Vergunning voor het organiseren van een evenement

Wie een evenement wil organiseren in Gent heeft een vergunning nodig of heeft een meldingsplicht.

Waar gaat het over?

Afhankelijk van het soort evenement heb je een aanvraag indienen bij de Dienst Feesten en Ambulante Handel of moet je jouw evenement melden bij de politie. 

Soort evenement

Evenementen op het openbaar domein

Wie een evenement op het openbaar domein organiseert met een inname voor het plaatsen van infrastructuur (tent, podium, tafels en stoelen, enz…), moet een aanvraag indienen bij de Dienst Feesten en Ambulante Handel.
Wie een hengel- of roeiwedstrijd organiseert op de Watersportbaan, moet een aanvraag indienen bij de Dienst Feesten en Ambulante Handel

Mobiele activiteit op het openbaar domein

Wie een wieler-, loop of wandeltocht, betoging of stoet organiseert zonder het plaatsen van infrastructuur, heeft een meldingsplicht bij de Gentse politie. 

Evenementen op privaat domein

Wie een evenement in een zaal of op privaat domein organiseert, heeft een meldingsplicht bij de Gentse politie.

Hoe aanvragen of melden?

Vergunning

Een vergunning voor de inname van het openbaar domein (IOD) aanvragen kan via het online formulier, aan te klikken bovenaan deze pagina. Doe dit minimum 6 weken op voorhand.
Na ontvangst van jouw aanvraag, onderzoekt Stad Gent jouw aanvraag en vraagt adviezen op bij de verschillende stads- en veiligheidsdiensten.

Melding

Een evenement melden kan via het meldformulier evenementen van de Gentse politie. Doe dit minimum 4 weken op voorhand.

Wat heb je nodig?

Een inplantingsplan met een duidelijke weergave van de evenementenzone en de verschillende objecten in de zone

Afhankelijk van jouw evenement moeten er ook andere zaken in orde gebracht worden. Hier kun je alvast zelf even nagaan:

Méér dan 100 aanwezigen verwacht? 

Méér dan 100 aanwezigen verwacht?  Maak een afvalplan op
Doe je beroep op de diensten van Ivago? IVAGO - 09 240 81 11
Kom je tijdens het evenement met een voertuig in één van de autovrije gebieden? Doe tijdig de aanvraag - 09 266 28 00 - mobiliteit.autovrijgebied@stad.gent
Kom je met een voertuig in de LEZ-zone? Check je voertuig
Zijn er afwijkende geluidsnormen Doe tijdig de aanvraag
Wil je materiaal uitlenen bij het uitleenpunt? Doe tijdig de aanvraag
Wil je een aansluiten op een bestaande elektriciteitskast? Doe tijdig de aanvraag
Zijn er foodtrucks aanwezig? Vraag de geldige keuringsattesten voor gas- en elektriciteitsinstallatie en brandblusmiddelen op en bezorg deze aan onze dienst.
Doe je een eenmalige verkoop voor het goede doel? Doe tijdig de aanvraag
Je bent als organisator verplicht de buurtcommunicatie te verzorgen, al dan niet met een bewonersbrief. 

Soms heb je naast de vergunning inname openbaar domein nog de toelating nodig van andere instanties, eigenaars of overheden. In dit het geval brengt Stad Gent je hiervan op de hoogte. 
Denk eraan dat een procedure met verschillende vergunningen heel wat tijd in beslag neemt.
 

Hoeveel kost het?

Bijna alle vergunningen inname openbaar domein vallen onder een vrijstelling van betaling van belasting en zijn dus gratis. Dit kun je nalezen onder artikel 6 van het retributiereglement.

Goed om te weten

Autovrij gebied en LEZ-zone

Hou rekening met het autovrij gebied en de LEZ-zone. Als organisator moet je zelf de nodige vergunningen aanvragen. 

