10 tips om te kandideren voor overheidsopdrachten
Waar kan jij op letten als je kandideert als ontwerper bij aanbestedingen van publieke opdrachten? 10 tips van de stadsbouwmeester.
In een ideale wereld las elk bestek als een spannende roman, en waren alle ontwerpers expert in overheidsopdrachten. Helaas, de realiteit is anders… Procedures om een ontwerper aan te stellen lopen niet steeds van een leien dakje. Waar kan je op letten als je kandideert? Tien tips.
programma
-
-
Weet waarvoor je kandideert
Lees het bestek volledig, want al de info staat er zeer precies in.
Publieke opdrachten hebben vaak uitstraling door hun schaal, ligging, programma enzovoort. Een wervende projectbeschrijving volstaat al om ontwerpers het hoofd op hol te brengen. Heb je echter ook de andere, minder wervende, aspecten zoals timing, procesvoering, budget, ereloon, deliverable en ruimtelijke randvoorwaarden onderzocht? Lees het bestek volledig, want al de info staat er zeer precies in.
Het bestek wordt soms opgesplitst in een selectiebestek (of selectieleidraad) en een gunningsbestek. Het eerste bestek hoort bij de lancering van de opdracht, maar het bevat niet altijd specificaties over de gunning nadien. Kandidaten die de eerste schifting overleefden, en die een offerte mogen indienen, krijgen het tweede bestek. In Gent proberen we ofwel meteen het volledige bestek te publiceren, ofwel in het selectiebestek alle belangrijke info mee te geven. Anders weet je eigenlijk niet waaraan je begint.
In de nieuwsbrief van de stadsbouwmeester stellen we per gelanceerde ontwerpopdracht een factsheet op: een gebundeld overzicht van de belangrijkste parameters van een opdracht en de aanstellingsprocedure. Zo kan je sneller de afweging maken.
-
Wees selectief
Lees het bestek grondig na en schat je kansen en je enthousiasme goed in.
Heb je na het lezen van het bestek meer of minder zin in het project? Een project kan op het eerste gezicht fantastisch lijken, maar een te laag ereloon, onduidelijke randvoorwaarden, te veel en te strenge randvoorwaarden, onvoldoende garanties dat de opdracht volledig uitgevoerd wordt, een onrealistische timing of een risicoverdeling in het nadeel van de ontwerper kunnen al snel voor twijfel zorgen. Wees dus selectief.
Als je uitgenodigd wordt om deel te nemen aan een procedure zonder bekendmaking ben je niet verplicht om een offerte in te dienen. Laat dan tijdig iets weten aan de opdrachtgever.
-
Raak niet verstrikt in de administratieve mallemolen
Hou de meest gangbare attesten altijd actueel.
Bij het indienen van een kandidatuur komt er heel wat papierwerk kijken: attesten van goede uitvoering, een uittreksel uit het strafregister, een bewijs van verzekering tegen beroepsaansprakelijkheid, een recent curriculum, bewijs van tekenbevoegdheid … Hou daarom periodiek, los van een specifieke kandidatuur, de meest gangbare attesten actueel. Zo win je tijd op het moment dat je er tekort komt.
In Gent vragen we alleen de noodzakelijke bewijzen op:
- Attesten van goede uitvoering bij de referentieprojecten: Zo’n attest wordt zelden inhoudelijk beoordeeld, maar het bewijst dat een inschrijver daadwerkelijk een project heeft uitgevoerd en voltooid.
- Getuigschriften en diploma’s: De overheid moet kunnen nagaan of de kandidaat een bepaalde beroepsactiviteit kan uitvoeren. Dat kan door een diploma van een bepaalde opleiding of bewijs van lidmaatschap van een beroepsvereniging zoals de Orde van Architecten, het Register van Ruimtelijke Planners ...
- Uittreksel uit het strafregister: Als een inschrijver is veroordeeld voor strafrechtelijke feiten, kan die niet deelnemen aan een aanbestedingsprocedure. Daarom vraagt de overheid een uittreksel op naam van de kandidaat, een uittreksel op naam van de gedelegeerd bestuurder of zaakvoerder én van de persoon/personen die de aanvraag tot deelneming heeft/hebben ondertekend (vaak is/zijn dit wel dezelfde perso(o)n(en)). Doorgaans mag dit niet ouder zijn dan 6 maand. Voor onderaannemers zijn er geen uittreksels nodig.
