De Stad Gent behandelt uw persoonsgegevens met respect voor uw privacy.

We volgen hiervoor de Algemene Verordening Gegevensbescherming (ook wel General Data Protection Regulation of GDPR). Want we vinden de bescherming van uw privacy en de bescherming van uw persoonsgegevens erg belangrijk. Met deze privacyverklaring willen we u uitleggen hoe we met uw gegevens omgaan.

Wat zijn persoonsgegevens?

Persoonsgegevens zijn alle gegevens waarmee de Stad Gent u kan herkennen, rechtstreeks of onrechtstreeks. Met uw naam of rijksregisternummer weten we onmiddellijk (rechtstreeks) dat u het bent, maar ook met een combinatie van uw adres, leeftijd en geslacht (onrechtstreeks) kunnen we u herkennen. Daarom zijn ook dat persoonsgegevens. Persoonsgegevens zijn dus alle gegevens die we op de een of andere manier aan u kunnen koppelen, zoals uw e-mailadres, uw telefoonnummer of zelfs uw IP-adres (het internetadres van uw computer).

Wat is die Algemene Verordening Gegevensbescherming?

Die 'AVG' is gewoon de nieuwe Europese privacywet.

Vroeger beschermde de ‘Wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens’, veel beter bekend als de ‘privacywet’, uw persoonsgegevens.  Sinds 25 mei 2018 is die oude privacywet vervangen door een nieuwe Europese privacywet. De media gebruiken vaak de Engelstalige benaming: GDPR of voluit General Data Protection Regulation. In het Nederlands is dat AVG of Algemene Verordening Gegevensbescherming.  

Die wetgeving handelt dus nog altijd over de ‘verwerking’ van persoonsgegevens. De term ‘verwerking’ is volgens die wetgeving trouwens een erg breed begrip. Alles wat wij met uw persoonsgegevens doen, zijn ‘verwerkingen’: ze opslaan, raadplegen, doorsturen, ordenen, verspreiden, bijwerken, enzovoort. 

Wie heeft er allemaal toegang tot uw persoonsgegevens?

De Stad Gent is de ‘verwerkingsverantwoordelijke’. Dat wil zeggen dat wij bepalen welke gegevens we verzamelen en waarvoor.  In juridische termen bepalen wij dus het ‘doel van de verwerking’. Maar dat betekent niet dat iedere medewerker van de Stad Gent zomaar toegang heeft tot alles. Uw persoonsgegevens komen enkel bij de diensten en de medewerkers die ze nodig hebben voor hun werk.

Voor de verwerking van persoonsgegevens werken we samen met onze IT-partner Digipolis. Die zorgt voor de informatica van de Stad Gent en ondersteunt ons  zo (als 'verwerker') bij het verwerken van uw persoonsgegevens. Digipolis handelt daarbij altijd volgens de richtlijnen van de Stad.

Digipolis is onze belangrijkste gegevensverwerker, maar niet de enige. Ook andere bedrijven en organisaties kunnen gegevens verwerken in opdracht van ons. Met al die verwerkers maken we strikte afspraken, om zo te verzekeren dat ze dezelfde hoge privacystandaarden gebruiken.

Soms is de Stad Gent niet de enige ‘verwerkingsverantwoordelijke’. Dat kan bijvoorbeeld gebeuren bij gedeelde projecten met andere organisaties. Vaak zijn we ook wettelijk verplicht om bepaalde gegevens door te sturen naar andere overheden, zoals de Vlaamse of de Federale overheid. En we wisselen regelmatig ook persoonsgegevens uit met andere overheden en organisaties om u te ondersteunen en automatisch bepaalde diensten en voordelen toe te kennen waarop u wettelijk recht hebt. Zo kunnen we u nog beter van dienst zijn.

We zullen uw persoonsgegevens nooit zomaar doorsturen of bekendmaken aan anderen. We doen dat alleen als u ons op voorhand daarvoor toestemming verleent of als er een wet is die ons daartoe verplicht. We hebben dan een duidelijke juridische basis.

Juridische basis om 'rechtmatig' persoonsgegevens te verwerken.

