Voor 2023 wenst Yesplan je volle en efficiënte eventkalenders

Het systeem van Yesplan laat de cultuursector toe om slimmer en sneller te plannen. Dankzij hun ervaring binnen de sector, bieden ze vandaag een op maat gemaakte oplossing aan meer dan 400 zalen wereldwijd. Nu het stof van de Covid-epidemie ietwat is gaan liggen, polste de Stad Gent hoe zij de afgelopen periode ervaren hebben en, vooral, wat de toekomstplannen zijn nu ze overgenomen zijn door het IJslandse Activity Stream.

Daarnaast slaan ze ook de brug tussen de culturele sector en de digitale Tech scene, die zo belangrijk is in Gent. Volgens The State of Flanders Startup Ecosystem, een rapport opgemaakt door Dealroom, telt Gent niet minder dan 454 start-ups en velen vallen binnen het speerpunt digitech. Gent kan natuurlijk rekenen op een mooie erfenis van bedrijven zoals Tele Atlas, Netlog en Combell, maar Yesplan kan ook al een aantal mooie wapenfeiten voorleggen. Wij spraken met CEO Wouter Vermeylen en hij vertelde ons meer over het verleden, heden en de toekomst van Yesplan.

Groei Yesplan doorheen de jaren

• 2007-2008: het concept doemt op in de geesten van enkele medewerkers van Vooruit (nu VIERNULVIER).
• 2008-2011: ze schaven hun concept verder bij in ‘hun speeltuin’ van de Vooruit (nu VIERNULVIER).
• 2011: dankzij onder andere iMinds (nu imec) wordt het concept een bedrijf. Er ontstaat een samenwerking tussen het kunstencentrum Vooruit (nu VIERNULVIER) en 3 professoren van VUB.
• 2012: uitbreiding naar Nederland.
• 2012 – 2016: het team werkt verder aan de stabiliteit van de tool en ze worden marktleider binnen België en Nederland.
• 2016 – 2022: uitbreiding naar Franstalige regio’s, UK, Scandinavische landen, IJsland en VS (20 landen ondertussen).

Dag Wouter, ik tref jou hier in WATT The Firms. Fantastische locatie! Vertel me eens, wat doet Yesplan juist?

Wij beheren alles achter de schermen bij een cultuurhuis of evenementencentrum. Zo bieden we bijvoorbeeld een kalender aan binnen ons product waar allerlei activiteiten kunnen worden ingepland: een show, een presentatie, maar evengoed een onderhoud aan de zaal, een kleedkamer die gebruikt wordt door de artiest of de catering. Wij ondersteunen namelijk alles rond een event: van het boeken van de medewerkers die het licht en het geluid kunnen regelen in de zaal, tot de dranken die moeten klaar staan in de kleedkamers achteraf. Daarnaast kan je in onze tool ook je contracten kwijt om alles als salesmedewerker te kunnen opvolgen.

We bieden ook integraties aan. Wij geven bijvoorbeeld opdracht aan het ticketing systeem en zeggen hoeveel tickets er voor die dag verkocht kunnen worden en ook vanaf wanneer deze verkoop mag starten. Omgekeerd krijgen wij dan de nodige informatie om ons event bij te sturen waar nodig. Dat levert ons waardevolle informatie op: hoeveel mensen er komen, hoeveel omzet de organisator hieruit kan halen, enz. Ik hoef je daar geen tekening bij te maken dat het nefast is voor een organisator die mikt op 500 aanwezigen terwijl er slechts 5 mensen tickets gekocht hebben. Die inzichten zijn van onschatbare waarde.

Laat het ons zo zeggen: wij zijn héél onzichtbaar voor bezoekers, maar Yesplan ziet wel alles wat er gebeurt.

Doorheen de jaren hebben jullie een aanzienlijke groei kunnen verwezenlijken. Hoe pakken jullie die internationalisering aan?

De vertaling van ons product is relatief gemakkelijk. Het moeilijke is de verkoop in internationale markten.

