Stadsmarketingfonds

Waar gaat het over?

Organisatoren van activiteiten die het merk Gent versterken, kunnen subsidies aanvragen uit het Stadsmarketingfonds.

De activiteit moet tot doel hebben de naamsbekendheid en het imago van Gent in binnen- en buitenland op een duurzame manier te versterken bij bewoners, bedrijven en bezoekers.

Wat zijn de voorwaarden?

Aanvragen worden beoordeeld op basis van volgende criteria:

• In welke mate draagt je activiteit bij aan het merk Gent? Wat maakt de activiteit Gents?
• In welke mate heeft je activiteit impact? (op het vlak van promotionele return, publieksbereik, duur, economische return en relevantie binnen de sector)
• In welke mate heeft je activiteit een marketingmeerwaarde? (rekening houdend met de invulling van mogelijke hiaten, is het een stimulans voor nieuwe activiteiten, is het een home grown activiteit, zijn er cross-sectorale samenwerkingen, en/of is er een samenspel tussen burgers/middenveld, bedrijven, overheid en de academische wereld)
• In welke mate draagt je activiteit bij aan de Gentse beleidsambities?

We beoordelen of je activiteit bijdraagt aan het merk Gent aan de hand van richtinggevende merkwaarden. De Stad begeleidt je hierin graag vóór de indiening van je aanvraag. Hoe we dat doen, lees je in de Veelgestelde vragen.

Hoeveel bedraagt de subsidie?

• Als aanvrager bepaal je zelf hoeveel subsidie je vraagt.
• De subsidie kan maximaal 50% bedragen van de totale uitgaven van de activiteit.
• Indirecte kosten, personeelskosten en de aankoop van investeringsgoederen komen niet in aanmerking voor subsidiëring.
• Het college van burgemeester en schepenen legt het precieze subsidiebedrag vast op basis van het dossier en na advies van de jury.

Wat heb ik nodig?

• Het online aanvraagformulier.
• Een ingevuld inhoudelijk sjabloon.
• Een ingevuld financieel sjabloon (of een eigen overzicht van de verwachte inkomsten en uitgaven).
• Bedraagt het gevraagde subsidiebedrag (of de optelsom van subsidies voor voorbije edities van dezelfde activiteit) meer dan 25.000 euro? Dan is er ook een verslag van beheer en financiële toestand van de aanvrager nodig.
• Na toekenning van de subsidie, een ingevuld evaluatiesjabloon uiterlijk 3 maanden na je activiteit voor de uitbetaling van de 2e schijf van je toegekende subsidiebedrag.

Hoe dien je een aanvraag in?

We raden je aan om je aanvraag minimaal 6 maanden vóór je activiteit in te dienen. Indienen gebeurt online via het aanvraagformulier voor het Stadsmarketingfonds. Daar laad je dan ook de ingevulde inhoudelijke en financiële sjablonen als Word of pdf op.

De jury komt 4 keer per jaar samen. Dan behandelt ze achtereenvolgens alle aanvragen tot en met:
1) 1 februari
2) 30 april
3) 21 augustus
4) 30 oktober

Wat gebeurt er na de aanvraag?

• Je krijgt een ontvangstmelding binnen de 5 werkdagen.
• Een jury van ambtelijke experten voorgezeten door de algemeen directeur van de Stad Gent beoordeelt je aanvraag en legt een advies ter goedkeuring voor aan het college.
• Ten laatste 2 maanden na de uiterlijke indiendatum brengen we je op de hoogte van de beslissing van het college m.n. op 1 april, 30 juni, 21 oktober en 30 december. Dit zijn richtdata en een verlenging is mogelijk bij wijziging van de aanvraag of nood aan bijkomende informatie vanuit de Stad.
• Indien je een subsidie krijgt, maken we na overleg een individuele samenwerkingsovereenkomst op die het college goedkeurt.
• Na goedkeuring door het college onderteken je de overeenkomst.
• Na ondertekening door jou en de Stad Gent betalen we de eerste schijf van de subsidie. Deze bedraagt 70% van het subsidiebedrag en gebeurt gemiddeld 4 weken na de ondertekening van de samenwerkingsovereenkomst.
• Als het nodig is, contacteren we je voor de promotionele return of stadspromotie.
• De tweede schijf van 30% wordt uitbetaald na afloop van de activiteit en na goedkeuring van het evaluatiedossier. Het evaluatiedossier dien je ten laatste 3 maanden na realisatie van de activiteit in.

Regelgeving

Veelgestelde vragen

Hoe kan ik begeleid worden in het Gentse karakter?

