Wat doen bij adreswijziging van je onderneming?

Wijzigt het adres van je onderneming, dan heeft dat ook een impact op jouw administratie. Ook als je adres verandert omdat de Stad Gent een wijziging van straatnaam en/of huisnummer doorvoert, kan je al enkele noodzakelijke aanpassingen voorbereiden.

Checklist administratieve aanpassingen

Welke instanties moet je zoal contacteren en waar moet je aan denken als je onderneming verhuist of van adres verandert? Een overzicht van de voornaamste to-do's:

KBO - Kruispuntbank van Ondernemingen

Geef het nieuwe vestigingsadres (straatnaam, huisnummer, postcode, gemeente) door aan je ondernemingsloket. Zij zorgen ervoor dat het nieuwe adres van je onderneming of vestiging in de KBO terechtkomt.
Hou ermee rekening dat je een vast tarief per wijziging per vestiging betaalt. 

Wijziging adres maatschappelijke zetel

Wijzigt het adres van je maatschappelijke zetel? Maak het officieel bekend via je notaris of boekhouder en vraag een publicatie in het Belgisch Staatsblad aan. Dit laatste kan je ook aanvragen via je ondernemingsloket. Bij de eerstvolgende wijziging van de statuten wordt een verwijzing naar de adreswijziging opgenomen. 
Meer info vind je via E-Griffie of op de website van de Belgische hoven en rechtbanken.

BTW-identificatie

In principe is de adreswijziging via de KBO voldoende voor de BTW-administratie. We raden je evenwel aan om dit formulier (604B) in te vullen en online in te dienen bij de federale overheidsdienst Financiën. 

Belastingen

Je adreswijziging hoef je niet door te geven. Je melding via de KBO volstaat. 

bpost

Contacteer je kantoor van bpost om je post gedurende enkele maanden te laten doorsturen. Geef je nieuw adres ook door aan hen. 

Vergunningsverleners

Beschik je over een of meerdere vergunningen? Ook de verleners van deze vergunning(en) breng je op de hoogte. Hieronder vind je enkele interessante vergunningsverleners:

• Omgevingsvergunning (milieuvergunning): je moet geen adreswijziging doorgeven
• FAVV: stuur een mail naar aer.ovl@favv.be en meld je vestigingseenheidsnummer, je oud adres, je nieuw adres en je contactgegevens (telefoon en e-mailadres).
• OVAM (vervoer en/of ophaling van afvalstoffen): stuur een brief naar Ovam, Stationsstraat 110, 2800 Mechelen en meld je vergunningsnummer, je oud adres en je nieuw adres.
• Vervoersvergunning: Stuur een brief naar FOD Mobiliteit en Vervoer – DGWV – Dienst Toegang tot het beroep en de markt – Vooruitgangstraat 56 1210 Brussel. Vermeld je vergunningsnummer, je oud adres en je nieuw adres.
• VMM (Vlaamse Milieumaatschappij - vergunning grondwaterwinning): Stuur een brief naar VMM – Dienst Grondwater, Raymonde de Larochelaan 1, 9051 Sint-Denijs-Westrem en vermeld je dossiernummer, je oud adres en je nieuw adres.
• Andere vergunningen: contacteer je vergunningsverlener(s). 

VMM heffingsdienst

Grootverbruikers (grondwaterwinningen van minstens 500 m³ per jaar) moeten jaarlijks voor 15 maart een aangifte van hun waterverbruik van het vorige jaar indienen bij de VMM (Vlaamse Milieumaatschappij. Stuur een brief naar VMM – Dienst Grondwater, Raymonde de Larochelaan 1, 9051 Sint-Denijs-Westrem en vermeld je dossiernummer, je oud adres en je nieuw adres. Je kan de brief ook altijd toevoegen aan de aangifte van de heffing. 

Kentekenbewijs van je voertuigen

Een adreswijziging in de KBO volstaat. Op basis van je nieuwe adres in de KBO zal de DIV databank automatisch je nieuw adres registreren. Een herinschrijving is dus niet nodig.

Klanten

Informeer je klanten tijdig via je communicatiekanalen dat je adres wijzigt.

Leveranciers en partners

Informeer je leveranciers en partners tijdig.

• Je watermaatschappij
• Je telefoon- en internetprovider
• Eandis
• Valipac, Fostplus, Bebat, …
• Je bank(en)
• Je verzekeringsmaatschappij(en)
• E-facturatieleverancier

Documenten, online pagina’s en offline drukwerk

Je adres staat op verschillende plaatsen, zowel op documenten, online pagina’s of offline drukwerk. Pas je adres tijdig aan. Denk aan onderstaande aanpassingen:

• Facturen
• Offertes
• Algemene voorwaarden
• Handtekening e-mailadressen
• Website
• Sociale media
• Business cards
• Brochures, flyers, folders, … 

Wijziging straatnaam en/of huisnummer

De Stad Gent voert in uitzonderlijke gevallen een wijziging van een straatnaam en/of huisnummer door. Waarom?

• Nieuwe ontwikkelingen op een bepaalde locatie in de stad: er is een duidelijke en logische adressering nodig voor nieuwe bouwprojecten op een bepaalde locatie in de stad.
• Veiligheid en hulpdiensten: een goed georganiseerde nummering en correcte straatnamen zorgen ervoor dat hulpdiensten snel hun weg vinden.
• Administratieve vereisten: voor documenten zoals EPC-attesten is een officiële en unieke adressering nodig.

De Stad Gent zal je te allen tijde ruim op voorhand informeren als de naam van de straat - waar je onderneming gevestigd is - of je huisnummer wijzigt. Na de principiële vaststelling van de nieuwe straatnaam en/of het nieuwe huisnummer op de Gentse gemeenteraad ontvang je een brief met meer info wanneer de wijziging ingaat. In de brief staat ook je toekomstige adres. Zo kan je de nodige administratieve aanpassingen al voorbereiden of uitvoeren voordat de wijziging ingaat.