Stap 4 - Het pand in gebruik nemen
Om een pand in gebruik te nemen breng je al dan niet verplicht een aantal administratieve zaken in orde.
Overeenkomst afsluiten met de eigenaar
Van zodra de tijdelijke invulling concreet is, kan je een overeenkomst afsluiten met de eigenaar van het gebouw of terrein.
Indien het gebouw of terrein eigendom is van de Stad Gent, WoninGent, SoGent of het OCMW, dan zullen zij een voorstel voor een overeenkomst voorleggen. Neem hiervoor contact op met de instantie die eigenaar is van het gebouw.
Indien het gebouw of terrein eigendom is van een privéeigenaar of een projectontwikkelaar dan kan je voorbeelden van overeenkomsten opvragen (bijvoorbeeld een overeenkomst 'bezetting ter bede') via de Dienst Beleidsparticipatie van de Stad Gent of via de wijkregisseur van de wijk waarin je tijdelijke invulling ligt.
Doe je een hoofdzakelijk commerciële invulling, weet dan dat er sinds 1 september 2016 een nieuwe wetgeving van kracht is die het mogelijk maakt om een handelspand te huren/verhuren voor een periode tot maximum 1 jaar. Eigenaars van leegstaande panden krijgen zo de kans om de leegstand tegen te gaan door een tijdelijke invulling te zoeken (al of niet tegen een lagere prijs), terwijl starters en gevestigde ondernemers de kans krijgen om tijdelijk een nieuw concept of een nieuwe zaak uit te proberen. Alle info hierover vind je online of bij het OOG (Ondersteuningspunt Ondernemen Gent).
Financiële steun om het gebouw of terrein gebruiksklaar te maken
De Stad Gent verleent subsidies aan initiatiefnemers van tijdelijke invullingen via het Fonds Tijdelijke Invulling. Het Fonds helpt nieuwe initiatieven bij de opstart om het gebouw of terrein gebruiksklaar te maken. Ook sommige administratieve kosten zoals verzekeringen kan je inbrengen in het Fonds. Jaarlijks stelt de Stad Gent een budget van 300.000€ ter beschikking. Informatie over de voorwaarden en aanvraagprocedure is terug te vinden in het subsidiereglement van het Fonds Tijdelijke Invullingen.
Dit Fonds Tijdelijke Invulling is niet van toepassing voor louter commerciële tijdelijke invullingen. Eigenaars en huurders van handelspanden kunnen van de Stad Gent wel een subsidie krijgen voor de renovatie en verfraaiing van hun handelspand (zowel de gevel als werken binnenin). De maximale subsidiebedragen zijn:
- Voorgevelrenovatie: 10.000 euro
- Structurele werken binnen de commerciële ruimte: 5.000 euro
- Structurele werken voor maak-/atelierruimte: 2.500 euro
- Creëren aparte toegang: 1.500 euro
Informatie over de voorwaarden en aanvraagprocedure is terug te vinden in het subsidiereglement voor de renovatie en verfraaiing van handelspanden.
Administratie van een tijdelijke invulling
De administratieve taken die bij een tijdelijke invulling komen kijken, hangen heel erg af van de soort activiteiten die je wilt organiseren. Niet alle administratieve stappen zijn vereist van bij de opstart van de tijdelijke invulling. Bijvoorbeeld het moment waarop je vergunningen of verzekeringen moet aanvragen, varieert afhankelijk van de activiteiten die je organiseert.
Rechtspersoonlijkheid van je organisatie en medewerkersstatuten
Als de tijdelijke invuller een organisatie is, dan heeft die meestal al een rechtspersoonlijkheid. Gaat het om een initiatief van een privépersoon of enkele mensen, denk dan na over de juiste rechtspersoonlijkheid en breng dit officieel in orde. De rechtspersoonlijkheid bepaalt hoe je het contract zal aangaan met de eigenaar van het gebouw of terrein.
Een veel voorkomende rechtspersoonlijkheid is de vzw. De Verenigingswijzer kan ondersteuning bieden bij het oprichten van een vzw.
Nutsvoorzieningen (gas, elektriciteit, water, internet, telefonie)
Sowieso moet je aansluiten bij een leverancier. Samen met de eigenaar van het gebouw of de vorige gebruiker neem je de meterstanden voor gas, elektriciteit en water op. Deze meterstanden geef je door aan de leverancier van jouw keuze.
