Subsidie Buitenspeeldag aanvragen

Waar gaat het over?

De Buitenspeeldag is dé dag waarop we het belang van buiten spelen, bewegen en sporten nog eens extra in de kijker zetten en stimuleren.

Dit doen we met tal van speelprikkels en activiteiten in de onmiddellijke woonomgeving van kinderen, tieners en jongeren.

Zorg jij mee voor een geslaagde editie van de Buitenspeeldag? Organiseer zelf activiteiten en vraag een subsidie aan. 

Tot en met 31 januari 2025 kan je een online aanvraag indienen om kans te maken op financiële ondersteuning (een subsidie van maximum 1.000 euro). Begin maart worden de activiteiten bekend gemaakt.

Heb je vragen of problemen bij het indienen van je online aanvraag? Contacteer dan de Jeugddienst of stuur een e-mail naar buitenspeeldag@stad.gent.

Een overzicht van de vragen die gesteld worden in het online formulier vind je hier.

Wat zijn de voorwaarden?

• Je dient in vanuit een niet-commerciële vereniging, organisatie of als persoon die verblijft in Gent.

• Je activiteit voldoet aan de volgende criteria:

  • je activiteit spoort kinderen of jongeren aan om zelf actief buiten te komen, te spelen, te sporten en vindt plaats op de jaarlijkse Buitenspeeldag

  • je activiteit maakt geen deel uit van je reguliere werking, je verzint iets nieuws of herdenkt iets bestaands in het teken van de Buitenspeeldag

  • je activiteit is gratis en vrij toegankelijk voor alle kinderen en jongeren

  • je activiteit vindt plaats in de publieke of publiek toegankelijke buitenruimte in Gent (je moet uiteraard wel steeds in orde zijn met aanvraag inname openbaar domein indien nodig) en is goed zichtbaar

  • er is een volledig verbod op het gebruik van wegwerpmateriaal ingeval je drankjes voorziet

• Je activiteit vindt plaats op woensdag 23 april 2025.

• Je voert zelf actief promotie om je activiteit bekend te maken en vermeldt daarbij steeds de steun van Stad Gent. We voorzien ondersteuning in de vorm van affiches en vermelding op de website.

• De inhoudelijke en financiële verantwoording wordt bezorgd aan de Jeugddienst ten laatste 14 dagen na afloop van de Buitenspeeldag.  De inhoud van de verantwoording is bepaald per subsidiecategorie en wordt verduidelijkt in het geval dat de subsidie toegekend wordt. Er wordt een formulier voorzien.

Hoeveel bedraagt de subsidie?

Een subsidie van 250, 500 of 1000 euro (de grootte van het bedrag is gekoppeld aan een aantal voorwaarden) en promotionele en communicatieve ondersteuning voor je activiteit.

Enkel volledige aanvragen die voldoen aan de voorwaarden komen in aanmerking. Deze worden doorgestuurd aan de jury van de Buitenspeeldag.

De jury beoordeelt de aanvragen aan de hand van volgende criteria:

1. Algemene criteria
   • De activiteit spoort kinderen en jongeren aan om zelf actief buiten te komen, te spelen en te sporten.
   • De activiteit maakt geen deel uit van de reguliere werking van de aanvrager.
   • Er is een realistische en gedetailleerde kostenraming ingediend, waarin er duidelijk vermeld wordt voor welke kosten een tussenkomst gevraagd wordt. Uitgaven die niet duidelijk gerelateerd zijn aan de voorgestelde activiteit of die met catering te maken hebben worden niet in rekening gebracht bij de beoordeling en de bepaling van het subsidiebedrag.
2. Aanvullende criteria van toepassing op de subsidie van 500 euro
   • De aanvrager organiseert een divers aanbod (bv. meerdere activiteiten gebundeld) en/of voor een diverse doelgroep (bv. gericht op kinderen van 6 tot 12 en jongeren van 13 tot 18 jaar).
3. Aanvullende criteria van toepassing op de subsidie van 1000 euro (bovenop punt 1 en 2)
   • Er is een samenwerking met minstens één andere lokale organisatie.
   • De activiteit beoogt een gezamenlijk bereik van minstens 200 kinderen en/of jongeren.

In februari 2025 verneem je van ons of je voorstel weerhouden werd en welke middelen we in geval van toekenning voorzien.

Welke stappen zijn er?

STAP 1

Via het online aanvraagformulier van de Jeugddienst kan je tot en met 31 januari een voorstel indienen om een subsidie aan te vragen. 
Indien je voorstel weerhouden wordt door de jury, ontvang je een subsidie. Je gebruikt dit bedrag uitsluitend voor de Buitenspeeldag op woensdag 23 april 2025 in één van de 25 Gentse wijken. Ten laatste eind februari krijg je bericht of jouw aanvraag weerhouden is.

STAP 2 

Organiseer je je activiteit op het openbaar of privaat domein? 

• Openbaar domein: dan heb je een vergunning nodig. Dit breng je zelf in orde. Let op: dien minimum 6 weken op voorhand jouw aanvraag in!
• Privaat domein: hier heb je een meldformulier bij de politie nodig, vanwege de meldingsplicht.

