Hoe factureren?

Volwaardige e-facturatie

De Stad Gent, OCMW Gent, AG Kunsten en Design, AG Erfgoed, Politiezone Gent, Hulpverleningszone Gent en onze IT-partner District09: de 7 entiteiten verbonden aan de Groep Gent kiezen resoluut voor een vlugge, vergaande en volwaardige e-facturatie waarbij we een belangrijke stap zetten naar digitalisering. Ook voor jouw bedrijf is dit een opportuniteit om dit proces te digitaliseren!

Wat is een e-factuur?

Een e-factuur wordt elektronisch gemaakt met gestructureerde data (XML UBL 2.1) en verzonden (papierloos) via het PEPPOL-netwerk. PEPPOL is de internationale standaard voor veilig, snel, betrouwbaar en eenvoudig uitwisselen van elektronische berichten zoals facturen.

Een PDF-factuur per email is geen e-factuur.

Verplichting en deadlines

De invoering van het Koninklijk besluit "E-invoicing" van 9 maart 2022 verplicht leveranciers om e-facturen te versturen aan de overheid (Europese, federale, Vlaamse en lokale besturen). Groep Gent neemt een voortrekkersrol op vlak van digitalisering en automatisering waarbij de verplichting gefaseerd in werking zal treden binnen de Groep Gent.

• Eerste fase: vanaf 1 november 2022 verplicht voor alle opdrachten boven de drempel van Europese bekendmaking
• Tweede fase: vanaf 1 mei 2023 verplicht voor alle facturen ongeacht de waarde van de opdracht

Opgelet: na deze deadlines worden facturen op papier of PDF geweigerd!

Voordelen e-facturatie

Elektronisch factureren biedt voordelen: snellere en automatische verwerking van facturen, geen risico op verlies van facturen, snellere betaling van jouw factuur, afschaffing van papier-, port- en enveloppenkost en een forse daling van arbeidstijd en -kost om facturen te maken en te verzenden.

Hoe factureren?

E-facturatie via PEPPOL/Mercurius

Stuur jouw facturen elektronisch naar ons via het Mercurius/Magda platform van de Federale en Vlaamse Overheid. Deze e-facturen zijn elektronische factuurberichten in gestandaardiseerd formaat (XML UBL2.1 formaat “PEPPOL”).

Business rules voor e-facturatie

Om ervoor te zorgen dat jouw e-factuur zonder fouten of terugkerende problemen wordt aangeleverd en efficiënt kan worden verwerkt in ons ERP-systeem, lijsten we in onze business rules de belangrijkste aspecten op over de inhoud van de velden in de e-factuur.

Vind hier de business rules voor E-facturatie

Vormvereisten factuur

Welke informatie moet jouw factuur aan de Stad bevatten? 

Btw-plichtige leverancier (bvba, NV, bepaalde vrije beroepen ...)

Heb je een btw-nummer, dan ben je verplicht de vormvereisten volgens de btw-wetgeving te gebruiken.

• Vermeld steeds het juiste btw-percentage (bv. medecontractant, kleine onderneming, vrijstelling o.b.v. art.44)
• BTW nummer van de verkoper
• BTW of KBO nummer van één van onze entiteiten
• IBAN nummer van de verkoper
• Vermeld steeds het bestelbonnummer via het veld "orderreference" of "PO-nummer"
• Omschrijving en datum van dienst/levering
• Stuur per bestelbon een afzonderlijke factuur

Zorg ervoor dat het XML-bestand alle gegevens bevat. Doe je dit niet, dan raden wij jou aan om de originele PDF mee te sturen bij de e-factuur.

Verstuur je factuur slechts éénmaal via e-facturatie. Facturen of duplicaten op papier en via e-mail worden niet behandeld.

Alternatief tot 1 mei 2023: PDF per mail

Nog niet in staat om e-facturen te versturen? Stuur je PDF-factuur naar het specifieke mailadres van één van onze bedrijven.

Opgelet: vanaf 1 mei 2023 worden facturen via deze weg geweigerd!

Om je factuur succesvol te versturen, volg je onderstaande eenvoudige stappen:

• Verstuur je factuur als PDF-bijlage aan een mail
• De mail bevat één PDF-bijlage
• De PDF-bijlage bevat één factuur
• Andere bijlagen kunnen worden toegevoegd indien deze geen PDF-bestanden zijn
• Maak voor meerdere facturen aparte mails en PDF-bestanden aan
• Verstuur je email naar het correcte mailadres
• Verstuur de digitale factuur NIET nogmaals per post of via een ander kanaal!
• Respecteer de vormvereisten
• Stuur een aparte factuur per bestelbon, groepeer ze niet!

Enkel PDF-facturen die voldoen aan bovenstaande normen worden aanvaard. Indien jouw email niet voldoet aan deze vereisten wordt ze automatisch geweigerd. In dat geval krijg je een automatisch antwoord met de reden waarom jouw email niet werd aanvaard.

Stuur enkel facturen naar onderstaande mailadressen, geen andere documenten (vragen, catalogen, rappels, reclame ...). De automatische verwerking zal deze niet aanvaarden en de documenten worden niet gelezen. Stuur facturen nooit naar een ander mailadres, je factuur wordt niet geaccepteerd.

Onkostennota's

Niet-btw-plichtige leverancier (particulieren, bepaalde vrije beroepen, rechtspersonen zonder BTW-nummer)

Vermeld minimaal onderstaande gegevens op jouw onkostennota voor een correcte uitbetaling:

• Naam
• Adres
• IBAN-rekeningnummer
• Datum van opmaak onkostennota
• Omschrijving en datum van dienst/levering
• Leveringsadres of naam van de opdrachtgevende dienst
• Bedrag

Bezorg de onkostennota rechtstreeks via email aan de opdrachtgevende dienst of contactpersoon. Zij registreren jouw onkost en zorgen voor de uitbetaling ervan.

Bestelbonnen

Een overeenkomst met Stad Gent komt pas tot stand na verzending van een bestelbon, brief van sluiting of overeenkomst na goedkeuring door de bevoegde dienst.

Je wacht dus altijd eerst deze goedkeuring af voordat je goederen levert, diensten presteert of werken verricht.

Vanaf 1 juli 2022 wil Stad Gent 100% digitale bestelbonnen verzenden. Dat betekent dat bestelbonnen niet meer op papier en per post zullen worden verzonden.

Op deze manier willen we de bestelbonnen sneller en milieuvriendelijker bezorgen.

Bezorg jouw ondernemingsnummer en emailadres aan cel.derden@stad.gent om jouw bestelbon vlot te ontvangen.

Jouw gegevens worden verwerkt volgens de GDPR-regelgeving. Je hebt altijd recht om je gegevens in te zien en aan te passen. Neem daarvoor contact op met cel.derden@stad.gent.

Algemene facturatiegegevens van onze entiteiten

Vragen, herinneringen en aanmaningen

Verstuur vragen, betalingsherinneringen en aanmaningen naar onderstaande mailadressen: