Toezicht op de erkenningsvoorwaarden voor lokaal erkend aanbod opvang en activiteiten (BOA)
Erkend als BOA-aanbod? Bekijk welke erkenningsvoorwaarden je dit schooljaar in orde moet brengen: registratie, info en afsprakenkader.
Met een erkenning als aanbod buitenschoolse opvang en activiteiten engageer je je om te voldoen aan en te blijven werken aan de erkenningsvoorwaarden zoals beschreven in het reglement. In de handleiding vind je meer informatie over de erkenningsvoorwaarden.
Vanaf dit schooljaar kan je hierbij ondersteund worden door de ondersteuners opvang en activiteiten in jouw cluster.
Op deze pagina lichten we enkele punten uit het erkenningsreglement extra toe waaraan dit schooljaar gewerkt moet worden. Van onderstaande zaken verwachten we dat ze in orde zijn bij aanvang van de werking. Ze worden niet structureel opgevraagd, maar houd je ze ter beschikking op de locatie: ze kunnen opgevraagd worden bij klachten of meldingen.
Registratie en opvragen van gegevens
Hou volgende gegevens bij:
- Identificatiegegevens van de kinderen en medewerkers
- Aanwezigheid (begin- en einduur) van de kinderen en medewerkers per opvangmoment
Controleer om de 3 jaar het uittreksel uit het strafregister van de opvangmedewerkers.
Toegankelijke info voor gebruikers en medewerkers
De inhoud van de volgende onderdelen kan je opnemen in een apart document (bv. een huishoudelijk reglement) of toevoegen aan bestaande documentatie van je organisatie of school (bv. schoolreglement).
Wat? Een gepubliceerd document met info over de organisatie van de opvang (waar, wanneer, inschrijvingsprocedure, betalingsafspraken, info over verzekeringen, contactgegevens en bereikbaarheid).
De info moet raadpleegbaar zijn voor potentiële gebruikers en medewerkers, en toegankelijk zijn zowel online als op papier:
- Beschrijving van je visie
- Welk aanbod je organiseert en onder welke voorwaarden (waar, wanneer…)
- Inschrijvingsprocedure, met eventuele voorrangsregels en annulatievoorwaarden
- Hoeveel ouders moeten betalen en welke betalingsafspraken er zijn (bv. wanneer en hoe er gefactureerd wordt)
- Info over de verzekering (minstens burgerlijke aansprakelijkheid, lichamelijke ongevallen en rechtsbijstand)
- Klachtenprocedure
- Contactgegevens en bereikbaarheid van de verantwoordelijke
Intern afsprakenkader voor medewerkers
Via een intern afsprakenkader maak je afspraken met je medewerkers over hoe ze moeten handelen in onderstaande situaties.
Omgaan met crisissituaties:
- Brand en evacuatie
- Procedure bij ziekte of ongeval
- Procedure bij een levensbedreigende situatie
- Procedure wanneer een kind niet opgehaald wordt
- …
Zorg dat noodnummers gemakkelijk terug te vinden zijn voor begeleiders, en zorg dat je op elk moment weet welke kinderen en medewerkers aanwezig zijn.
- Aanpak bij grensoverschrijdend gedrag
- Veiligheid en begeleiding bij verplaatsing
- Brandpreventiemaatregelen: hoe je brand voorkomt en gepast reageert bij brand
- Klachtenbehandeling
- Zorg dat elke medewerker weet wat zijn taak hierin is
- Registreer klachten
Medewerkers ondertekenen het afsprakenkader bij de start én telkens er ingrijpende zaken veranderen.