Samen aan Zet: Vraag een subsidie aan

Subsidie voor initiatieven die ontmoeting, samenleven en emancipatie bevorderen.

Inhoud

Waar gaat het over?

Drie soorten initiatieven komen in aanmerking voor subsidiëring:

  • CATEGORIE 1: klein- en grootschalige initiatieven die gericht zijn op ontmoeting; Daarbij maken we een onderscheid tussen:
    • initiatieven die plaats vinden op één dag of op één locatie
    • alle andere initiatieven
  • CATEGORIE 2: initiatieven die Gentenaars informeren of sensibiliseren
  • CATEGORIE 3: een meerdaags traject dat mensen in een kwetsbare positie samen brengt en sterker maakt

Wat zijn de voorwaarden?

De voorwaarden zijn:

  1. De aanvraag gebeurt door een vzw, een feitelijke vereniging of een bewonersgroep.
  2. De initiatieven moeten zich richten tot de Gentenaar.
  3. De initiatieven in categorie 1 moeten plaatsvinden op het grondgebied van Gent.
  4. Als de subsidie aangevraagd wordt door een bewonersgroep bevat de aanvraag een lijst van minstens zes handtekeningen van andere bewoners die geen deel uitmaken van de bewonersgroep.
  5. Het toegekende subsidiebedrag mag niet gebruikt worden om eender welke kosten te dekken. Hier zijn een aantal voorwaarden aan verbonden:
    • Je mag de subsidie enkel gebruiken voor kosten die je maakt voor het aangevraagde initiatief.
    • Je mag de subsidie niet gebruiken om loonkosten, internationale reis- en verblijfkosten of aankopen van onroerende goederen te dekken.
    • Je mag 20 % van het subsidiebedrag besteden aan uitgaven voor catering.
    • Ook om vrijwilligersvergoedingen te bekostigen, mag je slechts 20 % van het toegekende subsidiebedrag aanwenden. Vrijwilligers van de vereniging of bewonersgroep zelf kunnen geen vergoeding krijgen.
    • Roerende goederen mag je enkel aankopen met de subsidie als die na het initiatief beschikbaar blijven voor de buurt of voor gelijkaardige initiatieven.
  6. Je initiatief mag maximaal 12 maanden duren en moet starten ten laatste 6 maanden na goedkeuring van de subsidie.

Volgende initiatieven komen niet in aanmerking:

  • initiatieven die uitgaan van één individu of die zich in de persoonlijke levenssfeer afspelen; initiatieven die geen openbaar karakter hebben;
  • commerciële initiatieven;
  • erediensten of godsdienstonderricht;
  • initiatieven met partijpolitieke doeleinden;
  • initiatieven die louter bedoeld zijn voor fondsenwerving;
  • initiatieven die deel uitmaken van de reguliere werking van de aanvrager.

Hoeveel kost het?

Het subsidiebedrag verschilt per categorie.

  • Voor categorie 1a wordt een forfaitair bedrag toegekend van € 150, € 300 of € 500.
  • Voor categorie 1b en 2 kan je een subsidie krijgen van maximaal € 2000.
  • Voor categorie 3 kan je maximaal € 5000 ontvangen.

Wat heb ik nodig?

In de bijlage onderaan deze pagina vind je de volgende documenten:

  • een document met tips & tricks en veel gestelde vragen;
  • het meldingsformulier voor de Cel Evenementenbeheer van de Politie Gent;
  • een document om je geplande inkomsten en uitgaven in op te nemen
  • een document waarin je de handtekeningen van minstens zes bewoners kan opnemen; als je een aanvraag indient als bewonersgroep moet je namelijk de goedkeuring hebben van minstens zes bewoners die geen deel uitmaken van de bewonersgroep, als blijk van hun engagement en interesse voor het initiatief.
  • Het inhoudelijk en financieel verslag; je bezorgt dit ten laatste twee maanden na het (einde van het) initiatief aan het team Samen aan Zet;
  • de 'papieren' aanvraagformulieren (doe de aanvraag wel bij voorkeur online).

