Buurtsecretariaten in Gent: vraag je buurtsecretariaat aan!

Op zoek naar een werkplek voor je vereniging of bewonersgroep? Vraag het gebruik van een buurtsecretariaat aan.

Wat is een buurtsecretariaat?

Een buurtsecretariaat is een gezamenlijk te gebruiken werkplek voor verenigingen en bewonersgroepen die actief zijn in Gent. Je kunt er dagelijks terecht om administratief of voorbereidend werk te doen.
Dit is gratis. Als je aanvraag goedgekeurd is, hoef je het gebruik van het buurtsecretariaat niet op voorhand te reserveren. 

In het buurtsecretariaat kun je ook waardevolle contacten leggen met leden van andere verenigingen of bewonersgroepen.

Er zijn in Gent twee buurtsecretariaten:

Wat zijn de voorwaarden?

De voorwaarden om een buurtsecretariaat te gebruiken, zijn vastgelegd in het huishoudelijk reglement.

De bijzonderste voorwaarde is dat de aanvrager een bewonersgroep of een vereniging met een plaatselijke werking is. 
En dat het buurtsecretariaat enkel gebruikt wordt voor: 

a. secretariaatswerk in functie van het organiseren van activiteiten (bijv. opzoekingswerk, schriftelijke voorbereidingen, aanmaak  evaluatieformulieren of draaiboek …)
b. secretariaatswerk in functie van de werking van de gebruiker (bijv. opstellen van subsidieaanvragen, telefonische contacten onderhouden met leden …)
c. gesprekken in het kader van de werking van de gebruiker of van het organiseren van activiteiten
d. gesprekken tussen verschillende gebruikers in het kader van ervaringsuitwisseling of mogelijke samenwerking
e. ander gebruik met voorafgaande schriftelijke toestemming van de Stad Gent

Bovendien draagt de gebruiker als een goede huisvader zorg voor het buurtsecretariaat, de bijhorigheden (gangen, toiletten, buitenruimtes, …) en het daarin aanwezige materiaal van de Stad Gent.

Hoeveel kost het?

Het gebruik van de buurtsecretariaten is gratis, op voorwaarde dat de gebruiker zich inzet op minstens één van de volgende domeinen en zo bijdraagt aan het samenleven of de sociale samenhang op buurtniveau in Gent:

a. actieve communicatie van buurtnieuws naar de achterban, … (vb. via krantje, mailing, Facebook, huisbezoeken)
b. deelnemen als partner aan de organisatie van een buurtevenement (vb. buurtfeest)
c. organisatie van een eigen buurtactiviteit
d. opname van een brugfunctie naar (leden van) een moeilijk bereikbare groep
e. opnemen van buurtbeheer van een buurtvoorziening
f. opnemen van een vertegenwoordiging in de stedelijke overlegorganen op wijkniveau

Het gebruik van de nutsvoorzieningen en van alle materiaal aanwezig in het secretariaat is gratis maar niet onbeperkt. De limieten op dit gebruik worden bepaald door het college van burgemeester en schepenen.

Welke stappen zijn er?

  • Dien minstens 2 weken voor de gewenste startdatum je aanvraag digitaal in via dit online formulier
    Liever op papier? Vraag je exemplaar via de Dienst Ontmoeten en Verbinden: 09 266 55 50 of ontmoeten.verbinden@stad.gent
  • De aanvrager ontvangt een bevestiging van zijn aanvraag: of elektronisch, of per brief.
  • Door het indienen van de aanvraag verklaart de aanvrager zich volledig akkoord met dit reglement.
  • Indien de aanvraag beantwoordt aan de voorwaarden van het reglement, nodigt de Dienst Ontmoeten en Verbinden de aanvrager
    uit voor een intakegesprek.
  • De Dienst Ontmoeten en Verbinden formuleert een advies op basis van:
    • de beoordeling van de aanvraag en rekening houdend met de eigenheid van de werking van de aanvrager
    • de resultaten van het intakegesprek
    • de beschikbare capaciteit van het gevraagde buurtsecretariaat
  • Het college van burgemeester en schepenen beslist over het al dan niet toestaan van het gebruik van het buurtsecretariaat, rekening
    houdend met het advies van de Dienst Ontmoeten en Verbinden.
  • De beslissing wordt of elektronisch of per brief naar de aanvrager verstuurd.

Zijn er uitzonderingen?

Raadpleeg het reglement.