4. Knoop de procedures overheidsopdrachten in je oren.
het ABC van de aanbestedingsprocedures voor ontwerpopdrachten.
Een aanbesteding kent verschillende fasen.
- De publicatie van de opdracht (zijnde: het bestek) op het Bulletin der Aanbestedingen, en voor grote projecten in het Europees Publicatieblad. Beide zijn digitaal raadpleegbaar.
- De selectiefase, waarin kandidaten een dossier opmaken dat aantoont dat zij geschikt zijn voor de betreffende opdracht, doordat zij aan de minimale vereisten (kwalitatieve selectiecriteria) voldoen. Eventueel volgt er een beperking van de selectie, waarbij enkel de best scorende kandidaten worden aanvaard. Let op: de wetgeving legt een redelijk smalle scope op wat betreft de selectiecriteria. Daarbij kan er niets bevraagd worden dat met de uitvoering van de opdracht te maken heeft (visie, plan van aanpak, prijs). Die aspecten horen thuis in de gunningsfase.
- De gunningsfase, waarin geselecteerde kandidaten een offerte opmaken met daarin alle informatie ter beoordeling van de gunningscriteria.
- Een ‘facultatieve’ onderhandelingsfase met één of meerdere kandidaten, alvorens de opdracht te gunnen.
De aanbestedingsprocedures
En er zijn verschillende aanbestedingsprocedures, die elk op een eigen manier deze fasen doorlopen. Op het voorblad van ieder bestek staat welke procedure gebruikt wordt.
Voor beeldbepalende projecten maken we in Gent gebruik van de mededingingsprocedure met bekendmaking. Voor alle andere projecten hanteren we poules (Dit zijn raamovereenkomsten geldend voor vier jaar). Om de poule samen te stellen schakelen we ook de mededingingsprocedure met bekendmaking in. Kunnen we niet putten uit de poules, dan organiseren we een procedure op maat. Wel maken we steevast gebruik van onderhandelingsprocedures. Waarom? Omdat de mogelijkheid tot onderhandeling en interactie de aanbesteding ten goede komt.