Samen aan Zet

Waar gaat het over?

Samen aan Zet in tijden van Corona

Samen aan Zet is een subsidie die kan aangevraagd worden voor elk initiatief dat ontmoeting tussen mensen stimuleert, mensen informeert, of bepaalde groepen versterkt. Mensen samenbrengen is hierbij een voorwaarde. In deze corona-tijden lijkt een subsidieaanvraag dus niet mogelijk. Toch is er ook nu nood aan initiatieven om mensen te verbinden, te informeren, te versterken. Het komt er dus op aan om creatief aan de slag te gaan en manieren te vinden om initiatieven anders vorm te geven, zodat het voor iedereen veilig blijft. Het team Samen aan Zet staat klaar om je daarbij te helpen, telefonisch op 09 266 55 10 of via e-mail op samenaanzet@stad.gent

VOORAF:

• COVID-veilig?
  De Vlaamse overheid lanceerde eind juni 2020 een matrix die je kan gebruiken om na te gaan wat het COVID-veiligheidsrisico is van jouw evenement. Dit wordt weergegeven met behulp van een kleurenlabel: groen, oranje, rood.
  
  Klik hier om jouw evenement te testen in deze matrix.

• Meld je evenement
  In deze coronatijden moet elk klein of groot evenement gemeld worden bij de politie.
  
  Je vindt het meldingsformulier onderaan deze pagina. Klik hier voor meer informatie over deze meldingsplicht.

-------------------------------------------------------------------------------------------

Een buurtfeest, een interculturele ontmoeting, een taalcafé, vormingen rond mentale veerkracht bij jongeren, workshops rond gezonde voeding… : al deze activiteiten zijn gericht op elkaar ontmoeten of bevorderen het samenleven en de emancipatie van bepaalde groepen. Met het subsidiereglement 'Samen aan Zet' wil het stadsbestuur dergelijke initiatieven extra aanmoedigen.

Drie soorten initiatieven komen in aanmerking voor subsidiëring:

• CATEGORIE 1: klein- en grootschalige initiatieven die gericht zijn op ontmoeting; Daarbij maken we een onderscheid tussen:
  • initiatieven die plaats vinden op één dag of op één locatie
  • alle andere initiatieven
• CATEGORIE 2: initiatieven die Gentenaars informeren of sensibiliseren
• CATEGORIE 3: een meerdaags traject dat mensen in een kwetsbare positie samen brengt en sterker maakt

Wat zijn de voorwaarden?

De voorwaarden zijn:

1. De aanvraag gebeurt door een vzw, een feitelijke vereniging of een bewonersgroep.
2. De initiatieven moeten zich richten tot de Gentenaar.
3. De initiatieven in categorie 1 moeten plaatsvinden op het grondgebied van Gent.
4. Als de subsidie aangevraagd wordt door een bewonersgroep bevat de aanvraag een lijst van minstens zes handtekeningen van andere bewoners die geen deel uitmaken van de bewonersgroep.
5. Het toegekende subsidiebedrag mag niet gebruikt worden om eender welke kosten te dekken. Hier zijn een aantal voorwaarden aan verbonden:
   • Je mag de subsidie enkel gebruiken voor kosten die je maakt voor het aangevraagde initiatief.
   • Je mag de subsidie niet gebruiken om loonkosten, internationale reis- en verblijfkosten of aankopen van onroerende goederen te dekken.
   • Je mag 20 % van het subsidiebedrag besteden aan uitgaven voor catering.
   • Ook om vrijwilligersvergoedingen te bekostigen, mag je slechts 20 % van het toegekende subsidiebedrag aanwenden. Vrijwilligers van de vereniging of bewonersgroep zelf kunnen geen vergoeding krijgen.
   • Roerende goederen mag je enkel aankopen met de subsidie als die na het initiatief beschikbaar blijven voor de buurt of voor gelijkaardige initiatieven.
6. Je initiatief mag maximaal 12 maanden duren en moet starten ten laatste 6 maanden na goedkeuring van de subsidie.

Volgende initiatieven komen niet in aanmerking:

• initiatieven die uitgaan van één individu of die zich in de persoonlijke levenssfeer afspelen; initiatieven die geen openbaar karakter hebben;
• commerciële initiatieven;
• erediensten of godsdienstonderricht;
• initiatieven met partijpolitieke doeleinden;
• initiatieven die louter bedoeld zijn voor fondsenwerving;
• initiatieven die deel uitmaken van de reguliere werking van de aanvrager.