- Bewijs dat buitenlandse partijen voldoen aan hun verplichtingen inzake fiscaliteit: Voor buitenlandse kandidaten of wanneer er een beroep gedaan wordt op de draagkracht van buitenlandse partijen om te voldoen aan de selectievereisten. Voor Belgische kandidaten kan de opdrachtgever dit zelf controleren.
- Bewijs dat buitenlandse partijen voldoen aan hun verplichtingen inzake sociale zekerheid: Voor kandidaten met personeel dat niet onder de Belgische sociale zekerheid valt, of wanneer er een beroep gedaan wordt op de draagkracht van dergelijke partijen om te voldoen aan de selectievereisten. Voor Belgische kandidaten kan de opdrachtgever dit zelf controleren. Ondernemingen die geen personeel tewerkstellen (omdat ze bijvoorbeeld enkel met zelfstandigen samenwerken) hoeven dit attest niet af te leveren.
-
Knoop de procedures overheidsopdrachten in je oren
Een aanbesteding kent verschillende fasen: publicatie, selectie, gunning en onderhandeling. Er zijn ook verschillende aanbestedingsprocedures, die deze fasen elk op een eigen manier doorlopen. Op het voorblad van ieder bestek staat welke procedure gebruikt wordt.
Voor beeldbepalende projecten maken we in Gent gebruik van de mededingingsprocedure met bekendmaking. Voor alle andere projecten hanteren we poules, dat zijn raamovereenkomsten geldend voor vier jaar. Om de poule samen te stellen schakelen we ook de mededingingsprocedure met bekendmaking in. Kunnen we niet putten uit de poules, dan organiseren we een procedure op maat. Wel maken we steevast gebruik van onderhandelingsprocedures, omdat de mogelijkheid tot onderhandeling en interactie de aanbesteding ten goede komt.
De fasen:
- De publicatie van de opdracht (zijnde: het bestek) op het Bulletin der Aanbestedingen, en voor grote projecten in het Europees Publicatieblad. Beide zijn digitaal raadpleegbaar.
- In de selectiefase maken kandidaten een dossier op dat aantoont dat zij geschikt zijn voor de betreffende opdracht, omdat zij aan de minimale vereisten (kwalitatieve selectiecriteria) voldoen. Eventueel volgt er een beperking van de selectie, waarbij enkel de best scorende kandidaten worden aanvaard. Let op: de wetgeving legt een redelijk smalle scope op wat betreft de selectiecriteria. Daarbij kan er niets bevraagd worden dat met de uitvoering van de opdracht te maken heeft (visie, plan van aanpak, prijs). Die aspecten horen thuis in de gunningsfase.
- In de gunningsfase maken geselecteerde kandidaten een offerte op met daarin alle informatie ter beoordeling van de gunningscriteria.
- Een ‘facultatieve’ onderhandelingsfase met een of meerdere kandidaten, alvorens de opdracht te gunnen.
De aanbestedingsprocedures:
- Mededingingsprocedure met onderhandeling
Inzetbaar voor alle ontwerpopdrachten | Dit traject verloopt in twee fasen. Na publicatie dienen kandidaten een kandidaatstelling in, met daarin alle documenten betreffende de selectiecriteria. Eerst wordt nagegaan welke kandidaten aan de minimale vereisten voldoen. Doorgaans (maar niet altijd) wordt dit gevolgd door een beperking van de selectie, waarbij de criteria kwalitatief beoordeeld worden, en enkel de (ten minste 3) hoogst scorende kandidaten weerhouden worden. Die ontvangen een uitnodiging (en eventueel nog het gunningsbestek) om een offerte op te maken. Na beoordeling van de offertes volgt er eventueel nog een onderhandelingsfase, en ten slotte wordt de opdracht gegund.
- Vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking
Inzetbaar voor ontwerpopdrachten onder de Europese drempel | Deze verloopt in één fase, waardoor selectiecriteria en gunningscriteria in één offerte samen behandeld worden. Na publicatie van het bestek dienen kandidaten hun offerte in met daarin alle documenten betreffende de selectiecriteria en de gunningscriteria. Eerst wordt nagegaan welke kandidaten aan de minimale vereisten voldoen. Vervolgens worden de offertes inhoudelijk beoordeeld van alle kandidaten die voldoen. Eventueel volgt er nog een onderhandelingsfase, en vervolgens wordt de opdracht gegund.
- Onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking
Inzetbaar voor ontwerpopdrachten onder de publicatiedrempel | Voor kleinere opdrachten kan eveneens in één fase gewerkt worden, maar in plaats van de opdracht te publiceren, worden er enkele kandidaten (minstens 3) gericht aangeschreven. Zij dienen dus op uitnodiging een offerte in. Deze offertes worden inhoudelijk beoordeeld, eventueel wordt er onderhandeld, en vervolgens wordt de opdracht gegund.
- Openbare procedure
Inzetbaar voor alle ontwerpopdrachten | Deze procedure verloopt gelijk met de vereenvoudigde onderhandelingsprocedure, maar dan zonder onderhandelingsmogelijkheid. Na publicatie van het bestek dienen kandidaten hun offerte in met daarin alle documenten betreffende de selectiecriteria en de gunningscriteria. Eerst wordt nagegaan welke kandidaten aan de minimale vereisten voldoen. Vervolgens worden de offertes inhoudelijk beoordeeld van alle kandidaten die voldoen, en wordt de opdracht gegund. Opgelet: Groep Gent gebruikt deze procedure niet voor ontwerpopdrachten, maar vele andere publieke bouwheren doen dit wel.
- Opdracht van beperkte waarde
Inzetbaar voor ontwerpopdrachten tot 30.000 € excl. BTW | Voor de kleinste opdrachten moet geen procedure georganiseerd worden. Het volstaat om drie kandidaten te vragen om een voorstel, en op basis daarvan de beste te kiezen. Er is dus geen volwaardig bestek nodig, geen selectie, geen gunningsverslag enz.
- Andere procedures
Een aantal procedures worden zo weinig gebruikt dat we ze hier niet behandelen: de niet-openbare procedure, de concurrentiedialoog en de prijsvraag voor ontwerpen.
-
Mispak je niet aan de minimale vereisten
Over minimale vereisten is geen discussie mogelijk. Je voldoet of je voldoet niet aan de vereisten. Zijn alle nodige expertprofielen binnen het team vertegenwoordigd? Zijn alle referentieprojecten aangeleverd die de nodige ervaring aantonen? In een goed bestek staat eenduidig beschreven waaraan je moet voldoen. Maar eenduidig betekent niet eenvoudig. Bestekken van de Stad en partners worden voorzien van een invulmatrix die je toelaat alle vereisten af te vinken en aan te geven welke referentie ingezet wordt voor welke criterium.
Kan je niet aan de voorwaarden voldoen? Zoek dan partners om je team op maat van de opdracht te versterken. Zorg dat je samen over alle nodige competenties beschikt en toon aan hoe jullie samen aan de slag gaan.
Opdrachten worden steeds complexer, waardoor grotere teams met tal van experten uit verschillende disciplines nodig zijn (waarvan er soms niet veel rondlopen). Daarom vragen we in Gent geen exclusiviteit van onderaannemers. Anders zijn de enige die nog kans maken degene die het snelst een team konden vormen.
-
Maak referentiefiches niet/wel op maat van de opdracht
Referentieprojecten kunnen op twee manieren bevraagd worden. Als je referenties aanlevert om aan de minimale vereiste voor selectie te voldoen, dan volstaan standaardfiches. In Gent gebruiken we hiervoor vaste sjablonen. Het gaat in de selectiefase namelijk niet over de kwaliteit van de referentie zelf. Maar als er nadien ook een kwalitatieve beoordeling gebeurt van de referenties om het aantal kandidaten te beperken, dan volstaan standaardfiches niet. Dan moet je je opdrachtgever ervan kunnen overtuigen dat jouw referentie uitstekend aansluit bij de opdracht waarvoor je kandideert.
Hoe kom je te weten of de referenties standaard dan wel op maat moeten worden aangeleverd?
- In eenstapsprocedures of procedures zonder bekendmaking is er geen beperking van de selectie en dus geen kwalitatieve beoordeling, dan volstaan standaardfiches.
- In tweestapsprocedures kan het, maar moet het niet. In het bestek staat expliciet vermeld of er een beperking van de selectie zal gebeuren, hoeveel kandidaten worden geselecteerd, en wat het beoordelingskader is. Dan maak je fiches op maat.
-
Predik slimme luiheid
Hou je aan de gevraagde prestaties in het bestek. Zoek een precies antwoord op de gestelde vraag en hou je aan de instructies. In Gent proberen we heel helder te omschrijven welke prestaties we willen. Zo is het aantal pagina’s en/of schetsen, de uitwerkingsgraad van ontwerptekeningen, de opmaak van een bundel, duidelijk in richtlijnen gevat.