Welke stappen zijn er?

Vooraf

  1. Elke organisator heeft zelf de verantwoordelijkheid om ervoor te zorgen dat een initiatief coronaveilig is. De Vlaamse overheid lanceerde een matrix die je moet invullen en samen met je aanvraag moet indienen.
  2. Voor alle initiatieven die plaats vinden op het openbaar domein, moet je een vergunning 'inname openbaar domein' aanvragen
  3. Elk klein of groot evenement moet in deze coronatijden gemeld worden bij de politie via een meldingsformulier

Wanneer kan je een subsidie aanvragen?

  • Kleine subsidiebedragen (categorie 1a) kan je het hele jaar door aanvragen, uiterlijk zes weken voor de datum of start van het initiatief.
  • De overige subsidieaanvragen (categorie 1b, 2 en 3) hebben als uiterlijke indiendatum*:
    • 15 januari (vanaf 2021 is de eerste uiterlijke indiendatum 15 januari)
    • 15 maart
    • 15 mei
    • 15 juli
    • 15 september
    • 15 november

Een onafhankelijke jury beoordeelt elke aanvraag. Ten laatste acht weken na de uiterlijke indiendatum wordt de beslissing meegedeeld aan de aanvrager.

* Wacht niet tot het laatste moment om een aanvraag in te dienen. Zodra de opzet van je initiatief duidelijk is en alle praktische info (data, locatie, ..) gekend, kan je een aanvraag indienen.

Hoe kan je een subsidie aanvragen?

Je kan de aanvraag online indienen (zie knop bovenaan deze pagina).
Je kan ook een papieren Word-versie op deze pagina downloaden en bezorgen aan Dienst Welzijn en Gelijke Kansen, ‘Samen aan Zet’, Botermarkt 1, 9000 Gent. Je kan dit ook inscannen en in bijlage bezorgen aan samenaanzet@stad.gent

Je krijgt een schriftelijke ontvangstmelding binnen de vijf werkdagen.

Hoe worden de aanvragen beoordeeld?

Categorie 1a

  • De bevoegde diensten (Dienst Welzijn en Gelijke Kansen en Dienst Ontmoeten en Verbinden) gaan na of de aanvraag ontvankelijk is en toetsen de aanvraag aan het reglement.
  • Het college van burgemeester en schepenen neemt een beslissing ten laatste zes weken na het indienen van de aanvraag en brengt de aanvrager binnen de vijf werkdagen na de beslissing op de hoogte.

Categorieën 1b, 2 en 3

  • Een onafhankelijke jury beoordeelt de aanvragen volgens een aantal criteria. Deze criteria worden hieronder grosso modo opgesomd.Je vindt de beoordelingscriteria ook terug in het reglement (Artikel 7, §2).
  • De jury formuleert binnen één maand na elke indiendatum een advies en uiterlijk twee weken later beslist het college van burgemeester en schepenen of de subsidie al dan niet wordt toegekend.
  • De aanvrager wordt schriftelijk op de hoogte gebracht van de beslissing van het college van burgemeester en schepenen binnen de tien werkdagen.

Bij het beoordelen van de aanvragen en bij het toekennen van een subsidiebedrag in categorie 1b, 2 en 3 houdt de jury rekening met een aantal criteria:

  • Hoeveel mensen wil jullie bereiken?
  • Is jullie initiatief gespreid over meerdere dagen of locaties?
  • Werken jullie samen met andere organisaties?
  • Welke inspanningen doen jullie:
    • om het initiatief toegankelijk te maken
    • om een divers publiek te bereiken
  • Is jullie aanpak vernieuwend?
  • Doen jullie een beroep op deskundigen?
  • ...

Al deze vragen komen aan bod bij het invullen van het aanvraagformulier.

Regelgeving

Samen aan Zet. Subsidiereglement voor initiatieven die ontmoeting, samenleven en emancipatie bevorderen.