10. Houd contact
Stel vragen, ga mee in een onderhandeling en geef feedback aan je opdrachtgever.
Ontwerpers communiceren via tekeningen: schetsen, plannen, enz. Dat staat mijlenver af van het juridisch jargon waar bestekken vol van staan. Het is dus logisch dat zaken soms onduidelijk zijn. Daarom kan je in elke aanbestedingsprocedure vragen stellen. Doe dat als iets niet duidelijk is. Tijdens de procedure is het overigens meteen ook de enige manier waarop kandidaten en opdrachtgever met elkaar horen te communiceren. Dat garandeert de gelijke behandeling van alle inschrijvers.
Wees niet bang van onderhandelingen binnen de procedure. Als ontwerper en expert heb je ook iets bij te dragen aan de opdracht. In Gent kiezen we daarom steeds voor onderhandelingsprocedures. Zo kunnen we onderlinge verwachtingen tussen opdrachtgever en opdrachthouder goed afstemmen, en vermijden dat er misverstanden in een opdracht sluipen. Weet wel dat een onderhandeling enkel plaatsvindt op initiatief van de opdrachtgever. Het is een mogelijkheid binnen de procedure, maar geen verplichting.
En ten slotte, durf na een procedure feedback geven. Bestekken zijn immers geen onfeilbare documenten. De opdrachtomschrijving kon te wensen overlaten, er waren te strenge contractuele voorwaarden , risico’s werden onredelijk verdeeld, de vergoeding bleek niet in verhouding, enz. Kortom: soms schieten publieke opdrachtgevers te kort. En kunnen we beter doen bij een volgende ontwerpopdracht.