Andere landen gebruiken de software natuurlijk op dezelfde manier, maar er is lokaal altijd wel een andere insteek. Bijvoorbeeld: hoe noordelijker de markt, hoe meer de focus op rendabiliteit ligt. Bij ons ligt de nadruk meer op de inhoud, aangezien de kunsthuizen hier nog steeds kunnen rekenen op subsidies.

Er zijn 2 zaken die schitterend zijn aan de culturele sector. Neen, er zijn veel meer zaken die super zijn in onze sector (lacht), maar voor ons draait het vooral om twee zaken:

Ten eerste scheppen ze graag op over wat ze doen in de culturele sector. Dat zal je natuurlijk niet zo snel zien in andere sectoren, zoals de petrochemie of industrie, waar ze met bedrijfseigen processen werken en waar er een felle concurrentiestrijd kan losbarsten. Het feit dat ze opscheppen bedoel ik in de meest positieve zin, trouwens. Ze zijn namelijk terecht fier op wat ze doen en willen dat met iedereen delen, vanuit hun interessegebied. De culturele spreekwoordelijke tamtam werkt op dat vlak zeer goed (lacht). Wij moeten, bijvoorbeeld, heel weinig uitgeven aan marketing en communicatie. We spelen daarop in door een ‘Yesplan on Tour’ te organiseren, waarbij we omringende cultuurhuizen uitnodigen om te tonen wat er allemaal mogelijk is. En dat vinden ze fantastisch, want ze kunnen eens bij de collega’s achter de schermen kijken.

Ten tweede hebben we geluk dat we als Vlaanderen internationaal gezien een uitstekende reputatie hebben. Daardoor kunnen wij makkelijk toetreden tot dat culturele netwerk. Wij opereren dus eigenlijk in hun slipstream (lacht). Namen zoals Anne Teresa De Keersmaeker, Wim Vandekeybus, Alain Platel, enz. hebben allemaal de weg geplaveid voor anderen in de culturele sector. Komt daar dan nog eens bij dat Gent ook een grote uitstraling heeft! We konden bij de mensen van VIERNULVIER en de Bijloke te rade gaan, om te vragen met wie zij samenwerken in het buitenland. Mensen van Ontroerend Goed, bijvoorbeeld, beschikken ook over een gigantisch netwerk. Naast dat culturele netwerk, konden we ook terugvallen op Flanders Invest & Trade. Zo hebben zij er bijvoorbeeld voor gezorgd dat we in de Belgische ambassade in Londen een ‘Yesplan on Tour’ konden organiseren, waarbij we dan mensen van de lokale culturele sector konden uitnodigen en tonen wat we deden. Zonder hen zouden we daar nooit een voet aan wal gekregen hebben.

Wat zijn jullie toekomstplannen?

Wel, in 2021, na 10 jaar, was er nood aan een nieuwe kapitaalronde om – onder andere – de uitbreiding naar de Verenigde Staten te financieren. VIERNULVIER gaf echter aan dat ze als VZW wel een start-up kunnen ondersteunen, maar niet de ambitie hebben om een IT-gerelateerde scale-up te financieren. Daarnaast gaf ook PMV (de Participatiemaatschappij Vlaanderen) aan dat ze, als VC (venture capitalist), na 10 jaar wel een exit wilden. Dus zo begon mijn zoektocht naar nieuwe investeerders.

En die zijn niet altijd makkelijk te vinden, natuurlijk. Die klik moet er ook zijn.

Inderdaad, die interesse in ons product moest er zijn. Bovendien moest die de bestaande aandeelhouders kunnen en willen uitkopen én ook extra investeren om die verdere groei mogelijk te maken. Dus dat is best een lange zoektocht geweest. Daarbij heb ik ondersteuning gekregen van VOKA. Dankzij onze connecties in Scandinavië zijn we dan in contact gekomen met Activity Stream. Qua bedrijf heel gelijkaardig aan het onze want ze werken ook alleen voor de cultuursector, maar met een product dat complementair is aan Yesplan. De CEO, Einar Saevarsson, had toen contact opgenomen omdat hij zag dat we twee verschillende producten hadden, maar wél hetzelfde doelpubliek delen. Bovendien zochten zij ingang in Europa, waar wij al actief waren, en wij in de VS, waar zij al actief waren. Dus het bleek een win-winsituatie te zijn. En dat allemaal met een start vanuit VIERNULVIER in Gent (lacht).

