheid voor brand en ontploffing
Deze verzekering is verplicht voor elke vereniging die een gebouw uitbaat dat toegankelijk is voor publiek of wanneer de vereniging activiteiten ontplooit in de publieke ruimte en waarbij mogelijk brand- en ontploffingsgevaar aanwezig is. Bij het organiseren van evenementen contacteer je het gemeentebestuur voor meer informatie hierover.
- Arbeidsongevallenverzekering
Deze verzekering is verplicht voor elke vereniging die werknemers in dienst heeft. - Autoverzekering
Deze verzekeringis verplicht voor elke vereniging die een auto bezit die op de openbare weg komt.
- Verzekering burgerlijke aansprakelijkheid
- Er is geen opgelegd model van boekhouding voor een feitelijke vereniging, dat mag een gewone kasboekhouding zijn.
- Maak het niet te complex. Een eenvoudig excel-bestand kan volstaan.
- Houd een duidelijke lijst bij van alle inkomsten en uitgaven.
- Keer nooit geld uit aan een van de leden van de vereniging zonder de juiste papieren.
Een feitelijke vereniging is geschikt voor eerder kleinschalige activiteiten, waarbij er over het algemeen weinig of geen winst wordt gemaakt, geen financiële risico’s worden genomen, geen eigendom wordt gekocht enz.
Kies voor een vzw ('vereniging zonder winstoogmerk') als je van plan bent om:
- personeel in dienst te nemen
- gebouwen te kopen of te bouwen
- activiteiten met hoge (financiële) risico's uit te voeren
- kostbaar materiaal te kopen of te huren
- schenkingen en nalatenschappen te aanvaarden
- werkingssubsidies aan te vragen
Met een vzw-vorm ben je beter beschermd door haar eigen rechtspersoonlijkheid die los staat van die van haar leden. Dit betekent dat de vzw zelf rechten en plichten heeft. De leden beschikken over een beperkte aansprakelijkheid en verbinden hun eigen vermogen niet aan het lot van de vzw.
Opgelet: het vzw-statuut houdt een aantal verplichtingen in en dit zowel op juridisch, boekhoudkundig als fiscaal vlak (zie veel gestelde vragen over vzw's hieronder).Twijfel je nog?
- Registreer je vereniging op www.vereniginginfo.be/stadgent voor een stappenplan
- Bekijk deze video van SCWITCH om het verschil tussen een vzw en een feitelijke vereniging beter te begrijpen.
- Deze checklist kan je ook helpen! Vink aan wat van toepassing is. De verenigingsvorm (een feitelijke vereniging of een vzw) waarbij alle of meerdere punten aangevinkt zijn, is wellicht de beste keus.
- Doe de gratis quickscan: “Een VZW oprichten of toch maar niet?"
Voor alle verenigingen:
SCWITCH, VSDC of vereniginginfoVerenigingen (alle thema's):
https://socius.be/organisatie/
Federaties etnisch-culturele verenigingen:
VZW
- Een vereniging zonder winstoogmerk (vzw) is een groep van twee of meer natuurlijke personen of rechtspersonen die een belangeloos doel nastreeft.
- "Zonder winstoogmerk" betekent dat de vzw de leden geen stoffelijk (=materieel) voordeel opleveren. Leden van een vzw mogen geen voordelen ontvangen die voorvloeien uit de activiteiten van de vzw.
- Vzw's worden nooit opgericht voor het voeren van economische of commerciële activiteiten als hoofddoel.
- Vzw’s mogen wel economische activiteiten uitvoeren, bijvoorbeeld een jaarlijkse BBQ, een bloemetjesverkoop, of een pannenkoekenverkoop. De winst die een vzw hiermee maakt mag echter niet worden uitgekeerd (of uitbetaald) aan de oprichters, leden, bestuurders of derde personen, maar moet worden geïnvesteerd in de activiteiten van de vereniging om haar belangeloze doelen te realiseren (zie ook de vraag over btw verder).
- De oprichting van een vzw vereist geen inbreng van startkapitaal.
- Een vzw heeft haar eigen rechtspersoonlijkheid die los staat van die van haar leden. Dit betekent dat de vzw zelf rechten en plichten heeft. De leden beschikken over een beperkte aansprakelijkheid en verbinden hun eigen vermogen niet aan het lot van de vzw.
Meer info over enkele belangrijke begrippen van het thema "Vzw's" vind je hier.
Deze brochure geeft ook een grondig overzicht van de organen en de werking van een vzw.
Om een vzw op te richten heb je een aantal zaken nodig:
- Minstens 2 personen
Dit zijn de oprichters of stichtende leden. - Statuten
Dit zijn de fundamenten van je vzw, hierin staan de naam, het doel, de namen en de bevoegdheden van de leden, ... - Een oprichtingsakte
Dit is het verslag van de eerste algemene vergadering waarin de vzw wordt opgericht, de tekst van de statuten goedgekeurd en de bestuurders worden aangeduid.
Bij de oprichtingsakte worden ook de statuten toegevoegd. De oprichtingsakte die je maakt samen met de oprichters, heet de ‘onderhandse oprichtingsakte’, en die moet minimum in twee originele exemplaren opgemaakt worden. Alle oprichters moeten de oprichtingsakte ondertekenen. Bij inbreng van onroerend goed in de VZW moet een notaris de akte opmaken, een ‘authentieke akte’ in dat geval.
