Zelf een evenement organiseren

Voor je begint: corona

Plannen om deze zomer iets te organiseren in Gent?

• Er gelden verschillende verplichte maatregelen en protocollen tegen de verspreiding van het coronavirus. 
• Voor elk evenement, zowel binnen als buiten, moet je als uitbater/organisator vooraf toestemming vragen aan de Stad Gent. Met de tools van de federale overheid (CIRM en CERM) wordt jouw event gescreend op coronaveiligheid.
• Lees alle veelgestelde vragen over de huidige coronamaatregelen.
• Vraag gratis coronakits aan via het Uitleenpunt van de Stad Gent met hygiënische materialen en signalisatie om je evenement coronaproof te organiseren. 

Vergunningen aanvragen

Verplichte vergunningen

• Je organiseert een publiek event op een vaste plaats op openbaar domein: je hebt een vergunning 'Organiseren van een evenement op het openbaar domein' nodig. Vraag je vergunning 6 weken op voorhand online aan.

• Je organiseert een publiek en mobiel event op openbaar domein (zoals een stoet of wielertocht): je hebt meldingsplicht bij de politie. Doe dit 6 weken op voorhand via het meldformulier.
   
• Je organiseert een publiek event op privédomein: je hebt geen vergunning nodig, maar moet je evenement als organisator wel verplicht melden aan de Politie Gent. Dit doe je minstens 1 maand op voorhand via een online formulier.
   
• Je organiseert een publiek event op de Watersportbaan (zoals een hengel- of roeiwedstrijd): hiervoor moet je een apart aanvraagformulier indienen.

Andere belangrijke vergunningen 

• Drankvergunning op evenementen
• Vergunning voor extra luide muziek
• Vergunning voor het filmen in Gent
• Vergunning voor het organiseren van een dekenijfeest
• Vergunningen en toegangsbeleid van het autovrij gebied

Subsidies voor je event

• Is jouw event gericht op mensen samen brengen en sensibiliseren? Kijk of je in aanmerking komt voor de Samen aan zet subsidie.
• Denk je na over een coronaveilig alternatief van je event? Via het Knaldrangfonds kun je tot 80% van je gemaakte productionele en artistieke kosten terugkrijgen.
• Maak je openluchtevenement coronaproof en krijg tot 70% van je productiekosten terug.
• Is je event gratis en voor een breed publiek? Lees meer over de subsidie voor socio-culturele evenementen en feesten.

Een locatie vinden

• Met de zalenzoeker vind je eenvoudig een stadszaal of privézaal in Gent. Dien minimaal 4 weken voor de start van de activiteit je aanvraag in.
• Gent Congres wijst je de weg naar hotels, vergaderzalen en restaurants
• Kindvriendelijke locaties en andere tips vind je in de Checklist kindvriendelijk evenement.
   

Feestmateriaal lenen

Bij deze 3 uitleendiensten kan je feestmateriaal lenen of huren:

• Uitleenpunt van de Stad Gent: gratis feestmateriaal voor burgers, scholen en erkende verenigingen.
• Uitleendienst van Sport Vlaanderen: gratis sportmateriaal voor niet-commerciële organisaties.
• Uitleendienst van de provincie Oost-Vlaanderen: audiovisueel materiaal, tentoonstellingsmateriaal en sportmateriaal.
   

Maak je event toegankelijk

Met enkele eenvoudige ingrepen op vlak van infrastructuur, locatie en sanitair zorg je ervoor dat ook mensen met een beperking je initiatief kunnen bijwonen. Vraag raad aan de toegankelijksambtenaar van de Stad Gent.
 

Afvalvrij feesten

Wegwerpbekers of -verpakkingen zijn verboden in Gent, tenzij je als organisator een systeem voorziet waarbij minstens 90% van de wegwerpverpakkingen selectief wordt ingezameld. Maak het jezelf gemakkelijk en kies resoluut voor herbruikbare bekers.
Lees meer over afvalvrij feesten.
 

Gentse artiesten boeken

Organiseer je samen met je buren een wijkfeest of huiskamerconcert? Boek gratis een Gentse artiest via Artiest zkt ...
 

Je event promoten

• Wil je jouw evenement bekendmaken bij het grote publiek? Publiceer je event op de UiTdatabank.
  Je voert een keer in en je aanbod staat meteen op heel wat vindplekken, online en offline.  Het verschijnt op onze eigen UiTinGent maar ook op UiTinVlaanderen, UiTmetVlieg en UiTX . Daarnaast kan het ook verschijnen in zo'n 700 gedrukte en digitale vrijetijdsagenda’s van lokale of nationale media, overheden of organisaties. Tips bij activiteiten invoeren

• Plak affiches op aanplakborden.
• Deel flyers uit.