In sommige gevallen moeten nutsvoorzieningen nog voorzien, aangesloten of gekeurd worden.
Breng ook de aansluiting voor internet en indien nodig telefonie in orde. Vooral een voldoende snelle internetaansluiting is vandaag onontbeerlijk.
Brandveiligheidsattest
Je hebt een brandveiligheidsattest nodig om te mogen starten met activiteiten. De brandweer keurt de aanwezige installaties (elektriciteit, gas en CV) en geeft bijkomende tips over gebruik en onderhoud. Na eventuele infrastructurele ingrepen krijg je het brandveiligheidsattest. Daarvoor moet je al goed nadenken over het type activiteiten dat je plant. Want als dat gaandeweg verandert moet je er aandachtig voor zijn dat je attest/gebouw nog steeds voldoet.
Surf naar het preventieportaal van de brandweer. Registreer je eerst online. Neem daarna volgende stappen: preventieportaal - nieuwe aanvraag indienen - advies bespreking - publiek toegankelijke inrichting.
Je kan je aanvraag online opvolgen. De brandweer neemt binnen de 10 werkdagen contact met je op.
Verzekeringen voor brand en burgerlijke aansprakelijkheid
Als tijdelijke invuller moet je een Brandverzekering als huurder en een verzekering Burgerlijke Aansprakelijkheid afsluiten. Daarbovenop is een verzekering Objectieve Aansprakelijkheid na Brand of Ontploffing verplicht voor commerciële tijdelijke invullingen zoals horeca. Dit is geen volledige lijst van alle verzekeringen die nodig zijn. Verzekeringen breng je in orde via een verzekeringsmakelaar of een bank. Vraag zeker bij hen advies en zorg ervoor dat je goed verzekerd bent. Veel hangt af van de oppervlakte en aard van de activiteiten.
Werk je met vrijwilligers, dan ben je ook verplicht om een verzekering Burgerlijke Aansprakelijkheid af te sluiten voor je vrijwilligers.
Wanneer je sporadisch een beroep doet op (extra) vrijwilligers kan je gebruik maken van een gratis verzekering voor vrijwilligers. De gratis verzekering dekt: burgerrechtelijke, buitencontractuele aansprakelijkheid (schade aan derden), rechtsbijstand en lichamelijke ongevallen.
Alarminstallatie
Het installeren van een alarminstallatie kan gelinkt zijn aan het verkrijgen van een verzekering tegen diefstal.
Vergunning inname openbare weg
Wie een evenement wil organiseren op het openbaar domein, heeft een vergunning voor de inname van de openbare weg nodig. Klik hier om bij de Stad Gent een vergunning aan te vragen voor het gebruik van het openbaar domein. De schriftelijke aanvraag moet minstens 6 weken vóór het evenement binnen zijn.
Vergunning standplaats openbaar domein
Een tijdelijke standplaats op het openbaar domein vraag je bijvoorbeeld aan voor een infostand, een partytent, een stoepbord, een tafel of een promotiestand. Klik hier om bij de Stad Gent een vergunning aan te vragen voor een standplaats op het openbare domein. De schriftelijke aanvraag moet minstens 3 weken op voorhand binnen zijn.
Melding evenement bij de Politie
Een klein of groot evenement moet je als organisator steeds melden aan de Cel Evenementenbeheer van de Lokale Politie. Op die manier zijn de ordediensten (politie, brandweer) op de hoogte.
Milieuvergunningen
Neem contact op met de Dienst Milieu en Klimaat van de Stad Gent voor het verkrijgen van een toelating om af te wijken van de geluidsnormen.
SABAM en de billijke vergoeding
Terwijl SABAM de rechten van auteurs beschermt, is de billijke vergoeding in het leven geroepen om tegemoet te komen aan de prestaties van uitvoerders en producenten.
Speel je in de tijdelijke invulling muziek (radio, cd's of andere), dan ben je verplicht om naast de vergoeding die je aan SABAM betaalt, ook een billijke vergoeding te betalen.
Het unieke platform van Unisono vereenvoudigt vanaf 1 januari 2020 aanzienlijk de aangifte en betaling van beide licenties. Je hoeft niet langer twee aparte licenties aan te vragen voor enerzijds de auteursrechten (Sabam) en de naburige rechten (Billijke Vergoeding). Unisono centraliseert beide, met één licentie en één betaling tot gevolg.