Tijdelijke bewegwijzering

Wie tijdelijke bewegwijzering wenst te plaatsen, moet voldoen aan een aantal voorwaarden. Duidt dit aan in het aanvraagformulier en voeg als bijlage een plan of lijst met locaties bij.
Wie de voorwaarden niet naleeft, moet instaan voor de kosten en mogelijke boete indien Stad Gent zelf overgaat tot het verwijderen van de borden. Sjabloontags, krijtverf en graffiti zijn verboden.

Affichering en aanplakborden

Er zijn in Gent verschillende plaatsen waar je jouw affiche kan ophangen. Alle info rond deze legale aanplakborden kun je hier terugvinden.
Het is verboden om zelf afficheborden te plaatsen, tenzij je een vergunning aanvraagt via Innames Publieke Ruimte Stad Gent. Wie een bord of spandoek wil plaatsen op een gewestweg, moet bovendien een bijkomende vergunning hebben van het Agentschap Wegen en Verkeer. 
 

Water

Indien je voor jouw evenement een aansluiting op het waterleidingnet wil, neem dan contact op met Farys op het nummer 078 35 35 99. Alle info via https://www.farys.be/standpijp.

Sabam en billijke vergoeding

Je regelt Sabam en de Billijke Vergoeding met één licentie en via één betaling op het platform van Unisono. Meer info te vinden op www.unisono.be

Bewakingstaken laten uitvoeren door vrijwilligers

Alle info rond bewakingstaken kun je terugvinden op www.besafe.be

Warme dagen/hittegolf

Op de website warmedagen.be, vind je als organisator een checklist en plan van aanpak. 

Belangrijke voorwaarden

Evenementen op het openbaar domein met commerciële doeleinden (zoals reclame- en activatiecampagnes of aanvragen van handelszaken, event- en reclamebureaus) worden nooit toegestaan.
Elk evenement op het openbaar domein moet gratis en voor iedereen toegankelijk zijn. Besloten of private feesten worden dus niet toegestaan op het openbaar domein.
De evenementzone mag niet volledig afgesloten worden.
 

Regelgeving

Veelgestelde vragen

Wat is een goed opstellingsplan?

  1. Het plan bevat herkenningspunten van de omgeving (omliggende straten + straatnamen, gebouwen + huisnummers, parkeerplaatsen, bomen,…)
  2. Alle opstellingen (podium, tent, tafels en stoelen, eet- en drankstanden, …) zijn op de correcte plaats en op realistische grootte ingetekend.
  3. Er is een legende of een duidelijke beschrijving op het plan.
  4. De vrije doorgangen en hun afmetingen staan erop. Steeds 4 meter vrije doorgang (in bochten 6 meter) voorzien voor de voertuigen van de hulpdiensten!

Hou rekening met de reeds aanwezige infrastructuur zoals fietsrekken, paaltjes of wegmeubilair. Deze worden nooit verwijderd voor een evenement. 

Heb ik een drankvergunning nodig? 

Alle info over de nodige drankvergunningen kan je nalezen de website van Stad Gent. Indien je gegiste en sterke dranken wil schenken, moet je dit aangeven in jouw vergunningsaanvraag. 

Mag je flyeren voor en tijdens jouw evenement?

Ja, je mag flyeren maar er zijn wel voorwaarden:

Moet ik een leurkaart hebben als ik iets verkoop op mijn evenement ?

Neen, in Vlaanderen is de aanschaf van deze leurkaart niet meer nodig.
Alle info kan je terugvinden op de website van Vlaanderen
Niet professionele verkopers zoals verenigingen, vzw's of particulieren die iets verkopen voor een goed, sociaal of cultureel doel moeten een vrijstelling aanvragen.  
 

Moet je herbruikbaar cateringmateriaal gebruiken?

Ja, voor het schenken van dranken is dit altijd verplicht. Alle info via www.stad.gent/afvalvrijfeesten

Wat moet je doen met het afval van jouw evenement?

Je kan alles zelf opruimen en verwerken of gebruik maken van de diensten van een afvalverwerkingsbedrijf. 

Ook Ivago kan je hiermee helpen. Alle info via de website van Ivago

Vergunning voor het organiseren van een evenement