Een kopie eensluidend laten verklaren

Je leest hier wat je moet doen om een kopie eensluidend te laten verklaren met het origineel.

Inhoud

Waar gaat het over?

Een voor eensluidend verklaarde kopie is een kopie van een origineel document dat door het gemeentebestuur gecontroleerd wordt op de echtheid. De ambtenaar kijkt na of de kopie gelijk is aan het origineel en plaatst er een stempel op. Daardoor krijgt de kopie dezelfde bewijskracht als het oorspronkelijke document.

Wat zijn de voorwaarden?

Wat kan niet?

  • Een kopie van een afschrift is niet bruikbaar.
  • Kopieën van uittreksels uit de akten van de burgerlijke stand zijn niet bruikbaar.
  • Een kopie van een identiteitskaart, reispas of rijbewijs kan niet, tenzij je een geldig schriftelijk bewijs hebt van de noodzaak ervan of voor een aanvraag van de Belgische nationaliteit.

Hoeveel kost het?

Gratis.

Wat heb ik nodig?

  • Het originele document.
  • Een goed leesbare kopie.

Welke stappen zijn er?

De kopie wordt vergeleken met het origineel document en er wordt een verklaring van echtheid op aangebracht.

Waar kan ik terecht?

In Gent kun je voor het eensluidend verklaren van afschriften terecht bij het Loket Uittreksels in AC Zuid of in een dienstencentrum. Het eensluidend verklaren moet niet gebeuren in de gemeente van afgifte van het origineel document. Je maakt wel een afspraak.

Leveringstermijn en -wijze?

De kopie krijgt onmiddellijk de nodige stempels en handtekeningen. Je kunt de kopie onmiddellijk terug meenemen.

Zijn er uitzonderingen?

Federale openbare diensten, overheidsbedrijven en federale parastatalen  zoals de RSZ, RIZIV en RVA en ook de federale overheidsbedrijven zoals de NMBS, bpost en Proximus mogen je geen voor eensluidend verklaarde kopie meer vragen van een document. 

Ook voor eensluidend verklaringen voor Vlaamse overheidsdiensten en Vlaamse (gemeenschaps)scholen zijn afgeschaft.

Vraagt één van deze instanties toch een voor eensluidend verklaring van een kopie van een document waarvan dit niet langer hoeft? Dan zal de Dienst Burgerzaken van de Stad Gent de legalisatie afleveren, maar dit ook melden aan de federale Dienst voor Administratieve Vereenvoudiging.

Volgende eensluidend verklaringen werden niet afgeschaft:

  • voor rechtbanken;
  • voor privé-bedrijven;
  • voor het buitenland;
  • voor adoptie of naturalisatieaanvragen;
  • de legalisatie van de handtekeningen.