Zo zie je maar: wachten loont.

Timing is alles. En zo zie je maar, COVID-19 was voor ons eigenlijk een hele grote meevaller.

Dat moet je toch even uitleggen… Ik dacht dat de culturele sector zo hard getroffen werd door COVID-19?

Ja, mensen snappen dat niet (lacht). Maar het was een samenloop van omstandigheden. Ten eerste merkten de mensen dat het een administratieve hel is om alle afgelaste evenementen opnieuw te gaan inplannen en mensen op de hoogte te brengen zonder de juiste software. Stel je voor dat je 300 voorstellingen gepland hebt en dat alle info daarover in aparte Excel-bestanden zit. Begin maar… Cultuurhuizen die op dat moment Yesplan hadden, konden die shows gewoon verslepen en het systeem erachter deed de rest: medewerkers voor licht en geluid, catering, bezoekers, enz. werden allemaal op de hoogte gebracht.

Ten tweede worden culturele organisaties nog voldoende gesubsidieerd en konden ze hun geld niet uitgeven aan nieuwe voorstellingen. Tot slot is ons product niet zo duur, dus konden ze intussen aan de slag met ons platform. Alles lag plat, dus ze hadden ook de tijd om een nieuw systeem te implementeren.

Pas op, in het begin gingen we ook van het ergste uit en hebben we alles 'on hold' gezet: geen nieuwe projecten, mensen op tijdelijke werkloosheid, enz. Maar na 3 à 4 maanden merkten we dat er weer vraag kwam naar ons product en zijn we opnieuw aan de slag gegaan.

Voor alle duidelijkheid: de gevolgen van COVID-19 binnen de sector zijn desastreus. Vandaag de dag zien we een gigantische werkdruk, terwijl veel culturele huizen menen hebben moeten laten gaan tijdens die periode. Er is een ware braindrain geweest van heel veel kennis, naar andere sectoren. Veel van die mensen zijn ook niet meer teruggekeerd, toen het opnieuw mocht. We merken dat veel organisaties op zoek zijn naar mensen met de juiste kwalificaties. De werkdruk komt dan van alle projecten die nu worden hernomen, omdat ze destijds stilgelegd werden. Tel daar nog eens bij dat veel artiesten heel productief geweest zijn tijdens de verschillende lockdowns en je hebt een planning om ‘u’ tegen te zeggen. Het afgelopen seizoen is veel drukker geweest dan normaal. Wat de bezoekers alleen maar ten goede komt, want mensen vinden opnieuw de weg naar de podia. Toch was er een overaanbod en was het heel moeilijk om de zalen vol te krijgen.

Dus ik vrees dat de situatie nog ver van normaal is. Maar, als het een troost kan zijn, we zien wereldwijd hetzelfde verhaal.

Om nog even terug te komen op het feit dat jullie product niet zo duur is, kan een kleinere organisatie ook gebruik maken van jullie licenties?

Absoluut. We hebben verschillende soorten organisaties in onze portefeuille. Ik denk dat de kleinste bestaat uit 2 medewerkers en de grootste uit 400. Bovendien kijken we naar de grootte van de organisatie om de prijs te bepalen, niet alleen naar het aantal medewerkers. Het is bijvoorbeeld niet zo dat je minder professioneel bent omdat je ‘slechts’ met twee bent. We maken het betaalbaar voor elke organisatie. Als we ons ERP-systeem trouwens zouden inzetten in een andere sector, dan zouden we veel hogere prijzen kunnen vragen. Maar dat maakt ons product ook net zo sterk. Als we dit verkocht krijgen binnen de culturele sector – waar de budgetten laag liggen - dan hebben we een verdomd goed product. Dat hebben we nu, na 10 jaar, wel bewezen.

Waarom dan toch verbonden blijven aan de culturele sector?

Dat is in 2015 een heel bewuste keuze geweest. We merken dat vaak bij start-ups nu, dat ze geen bewuste keuzes durven te maken. Ze willen een breed publiek bedienen, terwijl het juist loont als je een heel gericht doelpubliek selecteert. Die nichemarkt, daar kan je echt uitblinken.

