Informatie- en archiefbeheer

Stadsbrede ondersteuning

Archief Gent ondersteunt de stads- en OCMW-diensten door:

• Advies te geven over de vorming van de archiefdocumenten en dossiers
• Uitleg te geven over het schonen, bewaren en vernietigen van dossiers
• Te helpen bij de opmaak van het informatiebeheersplan en de selectielijst
• Advies te geven rond bewaartermijnen van informatie 
• Te bepalen op welke manier archiefdocumenten (analoog of digitaal) worden overgedragen naar de archiefbewaarplaats
• Te helpen bij het organiseren en opruimen van de digitale mappenstructuur (DIA-traject)
• Te ondersteunen bij digitale vernietiging en overdracht
• Advies te geven in procesoptimalisering en digitalisering van informatiestromen
• Diensten bij te staan in de overzet naar een nieuwe mappenstructuur of SharePoint-omgeving

GIAS

Om aan integraal informatiebeheer te doen, heeft Archief Gent geïnvesteerd in een archiefbeheersysteem, GIAS (Gemeenschappelijk Informatie- en ArchiefSysteem). In GIAS wordt alle informatie verzameld die voor korte- en langetermijnbewaring is bedoeld, zowel analoog als digitaal.

Het is van het grootste belang dat alle informatie van een lokaal bestuur op 1 plaats wordt beheerd. Alleen zo is een helikopterview mogelijk, kunnen we informatie efficiënt beheren en eenvoudig ontsluiten. Het is bovendien de sleutel voor de verdere noodzakelijke automatisering.

GIAS beheert alle archiefprocessen die toelaten om geautomatiseerd te werken. Zo kunnen we zowel de burger als de medewerkers van de eigen diensten sneller helpen. Dankzij de automatisering kunnen heel wat taken vlotter, sneller en correcter verlopen. Bijvoorbeeld: overdrachten verwerken, schenkingen opnemen, selectie voor vernietiging uitvoeren, depot (analoog en digitaal) beheren. Digitale documenten passeren ook beter via GIAS dankzij een makkelijke overdrachtsprocedure en een link met een digitaal depot.

Ten slotte is ook de burger betrokken partij. De burger heeft via een publieksomgeving toegang tot de archiefdocumenten van onze stad. Dit verhoogt de zichtbaarheid en transparantie van Stad Gent aanzienlijk.

E-depot

Naast een archiefbeheersysteem is het ook noodzakelijk een duurzame opslagplaats te hebben voor de steeds aangroeiende hoeveelheid digitaal archief. We kunnen informatie beheren in GIAS, maar de veilige bewaring van al die terrabytes moet in een gecontroleerde omgeving gebeuren die de tand des tijds kan doorstaan. Een e-depot is daarvoor de ideale omgeving. Archief Gent is momenteel bezig met een onderzoek naar een geschikt e-depot, dat gelinkt kan worden aan GIAS.