Hoe factureren?

Facturatie aan de Stad Gent, OCMW Gent, AG Kunsten en Design, AG Erfgoed, SVK Gent, Politiezone Gent en Hulpverleningszone Gent.

Vormvereisten factuur

Welke informatie moet uw factuur aan de Stad bevatten? Wel of niet btw-plichtig?

Btw-plichtige leverancier (bvba, NV, bepaalde vrije beroepen, ...)

Heeft u een btw-nummer, dan bent u verplicht de vormvereisten volgens de btw-wetgeving te gebruiken.

  • Vermeld steeds het juiste btw-percentage op de factuur.
  • Indien er geen btw moet worden verrekend, vermeld op de factuur steeds de juiste reden (bv. medecontractant, kleine onderneming, vrijstelling o.b.v. art.44).
  • Vermeld steeds het bestelbonnummer op uw factuur.

NIET-btw-plichtige leverancier (particulieren, bepaalde vrije beroepen, rechtspersonen zonder btw-nummer)

Vermeld minimaal onderstaande gegevens op uw onkostennota voor een correcte uitbetaling.

  • Naam
  • Adres
  • Uw rekeningnummer (IBAN)
  • Datum van opmaak onkostennota
  • Ons bestelbonnummer
  • Omschrijving en datum van dienst/levering
  • Bedrag

Vermeld steeds het bestelbonnummer op uw factuur. Stuur een aparte factuur per bestelbon, groepeer ze niet!

Digitale facturatie

Het departement financiën van de Stad Gent ontvangt bij voorkeur digitale facturen voor de bedrijven waarvoor wij de boekhouding verzorgen: Stadsbestuur Gent, OCMW Gent, Sociaal Verhuurkantoor Gent, AG Kunsten en Design, AG Erfgoed, Hulpverleningszone Centrum, Politiezone Gent.

Elektronisch factureren biedt voordelen: afschaffing van papier-, port- en enveloppenkost, forse daling van arbeidstijd en -kost om uw facturen te maken en te verzenden, geen risico op ‘verloren’ facturen via de klassieke postverzending, digitale en geautomatiseerde verwerking, snellere betaling van uw factuur.

E-facturatie via Mercurius

U stuurt uw facturen elektronisch naar ons via het Mercurius/Magda platform van de Federale en Vlaamse Overheid. Deze e-facturen zijn elektronische factuurberichten in gestandaardiseerd formaat (XML UBL2.1 formaat “PEPPOL”).

Meer en meer lokale overheden sluiten aan op dit platform en Gent wenst hierin een voortrekkersrol op te nemen. Deze manier van factureren biedt tal van voordelen, al dan niet in combinatie met e-ordering (elektronische bestellingen) en maakt een maximaal geautomatiseerd verwerkingsproces mogelijk.

Deze werkwijze vraagt wel een ICT-inspanning. Mogelijks moet u de markt bevragen om u daarbij te laten ondersteunen via service providers en toepassingen. Als leverancier levert u de facturen aan – via een access point zoals bv. een service provider – in het XML UBL2.1 formaat (zoals vastgelegd in voorbereiding van de Europese norm door de werkgroep CENBII). Meer informatie vindt u op de website van Vlaamse Overheid.

Vind hier de business rules voor E-facturatie

PDF per mail

Mail uw factuur als PDF naar het specifieke mailadres van één van onze 7 bedrijven.

Om uw factuur succesvol te versturen, volgt u onderstaande eenvoudige stappen.

  • Verstuur uw factuur als PDF-bijlage aan een mail.
  • De mail bevat één PDF-bijlage.
  • De PDF-bijlage bevat één factuur.
  • Andere bijlagen kunnen worden toegevoegd indien deze geen PDF-bestanden zijn.
  • Maak voor meerdere facturen aparte mails en PDF-bestanden aan.
  • Verstuur uw mail naar het correcte mailadres.
    (verstuur de digitale factuur NIET per post)
  • Respecteer de vormvereisten.
    Stuur een aparte factuur per bestelbon, groepeer ze niet!

Enkel digitale facturen die voldoen aan bovenstaande normen worden aanvaard. Indien uw mail niet voldoet dan zal deze worden geweigerd. Ons systeem stuurt u automatisch een antwoord terug met de reden waarom uw mail niet werd aanvaard.

Stuur enkel facturen naar onderstaande mailadressen, geen andere documenten (catalogen, rappels, reclame, ...). De automatische verwerking zal deze niet aanvaarden en de documenten worden niet gelezen. Stuur uw facturen nooit naar een ander mailadres, uw factuur wordt niet geaccepteerd.

