Hoe factureren aan Groep Gent
Groep Gent past voor alle facturen volwaardige e-facturatie toe. Lees hier hoe je een digitale factuur indient en wat de vereisten zijn.
E-facturatie is verplicht voor facturatie aan overheden en lokale besturen sinds 2023 (Koninklijk Besluit ‘E-invoicing’ van 9 maart 2022). Sinds 2026 geldt de verplichting ook tussen Belgische ondernemingen onderling.
Dat geldt voor alle facturen van alle leveranciers van Groep Gent (Stad Gent, OCMW Gent, AG Kunsten en Erfgoed, Politiezone Gent, Hulpverleningszone Gent en District09). Wordt een factuur toch op papier of als pdf via e-mail verstuurd, dan wordt die geweigerd.
Wat is een e-factuur?
Een e-factuur is een factuur die elektronisch wordt opgesteld en verzonden via Peppol, een internationaal netwerk voor veilige en betrouwbare uitwisseling van documenten. Iedereen met een ondernemingsnummer kan Peppol gebruiken.
Meer info op efactuur.belgium.be
De voordelen van e-facturatie
- Sneller en eenvoudiger verwerkt: tijdswinst
- Snellere betaling aan jou als leverancier
- Veiliger: minder fouten, minder risico op fraude, geen verloren documenten
- Geen kosten voor papier, enveloppen of verzending
- Milieuvriendelijker
Ook voor jouw bedrijf is deze verplichting dan ook een goede gelegenheid om je facturen te digitaliseren.
Hoe dien je een e-factuur in?
Er zijn oplossingen op maat van elke leverancier. Gebruik je een ERP pakket? Of gebruik je een boekhoud- of facturatiesoftware? Heb je nog geen software of toepassing en maak je momenteel facturen in Word of Excel?
- Volg de stappengids op efactuur.belgium.be. De gids leidt je stapsgewijs naar de beste oplossing op jouw maat. Je vindt er ook een link naar de lijst met compatibele software en apps, sommige betalend, andere gratis.
- Stuur je erg weinig facturen? Dan kan je ook gebruik maken van het Mercurius portaal.
- Maak je kosten om e-facturatie op te zetten? Dan heb je misschien recht op een verhoogde aftrek van 120% op je belastingen. Lees de voorwaarden op de website van VLAIO.
Aan welke voorwaarden moet je e-factuur voldoen?
Vormvoorwaarden
Heb je een btw-nummer? Dan ben je verplicht de vormvoorwaarden volgens de btw-wetgeving te gebruiken. Je vermeldt dan:
- Correct btw-percentage (bijv. medecontractant, kleine onderneming, vrijstelling art. 44)
- Btw-nummer van de verkoper
- Btw- of ondernemingsnummer van de betrokken entiteit van Groep Gent
- IBAN-nummer van de verkoper
- Bestelbonnummer (via orderreference)
- Duidelijke omschrijving + datum van de geleverde dienst of goederen
- Het is aangeraden om als bijlage een “leesbare” versie als PDF mee te sturen.
Stuur per bestelbon een afzonderlijke factuur.
Technische vereisten
Bekijk onze business rules met de belangrijkste richtlijnen voor de inhoud van de velden in je e-factuur. Zo bezorg je ons een e-factuur zonder fouten of terugkerende problemen.
Ondersteuning nodig?
Contacteer de helpdesk van de toepassing die je gebruikt, bijvoorbeeld voor foutmeldingen, koppelingen, afleverstatus enzovoort. De Stad Gent kan enkel nagaan of een factuur al dan niet ontvangen is.
Factureren per e-mail
In enkele uitzonderlijke gevallen kun je nog per e-mail factureren:
- Je factureert vanuit een rechtspersoonlijkheid zonder ondernemingsnummer (Let op: een ondernemingsnummer ≠ btw-nummer).
- Je factureert buiten een overheidsopdracht, zoals huren, belastingen of taksen.
- Je bent een buitenlandse leverancier (buiten EU) die niet met Peppol kan werken.
Kom je in aanmerking?
- Stuur je aanvraag en het e-mailadres van waaruit je wil factureren naar factuurinfo@stad.gent.
- Na goedkeuring mag je facturen als pdf per e-mail versturen.
Onkostennota’s
Enkel voor leveranciers zonder ondernemingsnummer (natuurlijke personen).
Vermeld minstens deze gegevens:
- Naam
- Adres
- IBAN-rekeningnummer
- Datum van opmaak
- Omschrijving + datum van levering of prestatie
- Leveringsadres of naam van de opdrachtgevende dienst
- Bedrag
Stuur de onkostennota rechtstreeks via e-mail naar de dienst of contactpersoon die de opdracht gaf.
Bestelbonnen
Een overeenkomst met de Stad Gent is pas geldig wanneer je een bestelbon, brief van sluiting of ondertekende overeenkomst hebt ontvangen.
- Bezorg je ondernemingsnummer en e-mailadres aan cel.derden@stad.gent
- Na goedkeuring ontvang je de bestelbon digitaal
- Wacht steeds op de bestelbon vóór je levert of uitvoert
Gegevensverwerking
Groep Gent verwerkt je gegevens volgens de GDPR-regelgeving. Je hebt altijd recht om je gegevens in te kijken en aan te passen. Neem daarvoor contact op met cel.derden@stad.gent.