De Stad Gent gebruikt uw persoonsgegevens dus nooit zomaar. We doen dat alleen voor doelen waarvoor we een duidelijke juridische basis hebben, ook wel de 'rechtmatigheid' genoemd. Onze 4 belangrijkste juridische basissen zijn:

  1. U geeft ons toestemming om uw persoonsgegevens voor een specifiek doel te gebruiken. We zullen u eerst  goed informeren over wat die toestemming betekent, hoe u uw toestemming eenvoudig weer kunt intrekken, met wie we uw gegevens zullen delen en hoelang we van plan zijn om uw gegevens bij te houden. Zo kunt u uw toestemming met kennis van zake geven.
    Een voorbeeld:
    U geeft ons toestemming om uw persoonsgegevens te gebruiken als u zich inschrijft voor een nieuwsbrief.
     
  2. We verwerken uw persoonsgegevens, omdat u een overeenkomst hebt aangegaan met de Stad Gent.
    Een voorbeeld:
    U doet een beroep op de diensten van een van de woonzorgcentra van het OCMW Gent? Dan sluit u daarvoor vooraf een overeenkomst. Daarin staat onder andere ook waarvoor we uw persoonsgegevens zullen gebruiken tijdens uw verblijf in het woonzorgcentrum.
     
  3. We verwerken uw persoonsgegevens om te voldoen aan een wettelijke verplichting of opdracht uit Europese wetgeving, Federale wetten of Vlaamse decreten en hun bijbehorende uitvoeringsbesluiten. En daarnaast is de AVG zelf soms ook de juridische basis, bijvoorbeeld voor statistisch of wetenschappelijk onderzoek en voor archivering in het algemeen belang.
    Een voorbeeld:
    De Dienst Burgerzaken van de Stad is verplicht om gegevens van iedere Gentenaar op te nemen in het bevolkingsregister.
     
  4. We gebruiken uw gegevens om een taak van algemeen belang te vervullen of om een opdracht van openbaar gezag uit te voeren. 
    Een voorbeeld:
    De Stad Gent geeft gratis huisvuilzakken of ophaalkrediet aan Gentenaars die recht hebben op een sociale tegemoetkoming. Er is geen wet die ons dat verplicht. De stad doet dit gewoon in het algemeen belang van de Gentenaars.

In bijzondere gevallen kunnen we uw persoonsgegevens ook verwerken om u te beschermen. We doen dat wel alleen in hoogst uitzonderlijke levensbedreigende noodsituaties of rampen.

Binnenkort krijgt u via deze pagina ook een algemeen overzicht waarin staat:

  • wat de doelen zijn waarvoor we uw persoonsgegevens kunnen gebruiken
  • welke persoonsgegevens nodig zijn voor elk van die doelen
  • hoe we uw persoonsgegevens rechtmatig zullen verwerken
  • hoelang we uw gegevens zullen bewaren

Hier vindt u dus ook alle doelen waarvoor we geen toestemming moeten of kunnen vragen en waarover we u dan ook niet op voorhand informeren.

We archiveren uw persoonsgegevens soms ook volgens de archiefwetgeving. Zo is het mogelijk dat we uw persoonsgegevens in ons archief toch langer bewaren dan de bewaartermijn die we eerst opgeven. Het doel van de verwerking is dan wel veranderd naar ‘archivering in het algemeen belang’ en is niet meer het doel waarvoor we uw gegevens eerst gebruikt hebben. Die gearchiveerde gegevens zijn ook lange tijd (120 jaar) ontoegankelijk en onleesbaar. We verwerken ze in die periode op geen enkel andere manier dan strikt nodig voor de bewaring ervan.

Welke rechten hebt u?

De Algemene Verordening Gegevensbescherming zorgt er ook voor dat u een aantal rechten krijgt bij de verwerking van persoonsgegevens.

Recht op inzage en gegevensoverdraagbaarheid

U hebt het recht om uw persoonsgegevens en de doelen waarvoor we ze verwerken in te kijken. Daarvoor vragen we wel een bewijs van uw identiteit, zodat we zeker zijn dat we uw persoonsgegevens aan de juiste persoon tonen.

Als u vraagt om uw gegevens in te kijken, kan u die in digitale vorm ophalen aan het loket. We bezorgen ze u in een gangbare vorm (zoals pdf of Word). Als u dat wilt, bezorgen we ze u in een machineleesbare vorm (zoals Excel). Wij kunnen uw gegevens ook op papier naar uw domicilieadres opsturen.