Hoeveel kost het?

Het subsidiebedrag verschilt per categorie.

• Voor categorie 1a wordt een forfaitair bedrag toegekend van € 150, € 300 of € 500.
• Voor categorie 1b en 2 kan je een subsidie krijgen van maximaal € 2000.
• Voor categorie 3 kan je maximaal € 5000 ontvangen.

Wat heb ik nodig?

• Het team 'Samen aan Zet' stelde een document op met tips & tricks en veel gestelde vragen. Je vindt dit document als bijlage onderaan deze pagina.
• Het meldingsformulier voor de Cel Evenementenbeheer van de Politie Gent vind je eveneens onderaan deze pagina.
• Het inhoudelijk en financieel verslag bezorg je ten laatste twee maanden na het (einde van het) initiatief. Je vindt het document onderaan deze pagina.

Welke stappen zijn er?

Wanneer kan je een subsidie aanvragen?

• Kleine subsidiebedragen (categorie 1a) kan je het hele jaar door aanvragen, uiterlijk zes weken voor de datum of start van het initiatief.
• De overige subsidieaanvragen (categorie 1b, 2 en 3) hebben als uiterlijke indiendatum*:
  • 15 februari (vanaf 2021 is de eerste uiterlijke indiendatum 15 januari)
  • 15 maart
  • 15 mei
  • 15 juli
  • 15 september
  • 15 november

Een onafhankelijke jury beoordeelt elke aanvraag. Ten laatste acht weken na de uiterlijke indiendatum wordt de beslissing meegedeeld aan de aanvrager.

* Wacht niet tot het laatste moment om een aanvraag in te dienen. Zodra de opzet van je initiatief duidelijk is en alle praktische info (data, locatie, ..) gekend, kan je een aanvraag indienen.

Hoe kan je een subsidie aanvragen?

Je kan de aanvraag online indienen (zie knop bovenaan deze pagina).

Je kan ook een papieren Word-versie op deze pagina downloaden en bezorgen aan Dienst Welzijn en Gelijke Kansen, ‘Samen aan Zet’, Botermarkt 1, 9000 Gent. Je kan dit ook inscannen en in bijlage bezorgen aan samenaanzet@stad.gent. 

Je krijgt een schriftelijke ontvangstmelding binnen de vijf werkdagen.

Hoe worden de aanvragen beoordeeld?

Categorie 1a

• De bevoegde diensten (Dienst Welzijn en Gelijke Kansen en Dienst Ontmoeten en Verbinden) gaan na of de aanvraag ontvankelijk is en toetsen de aanvraag aan het reglement.
• Het college van burgemeester en schepenen neemt een beslissing ten laatste zes weken na het indienen van de aanvraag en brengt de aanvrager binnen de vijf werkdagen na de beslissing op de hoogte.

Categorieën 1b, 2 en 3

• Een onafhankelijke jury beoordeelt de aanvragen volgens een aantal criteria. Deze criteria worden hieronder grosso modo opgesomd.Je vindt de beoordelingscriteria ook terug in het reglement (Artikel 7, §2).
• De jury formuleert binnen één maand na elke indiendatum een advies en uiterlijk twee weken later beslist het college van burgemeester en schepenen of de subsidie al dan niet wordt toegekend.
• De aanvrager wordt schriftelijk op de hoogte gebracht van de beslissing van het college van burgemeester en schepenen binnen de tien werkdagen.

Bij het beoordelen van de aanvragen en bij het toekennen van een subsidiebedrag in categorie 1b, 2 en 3 houdt de jury rekening met een aantal criteria:

• Hoeveel mensen wil jullie bereiken?
• Is jullie initiatief gespreid over meerdere dagen of locaties?
• Werken jullie samen met andere organisaties?
• Welke inspanningen doen jullie:
  • om het initiatief toegankelijk te maken
  • om een divers publiek te bereiken
• Is jullie aanpak vernieuwend?
• Doen jullie een beroep op deskundigen?
• ...

Al deze vragen komen aan bod bij het invullen van het aanvraagformulier.

Regelgeving