Indien je dus muziek wilt spelen, neem contact op met Unisono.
Afval
Als tijdelijke invuller ben je zelf verantwoordelijk om het ophalen van afval te regelen. Maak afspraken met een afvalophaler naar keuze, bijvoorbeeld IVAGO, Van Gansewinkel of Vanhees.
Betaalterminal
Er bestaan vandaag verschillende digitale betaalsystemen zoals Payconiq, SEQR of de Bancontact-app. Indien u toch zou opteren voor een fysieke betaalterminal, kan u zich informeren over de verschillende oplossingen op www.betaalterminalhuren.be.
Specifieke administratie voor HORECA
Indien je een horeca activiteit wilt starten, vraag je een horeca-attest aan bij het OOG (Ondersteuningspunt Ondernemers Gent). Dit horeca-attest bundelt op een overzichtelijke manier de verschillende documenten die nodig zijn om te kunnen opstarten.
In de checklist horeca-attest vind je een overzicht van alle documenten die nodig zijn om een horeca-attest te verkrijgen. Voor meer informatie kan je contact opnemen met de het OOG (Ondersteuningspunt Ondernemers Gent).
Indien je als horeca-uitbater een terras wilt plaatsen op de openbare weg, dan heb je hiervoor een terrasvergunning nodig. Deze aanvraag loopt samen met de procedure voor het verkrijgen van het horeca-attest.
Klik hier om online de aanvraag te doen om een terras te plaatsen op de openbare weg. Tijdens een bezoek ter plaatse zal de bevoegde ambtenaar van de Stad Gent meten hoe groot het terras mag zijn en aanduiden welke voorzieningen wenselijk zijn op het terras (bijvoorbeeld plantenbakken, parasol, windscherm). Na uiterlijk 30 dagen krijg je de beslissing.
De witte kassa is verplicht in een aantal gevallen. Meer informatie vind je op de website van de Federale Overheidsdienst Financiën.
Beheer en gebruik van het gebouw of terrein
Goede afspraken tussen eigenaar en gebruiker en tussen de gebruikers onderling (als jullie met meerdere het gebouw of terrein gebruiken) zijn belangrijk. Wanneer opent en sluit de site? Wat met herstellingen? Hoe regel je het brandalarm?
Sommige tijdelijke invullers maken deze afspraken mondeling, andere verkiezen om dit op papier of in een reglement te gieten.
Maak daarnaast ook goede afspraken met de buurt, met politie en met andere wijkpartners over overlast, gezamenlijke activiteiten, regels voor activiteiten zelf, communicatie naar de buurt toe (bv. communicatie over openingsmomenten van de tijdelijke invulling).
Activiteiten
Na alle voorbereidende stappen, is het eindelijk tijd om de eigenlijke activiteiten van de tijdelijke invulling te starten. Hierbij komen een aantal elementen vaak terug: materiaal en vrijwilligers zoeken, sponsors overtuigen, communiceren met de buurt en mogelijke klanten of bezoekers aanspreken.
Voor de communicatie met de buurt kan je een opvolgvergadering vastleggen met de wijkregisseur van de wijk waarin de tijdelijke invulling ligt. De wijkregisseur kan je bijvoorbeeld informatie geven over de soort buurt, contacten doorgeven van organisaties en sleutelfiguren, tips over hoe en wie betrekken bij welk soort communicatie of een lijst bezorgen met alle brievenbussen in een bepaalde perimeter rond de tijdelijke invulling. Dit kan interessant zijn voor bij de opening van je tijdelijke invulling of bij grote events.
Denk goed na welke activiteiten welke impact hebben op de buurt. Zijn er bepaalde noden zoals parkeerplaatsen, fietsstallingen, communicatie rond parkeerplaatsen, eventueel sfeerbeheer. Kan er afval rondslingeren na de activiteit en wie gaat dit opruimen?
Jaarlijks zal je ook actieplannen en jaarverslagen moeten opstellen. We raden aan om deze voor te stellen aan iedereen die nauw betrokken is bij je activiteiten, bijvoorbeeld vrijwilligers, de buurt, de wijkregisseur, Stad Gent en andere betrokkenen. Dit houdt de inzet en motivatie hoog.