Zet in op een sterk idee, maar werk dit niet verder uit dan nodig. Doe je meer dan gevraagd, dan speelt dat mee in negatieve zin. Maak slim gebruik van referentiebeelden, schetsen en schema’s, en beperk het gedetailleerde tekenwerk tot een minimum. Dikke stiften zijn je beste vriend. Maak enkel uitgewerkte plannen, 3D-visualisaties en maquettes wanneer ze expliciet gevraagd worden.
-
Houd er rekening mee dat niet elke offerte vergoed wordt
In offertefase is er altijd wel een gunningscriterium dat peilt naar je ontwerpintenties, hetzij in de vorm van een ontwerpvoorstel, hetzij in de vorm van een visienota, of iets ertussenin. Als je een ontwerpvoorstel moet maken, hoort daar een redelijke vergoeding bij. Deze vergoeding kan de reëel gemaakte kosten niet compenseren: dat is ook niet de bedoeling. Ontwerpers mogen gerust risico dragen bij het opmaken van offertes. Maar dat risico moet in verhouding zijn. Daar zijn we in Gent van overtuigd. Dat betekent wel dat we een stuk selectiever moeten zijn voor welke projecten we nog een ontwerpvoorstel vragen. Voor alle andere projecten zal een visienota volstaan.
Wat ontwerpopdrachten onderscheidt van andere overheidsopdrachten is dat er een intellectuele inspanning geleverd wordt die resulteert in een tastbaar product, namelijk een ontwerp voor een project. Het gaat dus niet om een dienstverlening waarbij een bepaald proces of methodologie toegepast wordt (wat bijvoorbeeld het geval is bij berekening van energieprestaties. Het gaat evenmin om een dienst waarbij er een gereproduceerd/reproduceerbaar product kant-en-klaar geleverd wordt (wat bijvoorbeeld het geval is bij catering). Bij het indienen van een offerte is er al een stuk van het eigenlijke werk is verricht. Bovendien is dat voor ruimtelijk ontwerp relatief complex, omdat je rekening moet houden met tal van aspecten in de reële fysieke ruimte.
-
Maak geen generiek plan van aanpak
Wanneer we een ontwerpopdracht aanbesteden in Gent, geven we kandidaten daarom al een eerste plan van aanpak mee. We leggen onze verwachtingen en ambities vast in een projectdefinitie en stellen een fasering voor, een overlegstructuur, mijlpalen met bijhorende deliverables etc. Bij het beoordelen van de offerte vragen we jou als ontwerper om een reactie op die aanpak. En daarin mag je kort zijn. Opdrachtgevers hebben voor de beoordeling veel meer aan een gerichte nota op maat van het project, dan een generiek stuk proza met holle frasen.
Sleutelwoorden: budgetbewaking, timing, wanneer wie inzetten, hoe organiseer je samenwerking binnen team, stakeholdermanagement enzovoort. Ontbreken deze krijtlijnen in het bestek? Beschouw dat als een teken aan de wand. Vermijd opdrachten van opdrachtgevers die zelf geen enkele visie hebben over het te voeren projectproces.
-
Houd contact
Je kan in elke aanbestedingsprocedure vragen stellen. Tijdens de procedure is het overigens ook de enige manier waarop kandidaten en opdrachtgever met elkaar horen te communiceren. Dat garandeert de gelijke behandeling van alle inschrijvers.
Als ontwerper en expert heb je ook iets bij te dragen aan de opdracht. Daarom kiezen we in Gent altijd voor onderhandelingsprocedures. Zo kunnen we onderlinge verwachtingen tussen opdrachtgever en opdrachthouder goed afstemmen en vermijden dat er misverstanden in een opdracht sluipen. Weet wel dat een onderhandeling enkel plaatsvindt op initiatief van de opdrachtgever. Het is een mogelijkheid binnen de procedure, maar geen verplichting.
Durf na een procedure feedback te geven. Bestekken zijn immers geen onfeilbare documenten en soms schieten publieke opdrachtgevers tekort: de opdrachtomschrijving kon te wensen overlaten, er waren te strenge contractuele voorwaarden, risico’s werden onredelijk verdeeld, de vergoeding bleek niet in verhouding, enzovoort.
-
Laatst gewijzigd : 24 december 2024