City Deal ‘E-inclusion by Design’

tijdslijn

We geven dit project vorm via 5 werkpakketten

Kennisopbouw 

Lokale besturen hebben een goede kennis van Human Centered Design om de gebruiker meer centraal te zetten bij het ontwikkelen en implementeren van digitale dienstverlening.

Om deze ambitie te bereiken organiseren we in de eerste 2 jaar van het project opleidingen bij de 14 lokale partners van dit project. In het eerste jaar met een focus op het verwerven van basisprincipes van human centered design. In het tweede jaar met een kans op het zich verder verdiepen in specifieke onderdelen van het ontwikkelproces. Bijvoorbeeld een extra focus op gebruikersonderzoeken of een extra focus op gebruikerstesten. 

Iedere stad stelt een lokaal projectteam samen om de uitdagingen van dit project binnen de eigen lokale context te realiseren.

Coaching & experiment

In elke stad vinden experimenten plaats bij digitale dienstverlening. De trekkers uit de steden vormen een netwerkgroep die coaching krijgt bij het opzetten, uitvoeren en analyseren van de experimenten.

Een externe coachingspartner zal ons proces begeleiden en coachen bij uitdagingen zoals: hoe en wanneer betrek je de eindgebruiker; hoe pak je sterk divergerende inhoudelijke noden aan; hoe motiveer je burgers om deel te nemen als testgebruiker; welke onderzoeksmethoden zijn werkbaar en wenselijk. 

De leden van dit netwerk beslissen welke experimenten opgezet worden. Ze streven hierbij naar een diverse waaier aan praktijkcases waarbij de focus ligt op digitale dienstverlening naar burgers. Digitale dienstverlening naar personeel van een stad behoort tot de mogelijkheid als het een generieke toepassing is voor alle personeel. Een praktijkcase kan bijvoorbeeld gaan over een inschrijvingssysteem, een stadsapp, een systeem voor adreswijziging, aanvraag steunmaatregelen, opvolging/inzage in dossier, tijdsregistratie, authenticatie, een afspraak maken… 

In de experimenten worden diverse werkvormen uit het proces van Human Centered Design uitgetest in de eigen lokale context.  

De analyse en de geleerde lessen van de experimenten dienen als input voor het ontwikkelen van een toolbox over e-inclusion by design en implementatie van digitale dienstverlening. Iedere lokale partner is verantwoordelijk voor input vanuit zijn eigen lokale context.  

E-inclusie risk indicator en e-inclusion by design tooling

Externe experten voorzien de steden van design- en analysetools waarmee ze aan gebruiksvriendelijkheid kunnen werken tijdens het hele ontwikkelings- en implementatieproces.

Gedurende de ontwikkeling van de methoden voor de toolbox zullen we zeker op uitdagingen botsen waarrond externe inhoudelijke organisaties al aan het werk zijn.  

Met het budget uit dit werkpakket zullen we overheidsgunningen per afgebakende opdracht uitschrijven waarop deze organisaties kunnen intekenen. Op die manier versterken we ons project met externe inhoudelijke expertise.  

De externe partners staan in voor de ontwikkeling van specifieke tools en inhouden die een plaats zullen krijgen in de toolbox, waaronder een e-inclusie risk indicator, en een checklist met minimale eisen voor gebruiksvriendelijke digitale dienstverlening. En ook het implementeren van reeds bestaande tools is een te volgen weg.  

De partnersteden testen mee het ontwikkelde materiaal en geven feedback op de ontwikkeling en implementatie ervan. 

Schaling & spreiding

De geleerde lessen uit kennisopbouw, coaching en experiment worden omgezet in bruikbaar materiaal en beleidsaanbevelingen en worden verspreid naar alle lokale overheden en betrokken partijen.

Een externe academische partner wordt ingeschakeld om beleidsaanbevelingen te maken op basis van de ervaringen uit deze City Deal. We willen dit inbouwen om ervoor te zorgen dat werken aan gebruiksvriendelijkheid verder structureel kan ingebouwd worden in de ontwikkeling van digitale dienstverlening van lokale overheden. 

Het materiaal wordt ontwikkeld vanuit de ervaring van de centrumsteden. Daarom wordt in deze fase ook een vertaalslag naar kleine en middelgrote lokale besturen gemaakt. 

De kennisopbouw, de experimenten en de geleerde lessen die we realiseren via werkpakket 1 tot 3 worden in werkpakket 4 uitgewerkt tot een bruikbare en publiceerbare toolbox.  

We publiceren al het materiaal zodat het toegankelijk wordt voor alle lokale besturen.

In jaar 2 plannen we een tussentijds event waarin we over de voortgang van deze City Deal communiceren. We grijpen dit ook aan om uit te wisselen met andere lokale besturen in functie van de vertaalslag van het materiaal naar kleinere lokale besturen. 

In jaar 3 presenteren we de resultaten van deze City Deal in een slotevent. We werken samen met partners in Vlaanderen die als doel hebben om dit soort kennis onder steden te verspreiden, zoals Inter, KcVS, VVSG en Mediawijs. 

Projectbeheer

De uitdagingen van de City Deal worden op een duidelijke en efficiënte manier gecoördineerd, ondersteund en verantwoord, zodat alle partijen kunnen samenwerken aan de gestelde doelen.

Deze City Deal wordt inhoudelijk gecoördineerd door District09 (Stad Gent) en administratief gecoördineerd door KCVS. 

Iedere partnerstad is verantwoordelijk voor het beheer en organisatie van de City Deal in zijn eigen lokale context.  

De overkoepelende netwerkgroep, zoals omschreven in werkpakket 2, is het centrale overlegorgaan van deze City Deal waarin alle partnersteden vertegenwoordigd zijn.