Voorbeeld: oprichtingsakte van een jeugdhuis
- Minstens 2 personen
Statuten zijn de ‘grondwet’ van je vzw. In je statuten leg je het doel van je vzw vast, de rechten en de plichten van de leden, de manier van toetreden, de bestemming van het vermogen.
Een aantal vermeldingen zijn verplicht, deze vind je hier. Verder kun je zo uitgebreid zijn als je zelf wil. Bedenk wel, elke wijziging aan je statuten moet worden gepubliceerd en kost geld, dus wees niet té specifiek. Gedetailleerde voorschriften en werkwijzen schrijf je beter in je reglement.
Online vind je heel wat modelstatuten en andere hulpmiddelen (zie verder)
De leden van de vereniging kiezen zelf wat het belangeloos doel van hun vereniging is. Activiteiten van sociale, culturele of humanitaire aard kunnen hier onder vallen.
Het belangeloos doel wordt bereikt in het kader van één of meer welbepaalde activiteiten die een vzw tot voorwerp heeft.
Voorbeeld:
Het belangeloos doel van een tennisclub is het promoten van de tennissport en de fysieke integriteit van haar leden te bevorderen. De activiteiten die zij tot voorwerp heeft, zijn het organiseren van tornooien of het aanbieden van een aantal lessenreeksen.
Let op: een vzw mag haar middelen enkel aanwenden voor de doelen waar de vzw voor werd opgericht, dus let op dat je het doel niet te nauw omschrijft en dat het overeenkomt met wat je wil doen.
Heb je wat inspiratie of hulp nodig bij de formulering van het belangeloos doel en de activiteiten van jouw toekomstige vzw? Zie de tip in de volgende vraag!
Statuten van bestaande vzw’s kan je terugvinden in de kruispuntbank voor ondernemingen (KBO) of in het Staatsblad via e-justice.
Hoe zoeken in de KBO?
Afhankelijk van wat je van de organisatie weet, kan je deze in de KBO vinden door te zoeken op naam, (ondernemings)nummer of adres.
Als je op de pagina van de vereniging bent die je zoekt, scroll dan naar beneden naar de rubriek "Externe links" en klik op "Publicaties in het Belgisch Staatsblad". Klik op "Beeld" om de documenten te raadplegen. Je zal vooral de documenten willen zien met de woorden "oprichting" of "statuten" zullen.
Zoek in de KBOHoe zoeken via de e-justice website?
De e-justice website werkt bijna op dezelfde manier - voer je zoekcriteria in en klik op de knop "Lijst"
Je kunt je baseren op modelstatuten:
voorbeeld voor socio-culturele verenigingen
voorbeeld voor jeugdwerkinitiatievenJe kunt nieuwe statuten maken (voor een eenmalige licentiekost) met een statutenbouwer
Je kunt je laten bijstaan door sectororganisaties of je kunt je aansluiten bij een federatie of koepel, meestal voor een beperkt lidgeld. Ook boekhoud- of consultantkantoren kunnen je helpen met het maken of aanpassen van je statuten (tegen betaling).
Of maak een afspraak met de Verenigingswijzer en wij vinden samen een oplossing!
Breng je eerste algemene vergadering samen om de vzw op te richten, de statuten goed te keuren en het bestuur (eventueel - het dagelijks bestuur) te benoemen. Een voorbeeld van een modeluitnodiging voor de oprichtingsvergadering vind je hier. Jouw eerste algemene vergadering is in feite ook een oprichtingsvergadering.
Vul Formulier I in voor Inschrijving en bekendmaking in de bijlagen bij het Belgisch Staatsblad (Rechtspersonen).
Publiceer je oprichtingsdossier in het Staatsblad door het neer te leggen bij de griffie van de Ondernemingsrechtbankbinnen dertig dagen na de oprichtingsvergadering. Dit kan op papier of digitaal.
Tip: de neerlegging online is goedkoper dan de neerlegging op de griffie (zie vraag hieronder)
Als je statuten aanvaard worden, publiceert de Griffie ze in het Belgisch Stadsblad en schrijft jouw vereniging in de Kruispuntbank voor Ondernemingen met een ondernemingsnummer. Vanaf nu verwerft jouw vzw haar rechtspersoonlijkheid en bestaat jouw vzw als volledig rechtssubject.
Proficiat, je hebt een vzw opgericht!
De verschillende stappen om een vzw op te richten worden nog eens herhaald in dit filmpje of in dit stappenplan.
Oprichtingsstatuten kun je zowel online als op papier neerleggen bij de ondernemingsrechtbank.
Online
Om een vereniging op te richten via de eGriffie-toepassing, heb je de volgende zaken nodig:- elektronische identiteitskaart
- pincode van de elektronische identiteitskaart
- kaartlezer
- geldig e-mailadres
- ingescande (elektronische) kopie van de door alle oprichters ondertekende oprichtingsakte
- tekstversie van de oprichtingsakte om de tekst te kunnen kopiëren en opladen via toepassing (Formulier I, Luik B)
- elektronisch betaalmiddel (bankkaart, Visa-kaart,...)
Wil je zien hoe de neerlegging online gebeurt? Bekijk deze video of lees de handleiding voordat je begint.
