Heldere communicatie voor iedereen

Een nieuwe schoolapp en heldere communicatie bij Basisschool 11 verbeteren het bereik, de ondersteuning en de betrokkenheid van alle ouders.

Elle Mieke toont de app die ze gebruiken, ParentCom

De coronaperiode en bijhorende communicatie-uitdagingen waren voor het team van Basisschool 11 een aanleiding om hun aanpak grondig te evalueren. Alle ouders efficiënt en helder bereiken, dat was het plan. Het plan nam een vliegende start met de introductie van de nieuwe schoolapp ParentCom, die alle communicatie centraliseert. 

Directeur Jordan was meteen enthousiast: 'Van klasfoto’s bekijken, tot een oudercontact boeken, de nieuwsbrief lezen, de kalender raadplegen en laten weten dat een kind ziek is, … Alles op één plaats. Het is dus zeker de moeite om energie te stoppen in alle ouders meekrijgen.' Brugfiguur Elle Mieke besefte echter dat sommige ouders extra ondersteuning nodig zouden hebben bij het gebruik van de app. Daarom diende ze een projectaanvraag in bij de Koning Boudewijnstichting. Met steun van Ligo begeleidde de school ouders in een kwetsbare situatie in deze nieuwe aanpak.

Nu dat project afgelopen is, neemt Elle Mieke de ondersteuning verder op zich: 'Wanneer ouders hun kind komen inschrijven, help ik hen de app te installeren en een account aan te maken. Ik toon ze meteen de belangrijkste functies, zoals de nieuwsbrief en hoe maaltijden te bestellen. Veel ouders zijn daarna zelf snel vertrokken.' Een extra troef van de app is de automatische vertaalfunctie in zes talen. Dat maakt informatie toegankelijker zonder dat de school hiervoor extra inspanningen hoeft te doen.

Kleine ingrepen, groot verschil

Niet alleen de digitale communicatie werd aangepakt, ook de schriftelijke communicatie kreeg een grondige opfrissing. Jordan legt uit: 'Onze brieven moesten zowel duidelijk zijn voor minder taalvaardige ouders als aantrekkelijk blijven voor ouders die dat minder nodig hebben. Dankzij een workshop over helder communiceren bij Onderwijscentrum Gent zijn we goed op weg gezet om die balans te vinden.' Het team besloot af te stappen van lange, omslachtige teksten. Brieven zijn nu korter, met actieve zinnen en een duidelijke structuur. Bovenaan elke lange brief staat een kader met een samenvatting van de belangrijkste informatie. Ook de lay-out kreeg een opfrisbeurt, met duidelijke koppen en overzichtelijke contactgegevens.

Het resultaat mag er zijn, vertelt Jordan: 'Al die kleine aanpassingen maken écht een verschil. We hebben een brief van acht jaar geleden vergeleken met een recente versie met dezelfde inhoud. Het verschil is enorm! Het is een verbetering voor álle ouders.' Om uniformiteit te verhogen, stelde het team daarnaast een tiental communicatierichtlijnen op, met afspraken over bijvoorbeeld uurnotaties, vetgedrukte tekst en het gebruik van pictogrammen.

  • Breng in kaart welke kanalen je gebruikt en waarvoor je ze inzet. Kies één kanaal en probeer dat van peuter tot zesde leerjaar zo uniform mogelijk te gebruiken.

    Jordan, directeur Basisschool 11

Iedereen op dezelfde lijn

Geen veranderingen zonder feedback van de ouders natuurlijk. Vorig schooljaar kwamen tijdens de lessen van Ligo al verschillende verbeterpunten naar voren. Ook de 3-jaarlijkse barometerbevraging bij de ouders was een uitgelezen kans om hun mening te vragen over communicatie. Zo bleek dat bepaalde onderdelen van de app minder gebruiksvriendelijk waren. Daarnaast kwam naar voren dat niet alles digitaal hoeft te zijn: een papieren kalender om op de koelkast te hangen blijft een must.

Wat heeft het grootste verschil gemaakt volgens Jordan? 'Door de introductie van de app zijn we bewuster en alerter geworden in onze communicatie.' Elle Mieke vult aan: 'Voor ouders is het belangrijk dat ze niet op twintig verschillende plaatsen moeten gaan zoeken. Onze communicatie is nu gestroomlijnder en gemakkelijker te raadplegen. Al blijft het moeilijk om af te toetsen of ouders alle informatie effectief gelezen en begrepen hebben. Af en toe verliezen we ook ouders op onze app doordat ze bijvoorbeeld een nieuwe gsm hebben. De grootste teaser om ouders de app weer te laten installeren, zijn de foto’s van hun kind.'

Jordan sluit af met af met advies voor scholen die ook aan de slag willen met heldere communicatie: 'Breng in kaart welke kanalen je gebruikt en waarvoor je ze inzet. Kies één kanaal en probeer dat van peuter tot zesde leerjaar zo uniform mogelijk te gebruiken. Dat vraagt een inspanning van het hele schoolteam, maar het helpt om alle ouders zo goed mogelijk te informeren – en dat is uiteindelijk wat we allemaal nastreven.'

Dit artikel afdrukken?

Vond je het een leuk artikel? Wil je het graag op papier? Dat kan!

Klik hier om een printversie te openen PDF (524.99 kB)

Laatst gewijzigd : 28 januari 2025