Samen aan Zet: vraag een subsidie aan

Wat is Samen aan Zet?

Via Samen aan Zet geeft de Stad Gent een toelage aan vzw’s en feitelijke verengingen voor initiatieven die ontmoeting, samenleven en emancipatie bevorderen. Je kan de subsidie maximaal 4 keer per jaar ontvangen.
Naargelang hoeveel geld je vraagt, zijn er andere deadlines om in te dienen. Kijk op voorhand die deadlines goed na!

Wat zijn de voorwaarden?

Dé basisvoorwaarde om in aanmerking te komen voor de subsidie 'Samen aan Zet' is dat jouw initiatief mensen samenbrengt. Even belangrijk is dat je jouw voorstel op tijd indient.

Andere specifiekere voorwaarden zijn:

1. Je doet je aanvraag in naam van een vzw of een feitelijke vereniging met werking op grondgebied Gent.
2. De initiatieven zijn voor Gentenaars (en in geval van categorie 1 moeten die ook plaats vinden op grondgebied Gent).
3. Het toegekende subsidiebedrag wordt enkel gebruikt om specifieke kosten te dekken. Meer hierover je lees je in het reglement.

Welke initiatieven komen niet in aanmerking:

• Initiatieven die uitgaan van één individu of die zich in de persoonlijke levenssfeer afspelen
• Initiatieven die geen openbaar karakter hebben
• Commerciële initiatieven
• Erediensten of godsdienstonderricht
• Initiatieven met partijpolitieke doeleinden
• Initiatieven die louter bedoeld zijn voor fondsenwerving (bv. een benefiet, een activiteit van een oudercomité om geld voor de school in te zamelen, ...)
• Initiatieven die deel uitmaken van de reguliere werking van de aanvrager

Als je gebruik maakt van deze subsidie, vragen we je om in al je communicatie (uitnodiging, flyer, affiche, berichten op sociale media ...) het logo van Stad Gent op te nemen. Download dit logo. 

Hoeveel bedraagt de subsidie?

Het bedrag van de subsidie verschilt per categorie:

• categorie 1: maximum 2000 euro
  Initiatieven die ontmoeting nu of in de toekomst bevorderen

• categorie 2: maximum 2000 euro
  Initiatieven die Gentenaars informeren of sensibiliseren over thema’s als samenleven, welzijn, gelijke kansen of gezondheid

• categorie 3: maximum 5000 euro
  Een reeks van initiatieven (in een langer durend traject) om Gentenaars in een maatschappelijk kwetsbare situatie op specifieke levensdomeinen (wonen, werk, vrije tijd ...) te versterken. De werkvorm mag zowel individueel en/of in groep zijn.  

TIP: 250 euro extra om je activiteit toegankelijk voor iedereen te maken!

Gent werkt aan een toegankelijke stad voor iedereen. Doe jij dat ook voor je Samen aan Zet-activiteit? Vaak betekenen eenvoudige aanpassingen voor heel wat mensen al een wereld van verschil om zich al dan niet aangesproken te voelen. Denk hierbij aan genderinclusieve taal in je uitnodiging, een aanbod met non-alcoholische dranken, een gevarieerd aanbod van eten (halal, kosher, vegetarisch, veganistisch) …

Soms betekent een specifieke voorziening om je initiatief toegankelijker te maken een extra kost: bv. het inhuren van een doventolk voor een lezing, het aanbrengen van een ringleiding voor slechthorenden, het huren van een oprijplaat voor personen met een handicap …

Als het maximumbedrag van je aanvraag (wegens de kosten voor de huur van een zaal, catering, uitnodigen van een spreker …) niet volstaat om alsnog zo’n specifieke voorziening te bekostigen, dan kan je hiervoor 250 euro extra aanvragen. Dat kan voor elke categorie van Samen aan Zet. Motiveer dit wél duidelijk in je aanvraag.  

Hoe en wanneer vraag je de subsidie aan?

Vul het aanvraagformulier in online, via e-mail of op papier.

• Online
• Via e-mail: download het formulier, vul in en stuur het als bijlage naar samenaanzet@stad.gent
• Op papier: print het formulier en bezorg het ingevuld aan het Gentinfo Stadskantoor.

Je kan het ook per post opsturen naar de Dienst Lokaal Sociaal Beleid, Samen aan Zet, Botermarkt 1, 9000 Gent.

Bij je aanvraag voeg je als bijlage je geplande uitgaven en inkomsten.
Het inhoudelijk en financieel verslag bezorg je ten laatste twee maanden na het (einde van het) initiatief aan het team Samen aan Zet.

Hulp nodig bij je aanvraag?

Neem contact op met je buurtwerker. Je kan ook altijd terecht bij het team Samen aan Zet op 09 266 55 10 of via samenaanzet@stad.gent 

Wanneer dien je je aanvraag in? 

Doe je aanvraag ruim op voorhand, zodat je weet of de steun is goedgekeurd vóór je initiatief plaatsvindt.

Voor bedragen tot en met 500 euro:
Doe je aanvraag ten laatste 6 weken vóór de datum of start van het initiatief. Dien je later in, dan wordt je dossier niet meer verwerkt en ontvang je dus ook geen geld.

Voor bedragen vanaf 500 euro:
Er zijn 6 indiendata per jaar: 15 januari, 15 maart, 15 mei, 15 juli, 15 september en 15 november:

Wanneer weet je of je subsidieaanvraag goedgekeurd is?

Heb je 500 euro of minder aangevraagd?

6 weken nadat je je aanvraag ingediend hebt, krijg je nieuws over de beslissing van je dossier.

Heb je meer dan 500 euro aangevraagd?

Een jury beoordeelt je dossier. Er zijn 6 indiendata per jaar. Kijk in onderstaande tabel wanneer je nieuws krijgt.

Je krijgt dus ten vroegste 8 weken na de uiterste indiendatum bericht. Die 8 weken beginnen te lopen vanaf de uiterlijke indiendatum (dus niet vanaf de datum waarop je je aanvraag verstuurde!).

Wanneer wordt jouw subsidie uitbetaald?

Ten laatste een maand nadat je bericht kreeg over de goedkeuring van je aanvraag.

Wat na je initiatief?

Als je initiatief afgelopen is, horen we graag van jou hoe het verlopen is! 

Heb je een kleine subsidie (minder dan 500 euro) aangevraagd, bezorg dan binnen de twee weken na je initiatief twee bewijsstukken waaruit duidelijk blijkt dat het initiatief doorgegaan is: twee sfeerfoto’s en/of een flyer, affiche, uitnodiging … 

Je houdt je tickets, facturen ... tot 6 maanden na je initiatief bij. Deze kunnen namelijk nog ter controle opgevraagd worden. 

Heb je een grote subsidie (meer dan 500 euro) aangevraagd, bezorg dan ten laatste twee maanden na afloop van je initiatief:  

1) het ingevulde inhoudelijk en financieel verslag 

    Voeg hierbij alle financiële bewijsstukken (facturen, kassatickets, onkostennota's …) die aantonen waarvoor je de subsidie gebruikte.

2) twee sfeerfoto’s

Zowel bij een kleine als grote aanvraag zorg je ervoor dat de deelnemers van je initiatief weten dat foto's als bewijsstuk voor de toegekende subsidie kunnen dienen. De Stad Gent kan deze foto’s ook in haar communicatie gebruiken om Samen aan Zet te promoten bv. op de website, in folders …’  

Regelgeving