Op papier
Voor de oprichting van een nieuwe vzw dien je binnen de 30 dagen na de oprichtingsvergadering de volgende documenten in:- ingevuld Formulier I (3 exemplaren)
- de oprichtingsakte (1 exemplaar, ondertekend door alle oprichters)
- kopie van de voor- en achterzijde van identiteitsdocumenten van benoemde bestuurder(s) (elk in 1 exemplaar)
Vergeet niet de publicatiekosten vooraf te betalen. Betaalwijzen en actuele tarieven vind je hier. Breng je betalingsbewijs en alle documenten mee naar de griffie van de Ondernemingsrechtbank.
- Formulier I en formulier II moeten ondertekend worden door de perso(o)n(en) die bevoegd zijn de vzw te vertegenwoordigen. Meestal is dit de voorzitter al dan niet samen met (een) andere bestuurder(s). De handtekening wordt aangebracht onderaan luik C van Formulieren I en/of II of via een elektronische handtekening met EID (e-griffie).
- Luik B van Formulier I moet enkel ondertekend worden aan de achterzijde, zodat de handtekening zich niet bevindt op het bekend te maken stuk en er zo geen frauduleus gebruik van kan worden gemaakt.
- Op de voorzijde van Luik B van Formulier I, de naam en hoedanigheid van de instrumenterende notaris (in geval van een authentieke akte), hetzij van de perso(o)n(en) bevoegd de rechtspersoon te vertegenwoordigen (in geval van een onderhandse akte).
- De in het dossier te plaatsen documenten moeten getekend worden door de perso(o)n(en) die bevoegd zijn de vzw te vertegenwoordigen.
- De oprichtingsakte moet door alle oprichters ondertekend worden.
Het neerleggen van je statuten en oprichtingsakte bij de ondernemingsrechtbank kost in 2022 206,91 euro als je het op papier doet en 149,44 euro als je het digitaal doet. Als je gebruik maakt van een tool of juridische hulp bij het schrijven of nalezen van je statuten, komen hier nog wat kosten bij.
- Om iets te wijzigen in je statuten moet je je algemene vergadering bijeen roepen met in de agenda de nauwkeurig omschreven voorgestelde wijziging van de statuten.
- Minstens 2/3 leden van de algemene vergadering moet aanwezig zijn en minstens 2/3 aanwezigen moet de wijziging goedkeuren en het verslag van deze vergadering ondertekenen.
- Een wijziging van het belangeloos doel of van het voorwerp van de vzw moet door 4/5 van de leden van de algemene vergadering worden goedgekeurd. Let op: op deze vergadering moet minstens 2/3 leden aanwezig zijn.
- Elke wijziging moet je binnen de 30 dagen na de goedkeuring melden bij de griffie van de ondernemingsrechtbank in je regio. Dit kan enkel op papier. Je vult er weer formulier I en II voor in:
- Bij wijziging van de statuten moet telkens ook een nieuwe gecoördineerde versie van de statuten - een volledige tekst van de aangepaste statuten dus - worden neergelegd.
- Een wijziging aan je statuten kost in 2022 140,24 euro. Bekijk de actuele tarieven
Elke wijziging in je bestuur (een bestuurder die zijn mandaat beëindigt, een nieuwe bestuurder..) moet gepubliceerd worden in het Staatsblad en dus neergelegd bij de griffie van de ondernemingsrechtbank. Je vult er formulier I en II voor in.
Bekijk deze video en lees dit artikel (vraag "Bestuur en/of statuten wijzigen") voor meer info.
Ja, je kunt tegelijk de benoeming/ontslagneming van bestuurders en een wijziging in je statuten uitvoeren.
- Organiseer een algemene vergadering die beide punten goedkeurt
- Vul formulieren I en II resp. in drie- en tweevoud en voeg de volledige (“gecoördineerde”) tekst van de aangepaste statuten bij
- Leg alles neer bij de griffie tegen de betaling. Bekijk de actuele kosten.
Om alles onder de knie te krijgen, bekijk deze video en lees dit artikel (vraag "Bestuur en/of statuten wijzigen").
Sinds 1 januari 2020 gelden voor vzw’s nieuwe spelregels. De oude vzw-wetgeving van 1921 is dan vervallen en vzw’s moeten de nieuwe wet toepassen. Ook de statuten moeten aan de nieuwe wet worden aangepast ten laatste op 1 januari 2024 of op het eerstvolgende moment dat je je statuten wijzigt.
Lees hier de belangrijkste wijzigingen
De beste manier om in orde te zijn is je statuten opnieuw maken, op basis van een sjabloon of een statutenbouwer. Als je zelf de wijzigingen doorvoert, laat je ze best nalezen door een jurist.
Wettelijke verplichtingen voor elke vzw:
1. Eén keer per jaar een algemene vergadering houden, maximum 6 maanden na het afsluiten van het boekjaar, met minstens volgende punten:
- Goedkeuring van de jaarrekening en de begroting
- Kwijting van de bestuurders
2. Boekhouding voeren.
3. Jaarrekening neerleggen bij de griffie van de ondernemingsrechtbank (kleine vzw’s met een vereenvoudigd schema).
4. Belastingaangiften in te dienen en belastingen te betalen.
5. UBO registerin orde te brengen en bij te houden.
6. Intern verenigingsdossier op de maatschappelijke zetel van de vzw te beheren en bij te houden. Dat dossier bevat alle notulen (modelverslag) en beslissingen van de algemene vergadering en de bestuursvergaderingen, alle boekhoudkundige stukken en het ledenregister van de algemene vergadering.
