“We werken met WAY stapsgewijs naar ons doel toe”

Charlene en Luk gingen samen in zee als businesspartners en runnen sinds 2017 WAY, een koffiebedrijf in Gent met grootse plannen.

Het is een doordeweekse maandag wanneer ik me aan de toog installeer. De heerlijke geur van een lungo dringt mijn neusgaten binnen. Ondertussen werkt Charlene haar eigen kopje af, een cappuccino met een mooie melkschuimtekening. Samen met haar vennoot Luk, hebben we afgesproken in haar koffiebedrijf WAY op DOK Noord. Want we zijn benieuwd hoe de voormalige barista van OR erin geslaagd is om op korte tijd een nieuw koffiebegrip in Gent uit te bouwen dat ondertussen al 3 locaties telt. Welke uitdagingen moest ze hiervoor overwinnen, hoe financierde ze dit hele verhaal en hoe ziet ze de toekomst? Zet je snel een koffie, installeer je op een rustig en gezellig plekje en lees het hieronder.

  • Ik had meteen een goede vibe met Luk. Op het einde van ons eerste gesprek trok hij de deur open van de ruimte waar we nu zitten en zei: heb je geen zin om hier een zaak te starten.

    Charlene , zaakvoerdster WAY

Hallo Charlene en Luk. Bedankt voor jullie tijd. Eerst en vooral: wat een prachtige zaak.

Charlene: “Bedankt. Prachtig pand hé. Ik was meteen verkocht toen Luk me deze ruimte in 2017 liet zien. Luk is mijn zakenpartner voor WAY, een koffiemerk dat we samen uit de grond gestampt hebben en waarmee we de mensen thuis kwalitatieve koffie willen laten zetten. En hoewel we nog steeds naar ons doel aan het toewerken zijn, lijkt dat zo stilaan toch echt aan te slaan. DOK Noord is het kloppend hart met de koffiebranderij en onze eerste koffiezaak. Daarnaast openden we de afgelopen jaren nog 2 andere locaties in het centrum van Gent”.

Want misschien toch even kaderen. Jullie zijn allebei rasechte ondernemers, maar waar komen jullie vandaan?

Luk: “Ik ben de oprichter van de Foodphoto, een fotostudio voor alles wat met food te maken heeft en nu gerund wordt door mijn zoon. Daarnaast onderneem ik al mijn hele leven en was ik ook een van de medeoprichters van Foodbag. Dat zijn maaltijdboxen die aan huis geleverd worden”.

Charlene: “Ik ben in 2009/2010 bij OR aan de slag gegaan als barista. Daar heb ik mijn passie voor koffie ontwikkeld en doorheen de jaren geperfectioneerd. Ik heb daar echt een groot parcours afgelegd en de zaak in Gent op de kaart gezet, hun Brusselse filiaal opgestart en ook nog een tijdje in de branderij meegedraaid. In 2016 ben ik dan mijn eigen weg ingeslagen met een pop-up in de Watt Factory”.  

En daar hebben jullie mekaar leren kennen tijdens een koffie?

Charlene: “Nee toch niet. Toen mijn pop-up op zijn einde liep was ik nog aan het twijfelen over een eigen zaak, maar ik was er nog niet helemaal uit hoe die er dan exact moest uitzien of waar die moest zitten. Om mijn materiaal ondertussen ergens te kunnen stallen, had ik een oproep geplaatst om dat ergens op te stellen in een leuke omgeving. Zo konden de werknemers of bedrijven die daar zaten, gebruik maken van het materiaal voor lekkere koffie. In ruil kon ik de locatie dan gebruiken voor koffieworkshops. Een van de mensen die reageerde, werkte bij Luk. Ik ging een kijkje nemen, vertelde mijn plannen en ik merkte dat we meteen een goede vibe hadden. Want nog datzelfde gesprek zei Luk: ik heb een idee. Niet veel later trok hij de deur open van de ruimte waar we nu zitten en zei: heb je geen zin om hier een zaak te starten (lacht). Overwhelmed dat ik was, zei ik toch maar ja”.

Luk:  “De bedoeling was aanvankelijk om hier een echte lunchplek te starten, want dat had je nergens op DOK Noord. Maar tijdens de COVID-pandemie hebben we dat concept herdacht en besloten we om de lunch achterwege te laten om ons te concentreren op koffie. Want als ondernemer moet je soms keuzes durven maken. Ook al zijn dat geen makkelijke”.

Vanwaar dan toch de ommezwaai naar een koffiezaak?

Luk: “Voor de duidelijkheid, we positioneren onszelf met WAY niet als een koffiebar, we zijn geen café. We zijn een koffiebedrijf. Dat prenten we er ook goed in bij al ons personeel en de jobstudenten. Toch is dat koffiebedrijf maar gaandeweg gegroeid”.

