Wie een evenement wil organiseren op het openbaar domein, heeft een vergunning voor de inname van de openbare weg nodig.

Inhoudstafel

Beschrijving

De straat is van iedereen, maar dat betekent niet dat u zo maar van alles op de openbare weg mag organiseren. Voor het gebruik van de openbare weg, straten, pleinen heeft u een vergunning van het stadsbestuur nodig. Er wordt een onderscheid gemaakt tussen evenementen op pleinen en in parken en activiteiten die vooral op de openbare weg plaatsvinden, zoals stoeten, betogingen en optochten, wielerwedstrijden, wandeltochten. Bij activiteiten, die op de openbare weg plaatsvinden, is ook de politie betrokken partij.

De Dienst Evenementen, Feesten, Markten en Foren maakt onderscheid tussen kleine evenementen (buurtfeesten, straatfeesten) en grote evenementen op openbaar domein, waarbij verschillende diensten betrokken zijn (brandweer, politie,...), zoals de Omloop Het Nieuwsblad, de happening van het Festival van Vlaanderen e.a.

Indien men een evenement organiseert dat niet voor iedereen vrij toegankelijk is, neemt de organisator het best eerst contact op met de Dienst Evenementen, Feesten, Markten en Foren. Dit kan bij voorkeur via e-mail. De e-mail moet een aantal gegevens bevatten: organisator, wat, voor wie, wanneer, locatie. Op basis hiervan geeft de dienst advies of er een aanvraag kan gebeuren.
 

Uitzonderingen

Indien u een evenement organiseert waarbij geen inname van de openbare weg noodzakelijk is (zoals een doortocht, een fietstocht, een fuif, ...) dan moet u uw evenement melden bij de Politie via het Meldingsformulier. 

 

Procedure

U moet schriftelijk een aanvraag doen bij de Dienst Evenementen, Feesten, Markten en Foren via het aanvraagformulier dat u terugvindt op deze pagina.
De aanvraag omvat een omschrijving van de activiteit, een situatieplan met de aard en afmetingen van de constructies, het programma, de aanvang van opbouw en einddatum van opruiming.
 
De Dienst Evenementen, Feesten, Markten en Foren vraagt op basis van de aanvraag adviezen van (veiligheids)diensten, stelt het collegebesluit op en zorgt voor de vergunning voor de organisator, nadat het dossier door het college werd goedgekeurd.  
 

Wanneer?

Minstens 6 weken vóór het evenement moet de schriftelijke aanvraag binnen zijn bij de Dienst Evenementen, Feesten, Markten en Foren.
Indien u sneller dan 6 weken vooraf de inhoud van de activiteit kent, kunt u uiteraard eerder deze dienst contacteren.

Voor grote evenementen:
 
U neemt zo snel mogelijk contact op met de Dienst Evenementen, Feesten, Markten en Foren.
Op basis van het concept van het evenement wordt begeleiding op maat voorzien. Waar mogelijk worden innames openbare weg in optie genomen. De dienst brengt alle partijen samen voor overleg en afspraken en coördineert tot de einddatum van het evenement.
 
Er is geen deadline voor het indienen van projecten vastgelegd, maar het spreekt voor zich dat, zeker voor grote evenementen, een tijdige aanvraag nodig is. De Dienst Evenementen, Feesten, Markten en Foren bekijkt of de resterende tijd tot het evenement een goede organisatie toelaat. De organisator heeft er dus alle belang bij om het project geruime tijd vooraf in te dienen.

Contacten