U mag die persoonsgegevens dan zelf aan een andere verwerkingsverantwoordelijke overdragen, maar als u dat wilt en als het technisch mogelijk is, doen we die overdracht graag voor u.

Recht op verbetering

Merkt u dat de Stad Gent foute of onvolledige persoonsgegevens over u heeft? U hebt altijd het recht om ze te laten verbeteren.

Recht om vergeten te worden

In een aantal gevallen hebt u het recht om uw gegevens te laten wissen. Dat kan bijvoorbeeld:

  • als we uw persoonsgegevens niet langer nodig hebben voor de doelen waarvoor we ze eerst verwerkten
  • als we uw toestemming nodig hebben om ze te verwerken en u beslist om uw toestemming in te trekken
  • als u bezwaar maakt tegen de verwerking en er geen andere gerechtvaardigde gronden zijn om de verwerking verder te zetten
  • als wij, ondanks al onze inspanningen, uw persoonsgegevens toch op een onrechtmatige manier zouden verwerken
  • als we wettelijk verplicht worden om uw gegevens te verwijderen

Opgelet. Vaak zijn we verplicht om uw gegevens voor een bepaalde termijn te bewaren en kunnen we dus niet, of maar gedeeltelijk, voldoen aan uw wens om vergeten te worden. U kunt bijvoorbeeld niet geschrapt worden uit het bevolkingsregister.

Het recht op beperking van de verwerking, het recht op bezwaar en het recht om niet onderworpen te worden aan geautomatiseerde besluitvorming.

U hebt het recht om de verwerking te beperken:

  • als u de juistheid van uw persoonsgegevens betwist tijdens een periode die ons toelaat om de juistheid van uw gegevens na te gaan
  • als wij, ondanks al onze inspanningen, uw persoonsgegevens toch op een onrechtmatige manier zouden verwerken, maar u liever niet hebt dat we uw persoonsgegevens verwijderen
  • als we uw persoonsgegevens niet meer nodig hebben, maar u die wel nog nodig hebt voor een gerechtelijke procedure
  • als u bezwaar maakt tegen de verwerking en er geen andere gerechtvaardigde gronden zijn om de verwerking verder te zetten

U hebt het recht om bezwaar te maken als we uw persoonsgegevens verwerken voor onze taken van algemeen belang of onze opdrachten van openbaar gezag. Als uw belangen, rechten en vrijheden zwaarder doorwegen dan de gerechtvaardigde gronden van de Stad Gent, zullen we stoppen met de verwerking van uw persoonsgegevens.

De overheid bepaalt vaak zuiver op basis van een aantal kenmerken of u in aanmerking komt voor een iets (zoals een studiebeurs). U hebt het recht om daar een menselijke tussenkomt in te vragen als dat voor u grote gevolgen kan hebben, behalve:

  • als we uw persoonsgegevens op die manier moeten verwerken volgens een overeenkomst die we met u gesloten hebben
  • als dat wettelijk is toegelaten en uw rechten en vrijheden daarbij beschermd worden
  • als u ons uitdrukkelijk toestemming verleent

Hoe kunt u die rechten uitoefenen?

U kunt uw rechten op verschillende manieren uitoefenen:

  • U kunt via het bijbehorende contactformulier een aanvraag indienen.
  • U kunt uw verzoek ook per brief opsturen via dit adres:

Data Protection Officer
Stad Gent
Botermarkt 1
9000 Gent

We bezorgen u zo snel mogelijk een antwoord: uiterlijk 30 dagen nadat we uw verzoek en het bewijs van uw identiteit ontvangen hebben. Uw rechten gebruiken kost u normaal niets. Als uw vraag buitensporig is of als u vaak dezelfde vraag stelt, kan de Stad toch een vergoeding vragen of uw verzoek weigeren.

Vragen, opmerkingen of klachten?

Hebt u vragen, opmerkingen of klachten over uw privacy? Neem dan contact op met de Data Protection Officer van de Stad:

Data Protection Officer
Stad Gent
Botermarkt 1
9000 Gent

 

U hebt altijd ook het recht om klacht in te dienen bij de gegevensbeschermingsautoriteit (opvolger van de privacycommissie).