Charlene: “Hoewel ons oorspronkelijke lunchconcept goed werkte, gaf de boekhouder aan dat we toch wel heel dure koffie serveerden. Toen die voorstelde om misschien toch maar een goedkoper merk in te slaan, zag ik dat niet zitten. En zo is het verhaal begonnen. Want de enige optie om toch goeie koffie te serveren en rendabel te zijn, was een eigen branderij te starten. Omdat die koffiepassie maar niet te stillen was, besloten we om het roer om te gooien en er vol voor te gaan waardoor we vlak voor corona onze eigen koffiezaak en branderij openden. Door corona moesten we plots extra creatief zijn en moesten we onze specialty koffie bij de mensen thuis zien te krijgen. En zo bleef ons idee maar evolueren”.

Luk: “We wilden ook na corona sterker staan voor crisissen en niet enkel afhankelijk zijn van een koffiebar. Vandaar de evolutie tot een koffiebedrijf. Met al snel een tweede zaak, deze keer in het centrum”.

Daar openden jullie een takeaway punt voor specialty koffie?

Charlene: “Dat was een concept dat je binnen de wereld van de specialty koffie nog niet had. Bovendien waren er veel voordelen aan dat concept. Zo moesten we maar 6% btw betalen omdat we enkel met takeaway werkten en had je een pak minder personeel nodig want er was geen service of afwas. Met 2 man personeel konden we dus plots heel veel mensen kennis laten maken met onze koffie op een toplocatie. Dat afhaalpunt werd onze marketing en door die locatie ging het plots een pak beter”.

Luk: “De branderij was inderdaad de motor van WAY. Hierdoor konden we de marges groot genoeg houden en ons onderscheiden van de rest. Maar de groei van WAY is er pas echt gekomen door onze uitbreiding naar de takeway zaak in de Voldersstraat en de nieuwste zaak in de Jacobijnenstraat. Die zaken hebben echt een boost gegeven aan de hoeveelheden koffie die we gingen branden. En omdat de mensen ons concept leerden kennen, konden we nu ook pakken koffie verkopen”.

Charlene: “Met WAY zijn we anders dan de doorsnee koffiebar. We verkopen koffie, we hebben de tools en we brengen de koffie thuis”.

  • Way is meer dan een koffiebar. We wilden na corona minder afhankelijk zijn van crisissen en sterker in onze schoenen staan .

    Luk , Vennoot WAY

Sinds kort is daar ook nog wat gebak bijgekomen. Jullie weten van geen stoppen?

Charlene: We merkten dat de mensen graag iets bij hun koffie eten. Maar onze marges op dat gebak waren miniem waardoor we ons afvroegen waarom we dat niet zelf deden. Toen de opportuniteit zich voordeed op de hoek van de Jacobijnenstraat hebben we niet lang getwijfeld en een extra vestiging met een plantaardige bakkerij geopend. Ik voel ook echt dat het eigenlijk nu pas echt begint te borrelen voor WAY. Dat de mensen ons door die 2 zaken nu pas leren kennen. Ze komen zelfs uit het buitenland om onze koffie of gebak te proeven. Dit weekend bestelden Japanners bijv. verschillende koffies en een 20-tal gebakjes en trokken daar overal foto’s van. Die zetten dat dan op blogs, sociale media, enz. … en dat ontploft. Onlangs kregen we zelfs een koffiebestelling uit Hong Kong. Dat is echt absurd”.

Luk: “We hebben eigenlijk een eigen ecosysteem gecreëerd en zijn zelfbedruipend. We kopen onze groene koffie aan en maken er iets heel goeds van. Alles wat we verkopen, hebben we zelf geproduceerd en dat maakt ons vandaag sterk en klaar om te groeien. Daarnaast zijn we ook zero waste en gebruiken we recycleerbare verpakkingen of herwerken we onze restjes in andere producten. Bovendien proberen we ons lokaal in Gent te verankeren. We hebben geen ambitie om in verschillende steden zaken open te doen. Neen, we willen ons echt als een Gents merk profileren zodat de mensen ook naar Gent moeten komen om ons te proeven. Zo kunnen we de kwaliteit nog beter monitoren en kort op de bal spelen”.

Op een 3-tal jaar legden jullie dus een hele weg af. En dat terwijl jullie mekaar voordien niet kenden. Ging zakelijk alles even vlot tussen jullie zoals het nu klinkt?

Luk: “Als ondernemer heb ik geleerd dat je soms ook geluk moet hebben. De juiste mensen op het juiste moment tegenkomen zoals dat heet. Ik geloof daar erg in en ik kan je zeggen dat ik daar als investeerder nog maar zelden bedrogen ben uitgekomen. Want investeren in een zaak is natuurlijk altijd een risico. Toch laat ik de dagelijkse leiding aan Charlene over. Ik weet wat ze kan en ondersteun haar in de grote reis die ze aan het maken is als onderneemster”.

Charlene: “Maar we doen dat toch samen hé Luk! Ik ben een “vree gaander” zoals ze in West-Vlaanderen zeggen (lacht). Er borrelen constant ideeën bij mij op die ik graag met Luk aftoets en waar hij vaak interessante insteken voor heeft. Door die fijne wisselwerking komen we dan tot goeie en interessante concepten zoals WAY dat aan het worden is. We vullen mekaar perfect aan: ik de koffiekennis, Luc de business”.

Was er zonder mekaar geen sprake geweest van WAY?