7. Extern verenigingsdossier bijhouden: het neerleggen van de statuten van de vzw, akten betreffende de benoeming of ontslag van de bestuurders, een beslissing over de nietigheid of ontbinding van de vzw en de jaarrekeningen binnen de 30 dagen bij de griffie van de ondernemingsrechtbank.
8. De nodige verzekeringen afsluiten (zie vraag hieronder)
In dit filmpje worden alle verplichtingen nog eens opgesomd.
- Verzekering burgerlijke aansprakelijkheid voor vrijwilligers
Zie de vraag verder over de gratis vrijwilligersverzekering.
Deze verzekering is wettelijk verplicht (zie ook de vraag “Wat is burgerlijke aansprakelijkheid?” verder).
Sommige organisaties zonder personeel die maximaal 1000 uur per jaar vrijwilligers inschakelen bij activiteiten, kunnen een beroep doen op de gratis vrijwilligersverzekering, aangeboden door de Vlaamse overheid.
- Objectieve aansprakelijkheidsverzekering voor brand en ontploffing
Deze verzekering is verplicht voor elk gebouw dat de organisatie gebruikt en dat publiek toegankelijk is of wanneer de vzw activiteiten ontplooit in de publieke ruimte en waarbij mogelijk brand- en ontploffingsgevaar aanwezig is. - Arbeidsongevallenverzekering
Deze verzekering is verplicht indien de vzw personeel in dienst heeft. - Autoverzekering
Deze verkering is verplicht als de vzw eigenaar is van ten minste een auto - Specifieke verzekering
Indien een organisatie een bepaalde activiteit uitoefent (bv., sportwedstijden, jacht, enz.)
Opgelet: Er kunnen nog andere verzekeringen verplicht zijn, afhankelijk van de erkenning van de vzw of type activiteiten die ze organiseert. Als de vzw deel is van een koepelorganisatie, pols dan zeker bij het nationaal secretariaat wat de verzekeringsafspraken en richtlijnen zijn.
- Verzekering burgerlijke aansprakelijkheid voor vrijwilligers
Enkelvoudige of dubbele boekhouding
Er zijn twee vormen van boekhouding voor vzw's:
- De enkelvoudige - of vereenvoudigde boekhouding
- De dubbele boekhouding
De meeste kleine lokale vzw’s vallen onder de enkelvoudige boekhouding. Dit zijn alle vzw’s die niet meer dan een van onderstaande parameters overschrijden gedurende 2 achtereenvolgende boekjaren:
- een jaargemiddelde van maximaal 5 voltijdse werknemers per jaar
- in totaal 334 500 euro aan andere dan recurrente ontvangsten (excl. BTW)
- in totaal 1 337 000 euro aan bezittingen/ in totaal 1 337 000 euro aan schulden
Lees meer over deze boekhoudkundige verplichtingen
Hoe je boekhouding bijhouden?
Je kunt je boekhouding bijhouden in een speciaal programma of tool, je kunt je ticketjes, facturen en bonnen bijhouden en ze aan een boekhouder uitbesteden, maar je kunt dit ook zelf bijhouden, bijvoorbeeld in excel.
Tip: probeer zoveel mogelijk met facturen te werken en zo weinig mogelijk met kassatickets. Indien je toch met kassatickets werkt, is het aangeraden deze te digitaliseren.
Boekhoudkundige principes
Voor je boekhouding gelden een aantal basisprincipes:
- Noteer élke uitgave of ontvangst van je vzw met het bedrag, de categorie, de datum en een toelichting waarvoor het diende.
- Hou van elke uitgave of ontvangst het bewijsstuk bij (met nummering die overeenkomst met je notatie in het dagboek).
- Hou elke uitgave of ontvangst apart bij (bijvoorbeeld: NIET het totaal aankopen kantoormateriaal voor een hele maand, maar elk ticket).
- Noteer de uitgaven en ontvangsten in chronologische volgorde.
Tips:
- Als een vrijwilliger een onkost voorschiet, maak dan een onkostennota voor de terugbetaling en koppel hier het bewijs aan.
- Gebruik een modeldocument om heel je boekhouding bij te houden, zowel inkomsten, uitgaven als jaarrekening.
Meer over boekhouding voor verschillende soorten vzw’s kan je hier lezen.
- De jaarrekening is een document dat een overzicht geeft van de jaarlijkse inkomsten en uitgaven en een overzicht van het vermogen van de vzw op het einde van het boekjaar.
- Elke vzw is jaarlijks verplicht een jaarrekening op te maken en die te laten goedkeuren op de jaarlijkse algemene vergadering (AV). De rekening bestaat uit de staat van ontvangsten en uitgaven en de toelichting.
- Het is wettelijk verplicht dat de jaarrekening binnen de 6 maanden na het einde van het boekjaar goedgekeurd moet worden door de AV. Bv., als het boekjaar bij jouw vzw eindigt op 31 december, is 30 juni jouw deadline om de jaarrekening goed te keuren.
- De jaarrekening wordt opgemaakt door het bestuur.
- Bestuurders kunnen hoofdelijk aansprakelijk gesteld worden als ze de regels rond jaarrekeningen niet naleven.