Bovendien hadden we heel veel in onze technologie geïnvesteerd en dan kan je op twee manieren groeien: ofwel ga je met hetzelfde product naar andere regio’s, ofwel blijf je binnen de regio en zoek je andere soorten klanten. Bij die laatste optie is de kans ook groot dat je je product moet diversifiëren en dat betekent een extra investering. Wij hebben helder gekozen voor groei naar andere landen mét hetzelfde product.

Eén van de succesfactoren van Yesplan is onze investering in de implementatie. Met ERP-software heb je altijd een zeer lange implementatie-termijn. Daardoor zijn dat ook zeer dure trajecten en die budgetten zijn er gewoon niet binnen deze sector. Uit noodzaak hebben wij er dan ook alles aan gedaan om ervoor te zorgen dat wij op een aantal dagen tijd de organisatie kunnen doorgronden en kunnen inspelen op hun noden en behoeften.  Toen we in 2011 gestart zijn, hadden we 15 à 20 mandagen nodig om een systeem te implementeren voor een klant. Nu, in 2022, hebben we daar slechts 2 à 5 mandagen voor nodig. We proberen die kost dus zo laag mogelijk te houden.

Jullie bieden dus echt een op maat gemaakt product aan?

Wel, elke klant krijgt hetzelfde product. Je kan het eigenlijk het best vergelijken met een doos met Lego-blokjes. De klant kan dan zeggen dat hij een brandweerkazerne wil en als hij dan de eerste keer zijn doos open doet, zit dat er allemaal al in. De buurman wil een huis met een lange oprijlaan vol met bomen, maar hij krijgt exact dezelfde doos. Anders zouden we ook geen optimale dienstverlening kunnen bieden, moest iedereen een dermate ander product hebben. Onze 400 klanten kunnen het gewoon anders gebruiken.

Voor die dienstverlening kunnen jullie rekenen op jullie medewerkers. Hoe moeilijk of makkelijk is het om vandaag nieuwe medewerkers te vinden?

We zijn vandaag met zo’n 35 medewerkers. Dankzij onze goeie connectie met VUB kunnen we wel rekenen op een instroom van getalenteerde mensen. Want we werken eigenlijk met een heel exotische software (lacht), niet veel IT-geschoolde mensen kunnen daarmee overweg. Wij werken met Smalltalk, buiten ons bedrijf in Vlaanderen enkel nog gebruikt bij Mediagenix. Wij hebben natuurlijk verschillende profielen nodig: software-engineers, devops, etc. en we merken echt dat het moelijker en moeilijker wordt om de openstaande vacatures in te vullen. Onze laatste aanwerving, bijvoorbeeld, is iemand vanuit Cuba die onderzoek deed aan VUB en die zich nu hier in Gent zal vestigen. Dat internationaal talent, daar moeten we het echt van hebben.

En de omgeving maakt het natuurlijk ook niet makkelijk. Er is zo’n grote tech-scene, hier in Gent, wat fantastisch is om van elkaar te leren, maar bedrijven concurreren natuurlijk wel om dezelfde profielen. Ons criterium is nu: als ze min of meer in dezelfde tijdzone zitten en de klik is er, dan is het oké (lacht). 

Tot slot nog deze vraag: wat raden jullie de Gentse ondernemer aan?

Ik zou hen veel dingen aanraden (lacht). Maar dan denk ik toch vooral aan het volgende: een middelmatig product met een middelmatig team is oké. Maar met een fantastisch team kan je er ook een fantastisch product van maken.

Met andere woorden: het is veel beter om te zorgen voor een goed team dan om je blind te staren op je product. Want het is natuurlijk makkelijker, als start-up, om schoolverlaters aan te nemen dan een duurder profiel. Maar soms ben je met die persoon met die hogere eisen wel 3 keer meer dan een schoolverlater. Zeker in het begin is het cruciaal om voldoende te investeren in je medewerkers. En neem gerust mensen aan die slimmer zijn dan jou! Als bedrijfsleider is het niet jouw taak om de slimste te zijn in alles wat je doet, maar om ervoor te zorgen dat iedereen weet wat hij/zij moet doen.