STAP 3 

afhankelijk van de soort activiteit op jouw buitenspeeldag, zijn er enkele formaliteiten waaraan je moet voldoen. Ook heb je een aantal verplichte documenten nodig.  

In bepaalde gevallen moet je zorgen voor:

• Afvalplan (meer dan 100 bezoekers) 
• Veiligheidsdossier op vraag van de veiligheidsdiensten
• Geldige keuringsattesten voor gas en/of elektriciteit bij het plaatsen van een foodtruck
• Aanvraagformulier elektriciteit als je gebruik wil maken van een bestaand aansluitpunt elektriciteit van Stad Gent
• Aanvraag voor materiaal van het Uitleenpunt feestmateriaal
• Speel je muziek? Hou er dan rekening mee dat je de geluidsnormen moet respecteren. Meer informatie en een aanvraagformulier voor een vergunning voor het spelen van elektrisch versterkte muziek (vanaf 300 bezoekers) vind je hier. Verder is het aangeraden om jezelf in te lichten rond de auteursrechten via de website van SABAM/UNISONO. 

STAP 4 

De Stad Gent doet de rest

• Op basis van jouw aanvraag vraagt de stad de nodige adviezen van veiligheidsdiensten op en zorgt voor de verdere afhandeling ervan. 
• Meer info of hulp nodig? Contacteer de Dienst Feesten en Ambulante Handel - Inname Openbaar Domein.

Regelgeving

Veelgestelde vragen

Hoe en waar kan ik (feest)materiaal ontlenen?

• Stad Gent leent feestmateriaal uit. Voor tafels, stoelen, vlaggen, nadars, hekken, podia, tribunes en audiovisuele apparatuur moet je bij de Uitleendienst van Dienst Feesten en Ambulante Handel zijn.
  • Je aanvraag moet je indienen ten laatste 14 werkdagen voor ophalen van het materiaal!
  • Het ingevulde formulier mail je naar uitleenpunt@stad.gent. 
• Bij de Uitleendienst van de provincie Oost-Vlaanderen kan je terecht voor audiovisueel, tentoonstelling- en sportmateriaal. 
• Sportmateriaal kan ontleend worden bij Sport Vlaanderen. 
• Heel wat leuk sport- en speelmateriaal kan je ontlenen (tegen betaling) via privébedrijven. 
• Werk je samen met een school of vereniging? Misschien kan je daar ook terecht voor materiaal!
• Als inwoner van de stad kan je via Artiest zkt ... éénmaal per jaar een door de stad betaalde act boeken.

Ben ik verzekerd?

• Ik ben een Speelstraat tijdens de Buitenspeeldag.
  Dan zijn de meters en peters verzekerd! Die verzekering dekt ongevallen en burgerlijke aansprakelijkheid. 
• Ik ben geen Speelstraat, maar ik organiseer een andere soort activiteit als organisatie, vzw, jeugdwerk...
  Dan zorg je zelf voor een passende verzekering.
• Ik ben geen Speelstraat, maar ik organiseer een andere soort activiteit als burgercollectief, oudergroep of andere soort van groep natuurlijke personen...
  Dan zorg je zelf voor een passende verzekering. Dat kan gratis via deze website. 

Hoe maak ik mijn evenement bekend?

Affiches en flyers

• Is jouw aanvraag bij de Jeugddienst goedgekeurd? Dan krijg je een basispakket affiches.
• De affiche kan je personaliseren met de datum, uur en plaats van jouw buitenspeeldag. 
• Het aantal toegekende exemplaren is afhankelijk van de grootte van het evenement. 
• De affiches zijn klaar voor de paasvakantie. Details volgen later. 

Online promotie

De Jeugddienst maakt jouw buitenspeeldag bekend door:

• de Uit-agenda van Gent (we tonen hoe je jouw event moet aanleveren.)
• de website van de Buitenspeeldag Vlaanderen
• de kanalen van Stad Gent
• de kanalen van de Jeugddienst Gent en Stad Gent: website, facebook, nieuwsbrieven…
• Affiches in scholen, sportclubs, musea en bibliotheken

Wat kan ik zelf doen? 

• Maak zelf een affiche en flyer die je kan verdelen in scholen en verenigingen in je buurt. Hang affiches op in lokale winkels, buurtcentra, sporthallen, zwembaden...
• Stuur je promotekstje door naar scholen en initiatieven in je buurt zodat ze dit op hun op website kunnen plaatsen
• Kleef een affiche op één van de aanplakborden van Stad Gent. Elke eerste en derde vrijdag van de maand worden deze terug schoongemaakt. Meer info en locaties.
• Maak een evenement aan via sociale media, vermeld het programma en nodig familie en vrienden uit!
• Bedenk met kinderen hoe je zoveel mogelijk van hun leeftijdsgenoten bereikt... De waarheid komt uit een kindermond ?
• Zoek je helpende handen? Doe een oproep voor vrijwilligers of zoek samenwerkingen via jouw netwerk, ouders van de scholen, de ouderraad van de scholen, jeugd- en sportverenigingen, …
• Hier vind je tips voor een kindvriendelijk evenement.

Zorg voor gezonde en originele hapjes voor kinderen en/of jongeren. Vind enkele ideeën hier via Pinterest.