Zoeken

Hoe factureren aan Groep Gent

Groep Gent past voor alle facturen volwaardige e-facturatie toe. Lees hoe je een digitale factuur indient en wat de vereisten zijn.

Waarom e-facturatie?

  • Het moet volgens het Koninklijk besluit 'E-invoicing' van 9 maart 2022.
  • Dat geldt voor alle facturen van alle leveranciers van Groep Gent (Stad Gent, OCMW Gent, AG Kunsten en Design, AG Erfgoed, Politiezone Gent, Hulpverleningszone Gent en District09). Bezorg je ons je factuur toch op papier of via pdf per e-mail, dan moeten we ze weigeren.
  • E-facturen hebben meer voordelen dan papieren facturen:
    • Ze zijn een tijdsbesparing, want alles verloopt automatisch
    • Jij als leverancier krijgt ze sneller betaald
    • Ze zijn veiliger: er is minder kans op fouten en fraude en we kunnen ze niet verliezen
    • Je hebt er geen papier-, port- en envelopkosten mee
    • Ze zijn beter voor het milieu

Ook voor jouw bedrijf is deze verplichting dan ook een goede gelegenheid om je facturen te digitaliseren.

Wat is een e-factuur?

  • Een e-factuur is een factuur die je elektronisch maakt en verzendt via Peppol. Peppol is een internationaal netwerk om veilig, snel, betrouwbaar en eenvoudig elektronische documenten zoals e-facturen en e-creditnota’s uit te wisselen.
  • Iedereen met een ondernemingsnummer kan Peppol gebruiken.
  • Meer informatie over e-facturen vind je terug op de website van de federale overheid efactuur.belgium.be

Hoe dien je een e-factuur in?

Bij Groep Gent kan dat op de volgende 3 manieren. Let op! Het is belangrijk dat je maar op 1 manier je e-factuur verstuurt, en dat je ook geen kopie per e-mail verstuurt.

Manier 1: via een facturatietool

Hoe?

  1. Kies een van de facturatietools uit de lijst van de Vlaamse overheid en volg de stappen.
    Tip: vergelijk snel de verschillende (gratis) tools via deze tabel met belangrijkste eigenschappen.
  2. Raadpleeg ook zeker de webpagina van de facturatietool die je wil gebruiken. Daar vind je extra info of instructievideo's.
  3. Kun je je tool niet koppelen aan de facturatietool die je koos? Factureer dan via Mercurius of gebruik een andere facturatietool.

Manier 2: via je eigen boekhoudpakket of ERP-systeem

Hoe?

  1. Check of je boekhoud- of facturatiepakket geschikt is om e-facturen te verzenden via Peppol.
  2. Volg de stappen op de website van de Vlaamse Overheid.
  3. Kun je je pakket niet koppelen? Factureer dan via Mercurius of een andere facturatietool.

Manier 3: via Mercurius

Gebruik je geen facturatietool of kun je geen e-facturen versturen via jouw facturatietool of boekhoudpakket? Je kunt gratis e-facturen versturen via Mercurius, het portaal van de federale overheid.

Hoe?

  1. Meld je aan op het Mercurius platform met je eID (inloggen via itsme is nog niet mogelijk in de toepassing).
  2. Klik op ‘Nieuwe factuur aanmaken’, vul alle gegevens in en klik op ‘Verstuur’.
  3. Je kunt de status opvolgen in het overzicht.

Lukt het met het softwarepakket dat je nu hebt op geen enkele manier?

Dan kun je misschien voor je belastingen tijdelijk een verhoogde aftrek van 120% krijgen voor de kosten die je hebt om een ander softwarepakket te kopen. Lees de voorwaarden op de website van VLAIO. 

Aan welke voorwaarden moet je e-factuur voldoen?

Onze business rules met technische vereisten

Bekijk onze business rules met de belangrijkste richtlijnen voor de inhoud van de velden in je e-factuur. Zo bezorg je ons een e-factuur zonder fouten of terugkerende problemen, die we efficiënt kunnen verwerken in ons ERP-systeem.

Vormvoorwaarden

Heb je een btw-nummer? Dan ben je verplicht de vormvoorwaarden volgens de btw-wetgeving te gebruiken. Je vermeldt dan:

  • het juiste btw-percentage (bijvoorbeeld medecontractant, kleine onderneming, vrijstelling op basis van artikel 44)
  • het btw-nummer van de verkoper
  • het btw- of ondernemingsnummer van een van onze entiteiten van Groep Gent (Stad Gent, ...)
  • het IBAN-nummer van de verkoper
  • het bestelbonnummer via het veld 'orderreference' of 'PO-nummer'
  • een omschrijving en de datum van de dienst of levering

Stuur per bestelbon een afzonderlijke factuur.

Een factuur per e-mail kan alleen in deze gevallen

Uitzonderlijk kun je ons nog een factuur per e-mail bezorgen. Je moet hiervoor voldoen aan 1 van de onderstaande voorwaarden:

  • Je factureert vanuit een rechtspersoonlijkheid zonder ondernemingsnummer.
    Opgelet: een ondernemingsnummer is iets anders dan een btw-nummer. Heb je een onderneming zonder btw- maar mét ondernemingsnummer? Dan ben je ook verplicht om e-facturen in te dienen, en kun je ons dus geen factuur per e-mail bezorgen.
  • Je factureert buiten een overheidsopdracht (maar bijvoorbeeld voor huren, belastingen, taksen, ...).
  • Je bent een buitenlandse leverancier (niet-EU) die buiten het bereik van het Peppol-netwerk valt.

Kom je voor een uitzondering in aanmerking?

  1. Bezorg je aanvraag én e-mailadres aan factuurinfo@stad.gent.
  2. Wordt je aanvraag goedgekeurd, dan heb je de mogelijkheid om jouw facturen via pdf te versturen.

Technische ondersteuning

Raadpleeg de helpdesk van de toepassing die je gebruikt voor technische ondersteuning, foutmeldingen, vragen of facturen correct afgeleverd zijn enzovoort.

Wij kunnen alleen nagaan of we een e-factuur al dan niet gekregen hebben.

Onkostennota’s

Als leverancier zonder ondernemingsnummer (particulieren, bepaalde vrije beroepen) vermeld je voor een correcte uitbetaling minimaal deze gegevens op je onkostennota:

  • Naam
  • Adres
  • IBAN-rekeningnummer
  • Datum van opmaak onkostennota
  • Omschrijving en datum van dienst of levering
  • Leveringsadres of naam van de opdrachtgevende dienst
  • Bedrag

Bezorg de onkostennota rechtstreeks via e-mail aan de dienst of contactpersoon die de opdracht gaf. Zij registreren je onkosten en zorgen voor de uitbetaling ervan.

Bestelbonnen

Een overeenkomst met de Stad Gent is pas geldig als je een bestelbon, een brief van sluiting of goedkeuring, of een overeenkomst gekregen hebt van de juiste dienst of het juiste orgaan.

  1. Bezorg je ondernemingsnummer en e-mailadres aan cel.derden@stad.gent.
  2. Na goedkeuring door de dienst of orgaan verstuurt de Stad Gent je bestelbon digitaal.
  3. Wacht tot je de bestelbon gekregen hebt voordat je goederen levert, diensten presteert of werken doet.

Groep Gent verwerkt je gegevens volgens de GDPR-regelgeving. Je hebt altijd recht om je gegevens in te kijken en aan te passen. Neem daarvoor contact op met cel.derden@stad.gent.

Facturatie- en contactgegevens