Meer details over het opmaken van een jaarrekening vind je op de website van Formaat.
Opgelet: het is altijd raadzaam de financiële documenten te laten opstellen door een professionele boekhouder of met behulp van bestaande online tools.
Elke vzw is jaarlijks verplicht een begroting en jaarrekening op te maken en die te laten goedkeuren op de jaarlijkse algemene vergadering (AV).
De begroting is een gezonde raming van de verwachte inkomsten en uitgaven van je vzw. Je agendeert de begroting best gelijktijdig met de goedkeuring van je jaarrekening op de jaarlijkse Algemene Vergadering. Als je in de loop van het boekjaar merkt dat je fel afwijkt van de begroting, kan het aangewezen zijn om de Algemene Vergadering bijeen te roepen (op de manier die voorzien is in jouw statuten) om een begrotingswijziging te laten goedkeuren. De begroting is een intern werkdocument, dat niet gepubliceerd moet worden.
De ontbinding van een vzw kan vrijwillig of gerechtelijk zijn.
Vrijwillige ontbinding:
De leden van een vzw kunnen vrijwillig beslissen de vzw te ontbinden.
Alleen de algemene vergadering kan beslissen over de ontbinding van de vzw, met ten minste twee derde (2/3) van de leden van de algemene vergadering aanwezig of vertegenwoordigd. Indien dat niet het geval is, is een tweede bijeenroeping nodig. De nieuwe algemene vergadering mag niet binnen een termijn van 15 dagen worden gehouden. Die tweede vergadering kan een beslissing nemen, ongeacht het aantal aanwezige of vertegenwoordigde leden.
De beslissing van de algemene vergadering moet worden genomen met vier vijfde (4/5) van de stemmen van de aanwezige of vertegenwoordigde leden.
De procedure en stappenplan worden in dit artikel van Scwitch toegelicht.
Gerechtelijke ontbinding:
Een gerechtelijke ontbinding volgt uit een beslissing van de ondernemingsrechtbank.
Procedure:
- Een lid, een belanghebbende derde of het openbaar ministerie kunnen bij de ondernemingsrechtbank een verzoek tot ontbinding van een vzw indienen.
- De rechtbank kan tot de onmiddellijke sluiting van de vereffening beslissen of één of meer vereffenaars aanwijzen.
Een rechtspersonenbelasting is een belasting op bepaalde onroerende, roerende en diverse inkomsten van de vzw.
Vzw's die - in hoofdzaak - commerciële activiteiten ontplooien zijn onderworpen aan de vennootschapsbelasting. Vzw’s die zich niet bezighouden met commerciële activiteiten, zijn onderworpen aan de rechtspersonenbelasting (of RPB).
Alles over RPB kan je vinden op de website van de Federale Overheidsdienst Financiën.
Het bestuur van je vzw moet jaarlijks de aangifte van de rechtspersonenbelasting indienen (zelfs als de vzw geen belastbare inkomsten heeft). Je gebruikt het formulier 276.5.
Eind september moeten vzw's van wie het boekjaar eindigt op 31/12 een aangifte rechtspersonenbelasting indienen. Die datum van indiening vind je elk jaar terug op deze pagina van de Federale Overheidsdienst Financiën en is ook afhankelijk van de einddatum van jouw boekjaar.
Je moet jouw aangifte online indienen via Biztax. Je wordt door de toepassing verplicht om de neergelegde jaarrekening bij de belastingsaangifte te voegen. Je kan ook nog andere documenten toevoegen, bijvoorbeeld een opsomming van 'gevoelige' materie als ontvangen huurbedragen of bepaalde kostenvergoedingen. Dit voorkomt veel 'Verzoeken om inlichtingen' van de fiscus.
Na het indienen van de aangifte, valt de aanslag in de bus met eventueel het te betalen bedrag. Voordien kan de fiscus je nog 'Verzoeken om inlichtingen' toesturen.
Bekijk dit webinar voor meer informatie over hoe je de rechtspersonenbelasting ingeeft in Biztax.
Opgelet: het is altijd raadzaam de fiscale documenten te laten opstellen door een professionele boekhouder.
- BIZTAX is een online toepassing voor het indienen van aangiften in de rechtspersonenbelasting.
- Je moet de aangiften in de rechtspersonenbelasting online indienen. Je ontvangt dus geen papieren aangifte meer.
Btw staat voor ‘belasting op de toegevoegde waarde’.
Een vzw kan btw-plichtig zijn als ze geregeld en zelfstandig een economische activiteit (met of zonder winstoogmerk) uitoefent waarbij goederen worden geleverd of diensten worden verricht die in het btw-wetboek worden omschreven. Of deze activiteit hoofdzakelijk of aanvullend is, speelt geen rol.
Een aantal verplichtingen
- Een aanvraag tot btw-identificatie (formulier 604A) indienen ten minste twee dagen na de inschrijving van de vzw in de KBO, maar voordat ze de economische activiteit(en) start; dit kan online via www.myminfin.be, bij een boekhouder of via een erkend ondernemingsloket.
- Periodieke btw-aangiften indienen.
- Jaarlijkse klantenlijsting indienen.
- Btw aanrekenen (aan 'haar klanten') als ze facturen maakt.
- De btw die ze aanrekent, doorstorten aan de FOD financiën.
- Een aankoop- en verkoopdagboek met btw opsplitsing bijhouden (verplicht) en eventueel een dagontvangstenboek (aan te raden).