Bedrijfsnaam KBO nummer BTW nummer Mailadres PDF-facturen
Gegevens per bedrijf: digitale facturatie
Stadsbestuur Gent 0207 451 227 BE 0207.451.227 factuurregistratie@stad.gent
OCMW Gent 0212 214 125 BE 0212.214.125 factuurregistratie@ocmw.gent
Sociaal Verhuurkantoor Gent 0643 926 085 geen factuurregistratie@sociaalverhuurkantoor.gent
Politiezone Gent 0862 897 944 geen factuurregistratiePOLI@stad.gent
Hulpverleningszone Centrum 0500 927 497 BE 0500.927.497 factuurregistratie@bwzc.be
AG Erfgoed 0537 522 332 BE 0537.522.332 factuurregistratieAGER@stad.gent
AG Kunsten & Design 0537 520 055 BE 0537.520.055 factuurregistratieAGKU@stad.gent

Voldoet u niet aan bovenvermelde voorwaarden?

Verstuur uw papieren factuur met de post. Facturen worden steeds naar de maatschappelijke zetels gestuurd (zie onderstaande facturatieadressen). Stuur geen facturen naar de leveringsadressen.

Vermeld altijd het bestelbonnummer op de factuur. Dit versnelt de betaling aanzienlijk! Stuur uw factuur in enkelvoud. Zo spaart u papier & milieu.

Bedrijfsnaam Verzendadres

Vragen, aanmaningen, info, rappels

Gegevens per bedrijf: papieren facturatie en mailadressen voor info en rappels
Stadsbestuur Gent
BE 0207.451.227
Stadsbestuur Gent - Factuurregistratie
Botermarkt 1
9000 GENT
factuurinfo@stad.gent
OCMW Gent
BE 0212.214.125
OCMW Gent
Onderbergen 86
9000 GENT
financien.ANK@ocmw.gent
     
Sociaal Verhuurkantoor Gent Sociaal Verhuurkantoor Gent
Onderbergen 86
9000 GENT
financien.ANK@ocmw.gent
     
Politiezone Gent Politiezone Gent - Factuurregistratie
Botermarkt 1
9000 GENT
factuurinfo@stad.gent
Hulpverleningszone Centrum
BE 0500.927.497
Hulpverleningszone Centrum
Roggestraat 70
9000 GENT
factuurinfo@stad.gent
AG Erfgoed
BE 0537.522.332
AGB Erfgoed - Factuurregistratie
Botermarkt 1
9000 GENT
factuurinfo@stad.gent
AG Kunsten & Design
BE 0537.520.055
AGB Kunsten en Design - Factuurregistratie
Botermarkt 1
9000 GENT
factuurinfo@stad.gent

Wettelijke betaaltermijn

De wettelijke termijn bedraagt meestal 30 dagen na factuurdatum voor de meeste diensten en goederen.

De wettelijke betaaltermijn voor werken bedraagt 30 dagen na aanvraag van de factuur door de Stad Gent (einde verificatietermijn).

Betalingsherinneringen en rappels

Ondanks de dagelijks zorg voor uw factuur, kan het voorkomen dat wij de betaaltermijn overschrijden.

Verstuur uw betalingsherinnering (rappels) naar de bovenvermelde mailadressen voor info.

Vragen

Heeft u vragen over betalingen aan derden, facturen, aanmaningen of andere?

Foutieve betalingen aan de Stad Gent

U betaalde foutief aan de Stad Gent? Een bedrag werd van uw rekening gehaald door de Stad Gent? U wenst een terugbetaling/meer informatie?

Wat is een foutieve betaling?

  • U stortte tweemaal een bedrag/ betaling aan de Stad Gent?
  • U stortte een bedrag aan de Stad Gent dat eigenlijk niet voor de Stad Gent bedoeld was (maar bijvoorbeeld voor de Provincie)?
  • Er werd (automatisch) een bedrag van uw rekening gehaald door de Stad Gent (bvb. een domiciliering door de school van uw kind)?

Welke gegevens heeft de Stad Gent nodig voor terugbetaling?

Zowel voor het geven van meer informatie rond een betaling aan de Stad Gent als voor het uitvoeren van een snelle en correcte terugbetaling, dient u volgende gegevens bij de hand te hebben:

  • Uw voornaam en familienaam
  • Uw adres
  • Het correcte bedrag van de storting (tot na de komma)
  • Uw rekeningnummer (IBAN) vanwaar u het geld heeft gestort
  • Het rekeningnummer van de Stad waarop u het geld heeft gestort
  • Datum van betaling
  • De (gestructureerde) mededeling van de betaling