Luk: “Mijn goeie tip voor jonge ondernemers die ambitieus zijn, is toch om iemand naast je te zetten die veel ervaring en goesting heeft in je avontuur. Die meer ervaren ondernemers hebben een gigantisch netwerk en toegang tot de banken en investeerders. Want die zijn meestal pas geïnteresseerd in je verhaal als je de startfase voorbij bent”.

Charlene: “De banken staan inderdaad niet te springen voor een horecalening natuurlijk. Zo ben ook ik elders financiering gaan zoeken voor mijn pop-up. Gelukkig kon ik bij Microstart terecht. Zij hebben toch een andere blik op ondernemen en kijken echt naar je concept. Met die 15.000 euro kon ik mijn droom opstarten. Voor de rest heb ik inderdaad ook heel wat te danken aan Luk. Ik moet er soms ook hard om lachen als mensen mij vragen hoe ik dat allemaal doe met WAY. Dan moet ik toch echt uitleggen dat dit verhaal geen one man show is, neen (lacht)”.

3 zaken op 3 jaar. Hoe manage je dat allemaal?

Charlene: “Dat is niet eenvoudig (lacht). Dat is ook een leerproces natuurlijk. In het eerste jaar is dat vooral gaan en alles doen. Maar dat kan je niet blijven volhouden als je ook wil groeien, want dan heb je personeel nodig. Goed personeel ook. En dat is binnen de specialty koffie niet altijd even evident omdat je die koffiekennis nodig hebt. Dat vraagt ook om passie”.

Luk: “Gelukkig is er in Gent wel een grote koffie scene en bieden heel wat mensen zich spontaan aan. Op dat vlak hebben we wel geluk. Als je dan ook nog over een goede portie mensenkennis beschikt zoals Charlene en ik, dan haal je de juiste mensen er wel uit”.  

Charlene: “En met het goede personeel komt het er dan op neer om goede processen uit te bouwen of opleiding te geven zodat ik mijn expertise kan delen en de taken kan loslaten. Dat doen we wel altijd in overleg met het team zodat iedereen er zich comfortabel bij voelt en het niet te snel gaat. We gaan dus goed checken wie welke taken op zich wil nemen. Daarnaast is het mijn taak om een continue kwaliteitscontrole toe te passen”.

Luk: “En uiteraard moet er ook gekeken worden welke taken Charlene niet meer hoeft te doen. Zo hebben we er iemand bij gehaald die de taak van HR en personeelsverantwoordelijke kreeg en hebben we de sales uitbesteed om tijd vrij te maken voor die dingen waar Charlene zich echt op moet focussen als manager”.  

Personeel is vaak de sleutel tot succes in je zaak. Je investeert dus best genoeg in hen, want zo bind je ze ook langer aan je bedrijf

Luk , Vennoot Way

Hoe giet je dat koffiebedrijf dan in processen?

Charlene: “Ik brand de koffie bijvoorbeeld graag als eerste. Eenmaal dat goed zit, geef ik de brandingsprofielen door aan onze brander Ward. Ik kan het vanaf dan vanachter mijn computer opvolgen. Maar ook voor ons personeel dat hier start, is er een hele procedure. Zo moeten die verplicht 3u een front of house training volgen. Ook al staan ze niet aan de kassa. Ze moeten leren hoe ze met een klant moeten omgaan. Daarna krijgen ze ook de mogelijkheid voor opleidingen espresso zetten of melk. We beslisten ook net dat onze jobstudenten die opleidingen ook krijgen. Dat is belangrijk”.

Luk: “Personeel is vaak de sleutel tot succes in je zaak. Je investeert dus best genoeg in hen, want zo bind je ze ook langer aan je bedrijf. Zeker bij die jobstudenten kan die investering toch een meerwaarde zijn omdat die toch even te gaan hebben”. 

Charlene: “Zonder al die procedures moet je te veel adhoc werken en te veel communiceren. Dat is niet goed”.

Mis je het koffie zetten dan zelf niet te veel?

Charlene: “Soms is dat een dubbele, maar ik haal zowel plezier uit het managen als uit het koffie maken. Toch vind ik het belangrijk om vaak in de zaak aanwezig te zijn en bij te springen of het werk nog eens zelf te doen. Mijn aanwezigheid maakt een groot verschil omdat de filosofie van WAY in mij zit. Die passie, dat voel je als ik er ben en dat voelen de klanten ook. Vergelijk het een beetje met de restaurants van Sergio Herman. Die draaien ook wel als hij niet in de keuken staat, maar dat is niet hetzelfde voor de klant. WAY hangt in mijn lijf en het is belangrijk dat de mensen dat voelen”.

Om af te sluiten: wat is je ultieme doel met WAY?

Charlene: “Voor mij is dat toch dat idee van home brewing. Onze grote drive is mensen thuis goede koffie leren zetten. Daar zijn we nog niet. Maar het lijkt me geweldig mocht ik de mensen thuis een kant-en-klaar pakketje kunnen afleveren waarmee ze dan bepaalde koffies kunnen gaan maken. Een thuisleverabonnement met instructies en tools voor het maken van de perfecte espresso of cappuccino. Dat is het ultieme doel”. 

Succes!