Vind je btw-kantoor
Je vindt een kantoor in je buurt via deze pagina van de Federale Overheidsdienst Financiën. ('Professioneel’ > ‘Aangifte’ > ‘Aangifte btw’ > gemeente van uw onderneming > categorie = ‘Kleine en Middelgrote onderneming (KMO)’)
Vrijgesteld van btw?
Sommige vzw’s zijn vrijgesteld van btw: ze zijn belastingplichtig maar moeten geen btw aanrekenen. Check de voorwaarden in dit artikel van Scwitch.
In deze gevallen:
- hoeven zij geen periodieke btw-aangifte in te dienen
- hoeven zij geen btw te storten aan de FOD financiën
- mogen ze geen btw aanrekenen aan hun 'klanten'.
Wanneer een vzw geen leveringen van goederen of diensten tegen een vergoeding of betaling verricht maar uitsluitend giften ontvangt, wordt zij niet als btw-plichtig beschouwd en moet zij ook geen btw-nummer hebben.
Tip: het is aan te raden dat de btw-plichtige organisaties met een externe boekhouder werken en de btw-administratie niet zelf doen. Een btw-boekhouding is niet alleen ingewikkeld, ze kan ook altijd veranderen. Daarom moet ze stipt worden opgevolgd, want elke fout kan een boete opleveren.
Lees meer over btw in dit artikel van Scwitch
Patrimoniumtax is een jaarlijkse belasting op de eigendom van de vzw, onder meer:
- onroerende goederen, bv. Gebouwen
- roerende materiele goederen, bv.laptops of geluidsinstallatie
- immateriële goederen, bv auteursrechten
- alle geldbeleggingen, termijnrekeningen, opstalrechten, erfpachtrechten
Is het vermogen van je vzw kleiner dan 25 000 euro, dan is je vzw niet onderworpen aan de patrimoniumtaks. Je bent toch verplicht jaarlijks een 'nihil-aangifte' in te dienen met vermelding van je vermogen en je interne balans van het voorbije jaar of de staat van het vermogen zoals neergelegd bij de griffie van ondernemingsrechtbank.
Lees meer over de patrimoniumtaks in dit artikel van Scwitch of bekijk de video.
Het UBO register bevat de gegevens van de 'uiteindelijke begunstigden' of 'Ultimate Beneficial Owners' van de vzw. In het geval van een vzw zijn de 3 meest voorkomende categorieën:
- De leden van de raad van bestuur.
- De personen die gemachtigd zijn de vereniging te vertegenwoordigen.
- De personen belast met het dagelijks bestuur van de (internationale) vereniging of stichting.
Voer de gegevens van je bestuurders digitaal in via deze toepassing in MinFin. Dit kan enkel gebeuren door de wettelijke vertegenwoordigers van de vzw.
Let op:
- De bestuurders moeten hiervoor wel al gepubliceerd zijn in het Belgisch Staatsblad, anders vind je ze niet.
- Dit register moet jaarlijks bijgewerkt worden. Als het register niet of fout is ingevuld, riskeer je boetes.
VRIJWILLIGERS
Registreer je als organisatie op www.vrijwilligerspunt.stad.gent en plaats een vacature, je zal snel reactie krijgen!
In de vrijwilligerswet is een verzekeringsplicht opgenomen voor de meeste organisaties die vrijwilligers inschakelen - zij moeten een polis burgerlijke aansprakelijkheid afsluiten (zie ook de vraag “Wat is burgerlijke aansprakelijkheid?”)
Is jouw organisatie actief op Vlaams grondgebied, en binnen het domein Welzijn, Volksgezondheid en Gezin? Dan ben je verplicht om de volgende verzekeringen af te sluiten volgens het Vlaams Decreet Vrijwilligerswerk:
- burgerlijke aansprakelijkheid (organisatie, vrijwilligers),
- lichamelijke en materiële schade tijdens het werk als vrijwilliger,
- beroepsziekten en besmetting
Lees meer op de website van het Vlaams Steunpunt Vrijwilligerswerk
Voor sporadische activiteiten kan je je vrijwilligers gratis verzekeren via het Vlaams steunpunt vrijwilligerswerk.
Kom je niet in aanmerking voor de gratis vrijwilligersverzekering? Neem contact met meerdere verzekeringsmaatschappijen om hun polissen goed te bespreken en de prijzen te vergelijken.
De Vlaamse Overheid biedt een gratis vrijwilligersverzekering aan, speciaal gericht op kleinere organisaties. Doe zeker een aanvraag tot erkenning.
Wil je meer informatie over de gratis verzekering? Lees die hier.
De burgerlijke aansprakelijkheid speelt in het geval iemand een fout maakt die schade bij een ander tot gevolg heeft.
Vrijwilligerswerk is in principe onbetaald werk. Organisaties kunnen wel beslissen of ze de kosten van hun vrijwilligers vergoeden. Je hebt er als vrijwilliger niet automatisch recht op. Er bestaan verschillende systemen om de onkosten van de vrijwilliger te vergoeden. Het is belangrijk dat de organisatie de vrijwilliger goed informeert over de manier waarop er gewerkt wordt.
Een overzicht van de mogelijke vergoedingen en bedragen vind je op deze pagina van het Vlaams Steunpunt Vrijwilligerswerk.
