Hoe factureren?

Volwaardige e-facturatie

De Stad Gent, OCMW Gent, AG Kunsten en Design, AG Erfgoed, Politiezone Gent, Hulpverleningszone Gent en onze IT-partner District09: de 7 entiteiten verbonden aan de Groep Gent kiezen resoluut voor een vlugge, vergaande en volwaardige e-facturatie waarbij we een belangrijke stap zetten naar digitalisering. Ook voor jouw bedrijf is dit een opportuniteit om dit proces te digitaliseren!

Wat is een e-factuur?

Een e-factuur wordt elektronisch gemaakt met gestructureerde data (XML UBL 2.1) en verzonden (papierloos) via het PEPPOL-netwerk. PEPPOL is de internationale standaard voor veilig, snel, betrouwbaar en eenvoudig uitwisselen van elektronische berichten zoals facturen.

Een PDF-factuur per email is geen e-factuur.

Verplichting en deadlines

De invoering van het Koninklijk besluit "E-invoicing" van 9 maart 2022 verplicht leveranciers om e-facturen te versturen aan de overheid (Europese, federale, Vlaamse en lokale besturen). Groep Gent neemt een voortrekkersrol op vlak van digitalisering en automatisering waarbij de verplichting gefaseerd in werking zal treden binnen de Groep Gent.

• Eerste fase: vanaf 1 november 2022 verplicht voor alle opdrachten boven de drempel van Europese bekendmaking
• Tweede fase: vanaf 1 mei 2023 verplicht voor alle facturen ongeacht de waarde van de opdracht

Opgelet: na deze deadlines worden facturen op papier of PDF geweigerd!

Voordelen e-facturatie

Elektronisch factureren biedt voordelen: snellere en automatische verwerking van facturen, geen risico op verlies van facturen, snellere betaling van jouw factuur, afschaffing van papier-, port- en enveloppenkost en een forse daling van arbeidstijd en -kost om facturen te maken en te verzenden.

Hoe factureren?

E-facturatie via PEPPOL/Mercurius

Stuur jouw facturen elektronisch naar ons via het Mercurius/Magda platform van de Federale en Vlaamse Overheid. Deze e-facturen zijn elektronische factuurberichten in gestandaardiseerd formaat (XML UBL2.1 formaat “PEPPOL”).

Business rules voor e-facturatie

Om ervoor te zorgen dat jouw e-factuur zonder fouten of terugkerende problemen wordt aangeleverd en efficiënt kan worden verwerkt in ons ERP-systeem, lijsten we in onze business rules de belangrijkste aspecten op over de inhoud van de velden in de e-factuur.

Vind hier de business rules voor E-facturatie

Vormvereisten factuur

Welke informatie moet jouw factuur aan de Stad bevatten? 

Leveranciers met een KBO/BTW nummer (eenmanszaak, bvba, NV, bepaalde vrije beroepen ...)

Heb je een btw-nummer, dan ben je verplicht de vormvereisten volgens de btw-wetgeving te gebruiken.

• Vermeld steeds het juiste btw-percentage (bv. medecontractant, kleine onderneming, vrijstelling o.b.v. art.44)
• BTW nummer van de verkoper
• BTW of KBO nummer van één van onze entiteiten
• IBAN nummer van de verkoper
• Vermeld steeds het bestelbonnummer via het veld "orderreference" of "PO-nummer"
• Omschrijving en datum van dienst/levering
• Stuur per bestelbon een afzonderlijke factuur

Zorg ervoor dat het XML-bestand alle gegevens bevat. Doe je dit niet, dan raden wij jou aan om de originele PDF mee te sturen bij de e-factuur.

Verstuur je factuur slechts éénmaal via e-facturatie. Facturen of duplicaten op papier en via e-mail worden niet behandeld en zorgen voor vertraging in het betaalproces.

Facturatie via PDF per e-mail

Enkel in zeer uitzonderlijke gevallen is facturatie via e-mail toegestaan, namelijk voor opdrachten die buiten de sfeer van overheidsopdrachten vallen. Voorbeelden: wettelijk te betalen vergoedingen, belastingen of taksen, gerechtskosten of betalingsaanvragen waarvoor geen factuur kan worden aangereikt door een leverancier met een KBO nummer.

Als je hiervoor in aanmerking komt, gelieve je aanvraag én e-mailadres te bezorgen aan factuurinfo@stad.gent. Van zodra je aanvraag goedgekeurd wordt, zal je de mogelijkheid hebben om je facturen via PDF te versturen.

Onkostennota's

Leveranciers zonder KBO nummer (particulieren, bepaalde vrije beroepen)

Vermeld minimaal onderstaande gegevens op jouw onkostennota voor een correcte uitbetaling:

• Naam
• Adres
• IBAN-rekeningnummer
• Datum van opmaak onkostennota
• Omschrijving en datum van dienst/levering
• Leveringsadres of naam van de opdrachtgevende dienst
• Bedrag

Bezorg de onkostennota rechtstreeks via email aan de opdrachtgevende dienst of contactpersoon. Zij registreren jouw onkost en zorgen voor de uitbetaling ervan.

Bestelbonnen

Een overeenkomst met Stad Gent komt pas tot stand na verzending van een bestelbon, brief van sluiting of overeenkomst na goedkeuring door de bevoegde dienst.

Je wacht dus altijd eerst deze goedkeuring af voordat je goederen levert, diensten presteert of werken verricht.

Vanaf 1 juli 2022 wil Stad Gent 100% digitale bestelbonnen verzenden. Dat betekent dat bestelbonnen niet meer op papier en per post zullen worden verzonden.

Op deze manier willen we de bestelbonnen sneller en milieuvriendelijker bezorgen.

Bezorg jouw ondernemingsnummer en emailadres aan cel.derden@stad.gent om jouw bestelbon vlot te ontvangen.

Jouw gegevens worden verwerkt volgens de GDPR-regelgeving. Je hebt altijd recht om je gegevens in te zien en aan te passen. Neem daarvoor contact op met cel.derden@stad.gent.

Algemene facturatiegegevens van onze entiteiten

Vragen, herinneringen en aanmaningen

Verstuur vragen, betalingsherinneringen en aanmaningen naar onderstaande mailadressen: