Gentse Organisatorendagen
Alles wat je nodig hebt om een veilig, goed georganiseerd en geslaagd event te organiseren, tijdens twee inspirerende dagen in Gent.
De Gentse Organisatorendagen zijn er voor alle organisatoren en hun team. Tijdens twee dagen ontdek je hoe je een event praktisch, veilig en vlot organiseert. Volg workshops en lezingen over onder meer veiligheid, communicatie, verzekeringen, geluid, financiën, toegankelijkheid en techniek. Op zaterdag steek je zelf de handen uit de mouwen tijdens praktische workshops over elektriciteit, geluid, licht, podiumbouw, hekwerk en EHBO.
Programma
Vrijdag 20 november
Welkom vanaf 13.30u
Inspiratiesessie 1 - 14u tot 14.45u
Verzekeringen - alle aspecten
Je event kan niet doorgaan? Er is stormschade? Er gebeurt een ongeval tijdens je event, hopelijk niet met gewonden? Een activiteit organiseren brengt heel wat verantwoordelijkheid en risico’s met zich mee. Verzekeringsfirma Ethias komt met een praktische uiteenzetting toelichten hoe je jouw vereniging, vrijwilligers, bezoekers en materiaal goed kunt beschermen.
of
IOD aanvragen
Geen event op het openbaar domein zonder IOD aanvraag. Een administratieve rompslomp of een noodzakelijkheid? We leggen uit wat de aanvraag precies inhoudt, waartoe deze dient, en vooral: het is simpel als je weet wat je wil!
Inspiratiesessie 2 - 15u tot 15.45u
Geluidsvergunning
Inzicht in decibels, geluidsnormen, optimale beleving en het aanvragen van een afwijking op de geluidsnormen. Een collega van de dienst Milieu en Klimaat komt alle aspecten van een geluidsvergunning toelichten. Tips & tricks voor een optimale muziekbeleving in de publiekszone en minimale hinder in de omgeving.
of
Communicatie: slimme socials, buurtcommunicatie
Hoe gebruik je handig de sociale media voor het bereiken van jouw doelpubliek? Hoe belangrijk is de buurtcommunicatie bij de organisatie van een event?
Pauze - 15.45u tot 16.30u
Inspiratiesessie 3 - 16.30u tot 17.15u
Financiën: begroting en subsidies
Hoe houd je jouw begroting op orde? Subsidies kunnen hierbij een belangrijke rol spelen. Wie bepaalt wie subsidie krijgt, en hoeveel?
of
In 10 stappen naar een toegankelijke activiteit
Hoe zorg je ervoor dat iedereen zich welkom voelt op jouw activiteit of evenement? We tonen hoe je in 10 stappen zoveel mogelijk drempels wegneemt en een toegankelijke uitstraling geeft aan je activiteit. Achteraf ga je naar huis met praktische tips en advies waarmee je direct aan de slag kan. We luisteren ook welke vragen naar ondersteuning er nog leven.
Inspiratiesessie 4 - 17.30u tot 18.15u
Jongeren: waar feesten ze?
Studenten in Gent: wie zijn ze, waar komen ze vandaan en vooral… op welke feestjes vinden we ze? HOGENT deed een onderzoek en komt de resultaten van hun studie toelichten.
of
Hoe doe ik een aanvraag bij het uitleenpunt?
Hoe ontleen je materiaal bij het uitleenpunt? Kan iedereen zomaar materiaal uitlenen? Hoeveel kost je dit? En waar moet je op letten om dit tijdig en correct geregeld te krijgen?
Food en drinks - 18.15u
Avondprogramma - 19u tot 21.15u
Verwelkoming en speech Schepen Vandenbroucke
Keynote 1 : Veiligheid op evenementen: wat kan er fout gaan
Veiligheid boven alles. De brandweer is een heel belangrijke partner bij de organisatie van je evenement. Wat kan er misgaan, denk je? Alles zo blijkt. Kapitein De Pauw komt dit in geuren en kleuren vertellen. En hou één ding altijd in gedachten: de brandweer heeft altijd gelijk!
Keynote 2: Artiestenontvangst
Geen optreden zonder artiest. Hoe ontvang je op een respectvolle en goede manier jouw artiest in de backstage, en waarom is dit zo belangrijk? Waarom worden er soms gekke voorwaarden gesteld in de artiesten rider? Zoe Bizoe komt hierover vertellen.
Organisatorendebat: Open-gesloten organisatie en community
Als afsluiter van de avond modereert Sven Deschutter het debat tussen enkele organisatoren van middelgrote Gentse evenementen. Vragen als 'hoe bouw en behoud je een hechte community?', 'wat is de waarde van een open organisatie versus wat zijn de voordelen van een gesloten organisatie?', 'hoe bestendig je het bestaan van je evenement?' komen hierbij aan bod.
Zaterdag 21 november
Welkom vanaf 9.30u
Praktische workshops - 10u tot 18u
Steek je handen uit de mouwen.
Doorlopend zijn er food en drinks en opendeur in het magazijn.
Workshop 1 - 10u tot 11u: elektriciteit voor dummies
Kom meer te weten over tijdelijke elektriciteitsvoorzieningen bij evenementen.
Van aanvraag tot correcte uitvoering. Kringverdeling, keuringen,...
Workshop 2 - 11u tot 12.30u: basis geluidsinstallatie
Ontdek hoe je de verschillende geluidsinstallaties aansluit en waar je zoal op moet letten.
Workshop 3 - 11u tot 12.30u: digitaal mengpaneel
Hoe krijg ik muziek uit het digitale mengpaneel. Allen&heath SQ6
Workshop 4 - 12.30u tot 14u: licht voor dummies
Leer hoe je een goede en veilige basisverlichting creëert tijdens je evenement.
Workshop 5 - 14u tot 15.30u: basis licht
Leer hoe je verlichting kunt sturen met DMX adressen en kanalen (Chamsys quick 20 / wolfmix)
Workshop 6 - 10u tot 12u & 13.30u tot 15.30u: podiumbouw
Hoe groot is een podium in het echt? Kan een podium of toiletcontainer zomaar overal geplaatst worden? Kan ik zelf een podium opbouwen? Dit en nog veel meer kom je allemaal te weten tijdens deze sessie.
Workshop 7 - 12u tot 13.30u & 15.30u tot 17u: hekwerk
Heb je het graag duidelijk afgebakend? ontdek de best practices bij het gebruik en opstellen van afzetpaaltjes, nadars, herashekkens en crushbarriers.
Workshop 8 - 13u tot 17u: EHBO
Een goed voorbereid organisator is er 2 waard. Het rode kruis komt langs voor een uiteenzetting van de basisvaardigheden bij eerste hulp bij ongevallen.
Waar?
Dienst Feesten en Ambulante Handel
Wiedauwkaai 49a - 9000 Gent
Bereikbaarheid
Op 20 en 21 november is de Wiedauwkaai opnieuw bereikbaar langs beide kanten, na het afronden van de wegenwerken. Je kunt dus ook vanaf het Neuseplein met de wagen tot aan onze kantoren rijden.
Kom je met de fiets? Dan kun je onze kantoren gemakkelijk bereiken via het Neuseplein of via het fietspad aan de Buitensingel.
Parkeergelegenheid voor auto en fiets
In de Wiedauwkaai kun je gratis parkeren op de langsparkeerplaatsen.
Let op: ter hoogte van huisnummer 17 tot 22a geldt bewonersparkeren. Daar kun je dus niet parkeren. Ook de aangeduide autodeelplaatsen zijn voorbehouden voor autodelen.
Kom je met de fiets? Aan onze kantoren is een ruime fietsenstalling voorzien.