Belangrijk om te weten is dat er een maximumvergoeding per dag en per jaar is.
Ja, maar in sommige gevallen moet je het wel melden of toelating vragen:
- Bruggepensioneerden en (deeltijds) werklozen moeten dit melden aan de RVA.
- Arbeidsongeschikten (ziekte, invaliditeit en zwangerschap) moeten toelating vragen aan de adviserend geneesheer.
- Mensen met een leefloon moeten hun vrijwilligerswerk melden aan hun maatschappelijk werker van het OCMW.
- 'Verzoeker om internationale bescherming' en asielzoekers die in een opvangcentrum zitten, dienen hun vrijwilligerswerk te melden bij Fedasil. In de praktijk wordt dat gemeld aan de maatschappelijk werker van het opvangcentrum.
- Ambtenaren moeten in theorie toelating vragen van hun overste voor vrijwilligerswerk.
GDPR
De GDPR of General Data Protection Regulation is een geheel aan regels om de gegevens van burgers beter te beschermen. Deze nieuwe Europese regels zijn sinds 16 mei 2018 van kracht en zijn een aanvulling op de eerder bestaande privacybeschermingswet. Alle organisaties en bedrijven die werken met persoonsgegevens (bv adres, telefoonnummer, postcodes, e-mailadressen…) moeten zich hier aan houden.
Feitelijke verenigingen en vzw’s houden persoonsgegevens bij, dus ook zij moeten zich houden aan de GDPR regelgeving.
De belangrijkste verplichtingen zijn:
- Informeren: informeer iedereen over waarom, waar en hoe lang je hun persoonsgegevens gebruikt
- Documenteer: leg een gegevensregister aan en bepaal wie deze gegevens mag zien, waar je ze opslaat, hoe lang je ze bewaart…
- Beveilig: beperk de toegang tot persoonsgegevens en beeldmateriaal, beveilig ze met een wachtwoord, kopieer ze niet zo maar, stuur ze niet door, verwijder ze als je ze niet meer nodig hebt…
Je mag niet zo maar iemands persoonsgegevens vragen. Het mag enkel:
- Als je toestemming hebt gekregen van de betreffende persoon
- Als het wettelijk verplicht is (bijvoorbeeld de gegevens van je bestuurders)
- Als je het nodig hebt voor een contract (bijvoorbeeld om iemand te betalen)
- Als het belang ‘gerechtvaardigd’ is
- Een verwerkingsregister
- Een privacybeleid en privacyverklaring
- Een werkwijze voor als je een datalek hebt
- Een GDPR verantwoordelijke
ORGANISEREN
Lees wat je moet doen als je zelf een event organiseert (zalen, vergunningen, materiaal ontlenen, ...)
Als je de voor de eerste keer iets organiseert, wijzen we je graag nog eens op de basics:
- Voorzie voldoende tijd tussen het bedenken van je plan en de datum van je evenement. De meeste vergunningen moet je 6 tot 8 weken op voorhand aanvragen.
- Zie het de eerste keer niet te groot; een succesvolle kleine activiteit is een betere basis voor een volgende dan een mislukte grote.
- Bepaal eerst en vooral de inhoud, datum, locatie en doelgroep: wat ga je doen, waar, wanneer en voor wie?
- Vorm een kerngroepje om de taken te verdelen; zaal boeken, promotie opstellen, vrijwilligers zoeken, planning maken, gasten uitnodigen, materiaal voorzien, vergunningen aanvragen..
- Bij evenementen op het openbaar domein moet al je materiaal 100% herbruikbaar zijn, dus wegwerpbordjes, bekers.. zijn niet meer toegestaan.
Let op! Ook als je activiteit op privé-domein plaats vindt, moet je dit melden aan de politie met dit formulier.
Is je activiteit gericht op de buurt? Neem dan zeker contact op met je plaatselijke buurtwerk.
Op deze pagina vind je alles wat je nodig hebt om een evenement te organiseren op openbaar domein: https://stad.gent/nl/cultuur-sport-vrije-tijd/zelf-een-evenement-organiseren
Voor activiteiten die plaatsvinden op de openbare weg zoals markten, buurtfeesten, stoeten,.. moet je een IOD-vergunning aanvragen bij de Dienst Feesten en Ambulante handel. Hiermee maak je duidelijk op welke plaats je iets wilt organiseren en waar er afsluiting van de straten of een parkeerverbod nodig is. De afdeling IOD zal onderzoeken of er geen conflicten zijn met andere activiteiten, of het haalbaar is voor het openbare vervoer en zal de adviespartijen raadplegen.
Alvast enkele belangrijke tips:
- De aanvraag moet minstens 6 weken voor de start van het evenement worden ingediend. Zorg voor grote evenementen dat je zeker op tijd bent, je kan ook steeds een afspraak maken met de Dienst Feesten en Ambulante handel .
- Aanvragen kunnen uitsluitend digitaal gebeuren. Je logt hiervoor in met je eigen e-ID (via een eID kaartlezer of via de app It’s me).
- Wees volledig. Tijdens de IOD aanvraag wordt duidelijk vermeld welke vergunningen nodig zijn. Wanneer de aanvraag niet volledig is, zal de afdeling inname openbaar domein je contacteren en vertellen wat je nog moet invullen.
- Gebruik de correcte contactgegevens. Vraag het IOD aan op de naam van de verantwoordelijke.
