Zelf een evenement organiseren

Hou bij de organisatie van evenementen rekening met de verschillende verplichte maatregelen en protocollen die je als organisator moet volgen om de verspreiding van het coronavirus (covid-19) tegen te gaan.

Als vereniging of organisator kan je gebruik maken van gratis coronakits. Een coronakit bevat de nodige hygiënische materialen en signalisatie om een evenement coronaproof te organiseren. 

Organisatoren van evenementen in openlucht kunnen tot 10.000 euro subsidie krijgen voor de productiekosten om een evenement coronaveilig te organiseren. 

• Verplichte vergunning aanvragen
• Andere belangrijke vergunningen
• Subsidies aanvragen
• Zaal zoeken
• Feestmateriaal lenen
• Jouw evenement afvalvrij maken
• Gentse artiesten boeken
• Jouw evenement bekendmaken

Verplichte vergunning aanvragen

Iedereen die een evenement organiseert, moet een vergunning aanvragen:

1. Vul jouw aanvraag in via het webformulier.
2. Meld je aan met jouw e-ID of een van de andere aanmeldopties.
3. Start jouw aanvraag. Zolang je het formulier niet verzendt, kan je wijzigingen aanbrengen.
4. Lees alle gegevens na en pas ze eventueel nog aan.
5. Verzend jouw aanvraag. Je krijgt een bevestigingsmail en dossiernummer.
6. De dienst keurt jouw aanvraag definitief goed of af.

Meer weten over de aanvraagprocedure?

Lees: Vergunning voor het organiseren van een evenement op het openbaar domein

Andere belangrijke vergunningen 

• Drankvergunning op evenementen
• Vergunning voor extra luide muziek
• Vergunning voor het filmen in Gent
• Vergunning voor het organiseren van een dekenijfeest
• Vergunningen en toegangsbeleid van het autovrij gebied

Subsidies aanvragen 

• Socio-culturele evenementen en feesten
• Buurtevenementen organiseren
• Creatieve projecten van jongeren onder de 30
• Activiteiten tijdens de Gentse Feesten
• subsidie voor de productiekosten van evenementen in openlucht tijdens Covid-19

Zaal zoeken

• Met de zalenzoeker vind je eenvoudig een stadszaal of privézaal in Gent
• Gent Congres wijst je de weg naar hotels, vergaderzalen en restaurants
• Kindvriendelijke locaties en andere tips vind je in de Checklist kindvriendelijk evenement

Goed om te weten 

• Dien minimaal 4 weken voor de start van de activiteit je aanvraag in.
• Je hebt een Mijn Gentprofiel nodig om een zaal te reserveren.
• Betalingsgegevens ontvang je na goedkeuring van je reservatie.
• Je betaalt per uur of per dag, inclusief de tijd voor opbouw en afbraak.
• Een optie is 2 weken geldig, en vervalt automatisch als je niet reserveert.

Feestmateriaal lenen

Heb je feestmateriaal nodig voor je evenement? Bij deze 3 uitleendiensten kan je materiaal lenen of huren:

• Uitleenpunt van de Stad Gent: gratis feestmateriaal voor burgers, scholen en erkende verenigingen.
• Uitleendienst van Sport Vlaanderen: gratis sportmateriaal voor niet-commerciële organisaties.
• Uitleendienst van de provincie Oost-Vlaanderen: audiovisueel materiaal, tentoonstellingsmateriaal en sportmateriaal.

Jouw evenement afvalvrij maken

Vanaf 1 januari 2020 is het serveren van drank in wegwerpbekers of -verpakkingen verboden, tenzij de organisator een systeem voorziet waarbij minstens 90% van de wegwerpverpakkingen selectief wordt ingezameld. 

Maak het jezelf gemakkelijk en kies resoluut voor herbruikbare bekers.

Lees hier hoe je afvalvrij kan feesten

Gentse artiesten boeken

Organiseer je samen met je buren een wijkfeest of huiskamerconcert? Boek gratis een Gentse artiest via Artiest zkt ...

Jouw evenement bekendmaken

• Publiceer je event op de UiTdatabank en verschijn in publieke agenda's zoals www.uitingent.be
• Plak affiches op aanplakborden
• Deel flyers uit