Om je activiteit te laten bijdragen aan het Gentse merk kan je deze webpagina eens doornemen en je bevragen ‘Wat maakt mijn activiteit Gents?’ en ‘Hoe kan ik het Gentse karakter versterken in mijn activiteit?’.

Verder organiseren we enkele keer per jaar een vrijblijvende infosessie rond het merk Gent in het kader van een aanvraag voor het Stadsmarketingfonds. Schrijf je in door te klikken op onderstaande datum:

• Dinsdag 18 april 2023 van 10.30 uur tot 12 uur
• Maandag 26 juni 2023 van 10.30 uur tot 12 uur
• Woensdag 18 oktober 2023 van 10.30 uur tot 12 uur

Na inschrijving ontvang je een vergaderverzoek met een Microsoft Teams link om de digitale infosessie te volgen én rechtstreeks in je agenda op te slaan.
 

Waar vind ik meer over de strategie van de Stad?

Het meerjarenplan 20-25 vertelt wat we de komende 6 jaar willen realiseren in Gent. In dit overzicht vind je de missie van de Stad en een overzicht van de strategische en operationele doelstellingen die relevant zijn voor het Stadsmarketingfonds.

Duik dieper in de beleidsnota’s.

Kan ik een subsidie van het Stadsmarketingfonds combineren met andere subsidies of sponsoring?

Het Stadsmarketingfonds kan je combineren met andere stedelijke beleidssubsidies, in zoverre die andere subsidiekanalen dit mogelijk maken. Je doet er goed aan om in je aanvraagformulier mee te geven welke andere subsidies je hebt aangevraagd of reeds toegewezen kreeg voor je geplande activiteit.
Let wel: De subsidie kan niet voor dezelfde, reeds gesubsidieerde, kosten aangevraagd worden. Elke uitgave mag je maar bij 1 instantie indienen, want een dubbele betoelaging binnen de Stad is niet toegelaten.

Op welke ondersteuning kan ik naast de subsidie nog een beroep doen?

• Lees alles over vergunningen, materiaal lenen, een locatie vinden in het kader van je activiteit zodat je tijdig de nodige aanvragen kan doen.
• Plan je opnames in Gent, bezoek dan even het Filmoffice - LET OP: minimaal 7 weken voor aanvang van het filmproject vraag je een filmvergunning voor opnames op de openbare weg aan.

Wanneer krijg ik de 1ste schijf van de subsidie?

Na ondertekening van de samenwerkingsovereenkomst door jou en de Stad Gent betalen we de 1ste schijf van 70% de subsidie. Dit gebeurt gemiddeld 4 weken na de ondertekening van de samenwerkingsovereenkomst.

Wanneer krijg ik de 2de schijf van de subsidie?

Voor de uitbetaling van de 2de schijf van 30% dien je een evaluatiedossier in uiterlijk 3 maanden na je activiteit.
Het evaluatiedossier bevat:

• een ingevuld evaluatiesjabloon
• de eindrekening met een gedetailleerde opgave van reële kosten en opbrengsten.
• volgende ondersteunende bewijsstukken:
  • facturen voor het bedrag van de subsidie en zoveel mogelijk gerelateerd aan promotionele uitgaven
  • bewijzen van promotionele return (bvb. krantenknipsels, televisiefragmenten, foto’s, …) die aantonen dat de afspraken van de samenwerkingsovereenkomst werden nageleefd

Bezorg het evaluatiedossier digitaal terug via stadsmarketingfonds@stad.gent.

Welke facturen voeg ik bij het evaluatiedossier?

Bij het evaluatiedossier voeg je facturen toe voor het bedrag van de subsidie en zoveel mogelijk gerelateerd aan promotionele uitgaven van je activiteit.
De datum op de facturen is niet bepalend, mag zowel voor als na de activiteit liggen.
De ingediende facturen dienen gericht te zijn aan de aanvrager of één van de partners van de activiteit, zoals opgenomen in het aanvraagformulier.

Mijn activiteit werd goedgekeurd maar kan wegens omstandigheden niet doorgaan. Wat moet ik doen?

Indien je activiteit niet kan plaatsvinden, vraagt het Stadsmarketingfonds om het al gekregen subsidiebedrag terug te storten.
Wanneer het project deels of anders dan gepland plaatsvindt, kan het Stadsmarketingfonds je vragen het subsidiebedrag gedeeltelijk terug te storten.

Wij raden je aan om steeds contact op te nemen met het team van het Stadsmarketingfonds om de opties te bekijken.