- Maak een opstellingsplan. Het opstellingsplan is een verplichte bijlage. Dit is een eenvoudig plan die alle opgestelde infrastructuur op het evenement weergeeft. Dit plan teken je dus best op voorhand zodat je dit document makkelijk kan toevoegen. Voorbeelden van opgestelde infrastructuur zijn podia, tenten, tafels, stoelen, barbecues, sanitaire units, fietsenstalling etc.
- Controleer 48 uur vooraf of de borden juist staan en er geen geparkeerde voertuigen in de weg staan. Indien er toch een voertuig staat op de dag van het evenement kan er altijd gebeld worden naar 101. Als ze de persoon niet kunnen bereiken op basis van de nummerplaat, wordt het voertuig weggesleept.
Zodra je een openbaar evenement organiseert (zowel op openbaar domein als binnen), of als je iets 'in de weg' plaatst op het openbaar domein, heb je een vergunning nodig:
- Voor het organiseren van een evenement, een rommelmarkt, een optreden.. op openbaar domein (straten, pleinen, parken…) heb je een vergunning Inname openbaar domein nodig.
- Voor een opstelling zonder bijkomende activiteiten (bv een infostand) of iets dat langer blijft staan (bv terras, werf, moestuinbak…) heb je een vergunning inname publieke ruimte nodig.
- Voor een evenement op openbaar zónder infrastructuur (bv een stoet) of een evenement op privaat domein of binnen, heb je dan weer een meldingsformulier evenementen voor de politie nodig.
Er zijn heel wat opties om je evenement in de kijker te zetten:
- Maak een facebookevenement aan en nodig mensen uit
- Buurgerichte activiteiten kunnen gepromoot worden in de ‘Uit in je Buurt’-krantjes of in de buurtinfokasten. Meer info bij Buurtwerk.
- Buurtwerk kan je ook helpen met drukwerk, flyers of affiches (enkel in de buurtwerkwijken)
- Plak affiches gratis op de aanplakborden van Stad Gent
- Voer je evenement in in de Uitdatabank
- Zorg voor een goeie mailinglijst en nodig mensen ook persoonlijk uit
Niet vergeten: zet duidelijk op je promo waar, wanneer en hoe laat het evenement is en of het gratis is of niet.
Organiseer je iets in of voor je buurt? Neem dan zeker contact op met je plaatselijke buurtwerker.
FONDSENWERVING EN SUBSIDIES
- Op onze overzichtspagina www.stad.gent/verenigingswijzer vind je een overzicht van heel wat projectmatige subsidies voor verenigingen.
- Alle andere subsidiereglementen van de Stad Gent.
Advies nodig bij het vinden van subsidies voor je activiteit of project?
Neem contact op met de Verenigingswijzer of bel naar Gentinfo op 09 210 10 10.Samen aan Zet is een laagdrempelig subsidiereglement waarmee je als vereniging financiële steun kunt aanvragen voor projecten en activiteiten.
Er zijn 3 categorieën. In elke categorie kun je een kleine of grote subsidie aanvragen. De administratie en bewijslast voor een kleine is uiteraard lichter dan voor een grote, dus we raden aan om daarmee te beginnen. Je kunt maximaal 4 keer per jaar een subsidie aanvragen.
- Categorie 1:
Initiatieven die ontmoeting bevorderen - Categorie 2:
Initiatieven die Gentenaars informeren of sensibiliseren over thema's die verband houden met samenleven, welzijn, gelijke kansen of gezondheid - Categorie 3:
Initiatieven die Gentenaars in een maatschappelijk kwetsbare situatie versterken op specifieke levensdomeinen via vormen van individueel of collectief leren in een langerdurend traject
Hulp nodig bij het uitwerken van je idee? Neem contact op met samenaanzet@stad.gent, maak een afspraak via 09 266 55 10 of vraag advies aan je lokale buurtwerking.
- Categorie 1:
Werkingsmiddelen verzamelen is voor veel verenigingen een heuse uitdaging. Er zijn heel wat manieren om extra geld in het laatje te brengen:
- Producten verkopen: koekjes, wijn, planten.. Kies een kwalitatief product (liefst gesponsord) en maak er een jaarlijkse actie van.
- Lidgeld van leden
- Acties: auto’s wassen, sponsorlopen, wedstrijden, tombola’s…
- Betalende activiteiten organiseren (let hierbij wel op dat je evenement niet méér kost dan het zal opbrengen)
- Fondsenwerving via sociale media, bijvoorbeeld via facebook
- Crowdfundingplatformen:
- Projectoproepen voor sociale doelen; check bijvoorbeeld ook eens de Koning Boudewijnstichting, de Nationale Loterij, Cera Coop, BNP Paribas…
Crowdfunding Gent heeft ook een uitgebreide FAQ-pagina: https://crowdfunding.gent/een-initiatief-starten/
Wie in Gent iets wil verkopen voor het goede doel (vb stickerverkoop Rode Kruis, wafels voor de sportclub, planten voor Kom op tegen Kanker) moet minimum 14 dagen op voorhand toestemming vragen aan de burgemeester.
Opgelet:
Wanneer je een tafel, stand of tentje op het openbaar domein wil plaatsen voor de verkoop, heb je een bijkomende vergunning nodig voor de inname van het openbaar domein (6 weken op voorhand).