“Een goede klik met je boekhouder is absoluut noodzakelijk”
Ben je ondernemer en worstel je soms met de cijfers? Boekhoudster Caroline geeft bruikbare tips.
Caroline Van Hyfte runt al 19 jaar haar eigen boekhoudkantoor CBA & Partners. Onlangs werd haar bedrijf door Trends Magazine aan het fameuze lijstje van Kleine Gazellebedrijven in Oost-Vlaanderen toegevoegd. Dat is een ranking voor bedrijven die de afgelopen 5 jaar een grote groei op vlak van omzet en personeel kenden. “Een bekroning van een eerder toevallig groeiproces waarbij structuur en procedures de grootste uitdaging waren”.
Proficiat Caroline, want sinds kort mag je je bedrijf bij het selecte clubje van Kleine Gazelles rekenen. Een waardering van het magazine Trends voor ondernemers die de afgelopen 5 jaar een enorme groei kenden. Wat betekent dat voor je?
Ik vind het heel speciaal, een mooie erkenning. Maar het is niet zo dat we nu plots veel meer klanten hebben. Het is vooral een mooie erkenning voor mezelf en mijn team.
Was het altijd al je ambitie om een groot boekhouderkantoor te worden?
Ik kom wel uit een echte ondernemersfamilie. Zo was mijn ganse familie destijds ondernemer in het Gentse centrum. Maar ik had nooit durven dromen dat CBA & Partners 19 jaar na de opstart zo groot zou zijn. In 2003 ging ik aan de slag in bijberoep om in 2008 de overstap te wagen naar volledige zelfstandigheid. Ik nam tussendoor 30 klanten over van een kennis. Later kwamen daar dan nog eens 3 personeelsleden bij tot ik tenslotte enkele jaren terug gecontacteerd werd om een ander kantoor over te nemen. En vandaag bestaat CBA & Partners uit 10 personeelsleden en werken we nauw samen met een partnerkantoor waardoor ik beroep kan doen op heel veel extra expertise.
Die groei zorgde waarschijnlijk ook voor heel wat uitdagingen. Welke waren de voornaamste voor je bedrijf en hoe heb je dat aangepakt?
Wanneer je bedrijf van 3 naar 10 personeelsleden groeit, dan zie je op een bepaald moment het bos door de bomen niet meer. Vooral door een gebrek aan tijd dan. Je groeit terwijl je er niet op georganiseerd bent. De procedures en structuur zijn niet voorzien op je groei en ambitieus als je bent, probeer je dat dan aan te pakken. Maar het is een hele uitdaging om daar tijd voor vrij te maken omdat alles door blijft draaien. Daarom heb ik me laten coachen, want ik had al snel door dat ik het op mijn eentje niet zou lukken.
Door de groei die mijn onderneming kende, moest ik sleutelen aan de processen en structuur binnen mijn bedrijf
Hoe ging dat dan concreet?
In eerste instantie heb ik voor structuur en rust gezorgd door bijvoorbeeld een loonbeleid op te stellen. Samen met een HR-coach ben ik duidelijke functies gaan uitwerken en koppelde ik daar bepaalde lonen en voordelen aan. Voordien had ik dat niet en was het totale chaos. Daarnaast maakte ik werk van procedures zodat iedereen op dezelfde manier ging werken. En ik investeerde in software om dat te ondersteunen. Van boekhoudpakketten over documentatie- tot rapporteringstools. Zo werkt iedereen nu op dezelfde manier. Daarnaast is er ook een wekelijks teamoverleg zodat we op de hoogte blijven van mekaars planning. Want hoe groter je bedrijf wordt, des te meer structuur je nodig hebt.
Het is misschien een clichévraag. Maar boekhouden klinkt eerder saai… Wat maakt het voor jou dan toch zo boeiend?
Het contact met de mensen en het feit dat ik hen kan helpen en adviseren vind ik toch het boeiendste. Elke klant is ook anders. Boekhouden is eigenlijk maatwerk waardoor het telkens nodig is om een totaalbeeld van je klant te krijgen. En net dat maakt het zo interessant. Bovendien help ik de ene dag iemand uit de nood terwijl ik de dag nadien iemand zijn kapitaal probeer te optimaliseren. Maar we helpen ook startende ondernemers die hun droom willen realiseren. Die afwisseling maakt het zo fijn.
Het loopt dus vlot. Maar wat is jullie grootste uitdaging?
De digitalisering en het vinden van personeel. Op dat vlak hebben we nog wat werk voor de boeg. Ik voel ook meer en meer de nood om samen te werken zodat ik de klanten het beste kan bieden op alle vlakken. Want je kan zelf niet in alles gespecialiseerd zijn. Daarom werken we ook samen met Titeca pro accountants & experts omdat zij zowat alle vakgebieden (juridisch, humanresources, btw, successieplanning) wel een specialist in huis hebben. Dat geeft ons kantoor meer ruimte en vertrouwen om bepaalde dossiers te bespreken met mensen die evenveel kennis van zaken hebben.
Samenwerken met een ander bedrijf. Hoe verloopt dat, want je bent toch met heel vertrouwelijke zaken bezig?
Ondernemers mogen wat mij betreft gerust wat vaker samenwerken. Het biedt immers heel wat mogelijkheden waardoor je kan groeien. Zelf geloof ik daar heel erg in, ook al schrikt het ondernemers soms af. Ik heb in ieder geval geen schrik dat mijn partners met mijn kennis of contacten gaan lopen.
20 jaar ondernemen, heeft dat een andere ondernemer van je gemaakt?
Dat denk ik wel. Je kennis en ervaring vergroot en dat straal je uit. En daarnaast probeer ik tegenwoordig minder uitvoerende dingen te doen. Want de toekomst ligt in het adviseren. De tools helpen ons daar ook heel erg bij. Laten we zeggen dat ik vandaag meer coach dan boekhouder ben.
Je sprak daarnet al over een klik, maar zijn er nog zaken waar ondernemers aan moeten denken wanneer ze op zoek gaan naar een goede boekhouder?
Een boekhouder is een heel belangrijke vertrouwenspersoon die bij je moet passen. Hij of zij moet kunnen meegaan in de visie van de ondernemer en aanvullend werken. Daarom is het belangrijk om je goed te informeren bij je boekhouder. Op welke manier werkt het boekhoudkantoor (tarifering, informatie,...), hoe vaak en wanneer horen ze mekaar. Dat zijn toch belangrijke vragen die je moet durven stellen. Denk dus aan de extra’s die je kunt verwachten in functie van wat jij nodig hebt bij de afweging van de prijs. In ieder geval: een goede boekhouder begeleidt en adviseert zijn klanten of wijst hen op de gevaren. Interactie en medewerking zijn essentieel, al telt dat voor beide partijen. Het is dus wel belangrijk dat de ondernemer niet alles aan zijn boekhouder overlaat.
Als er tenslotte 3 tips zijn die je aan startende ondernemers kan meegeven, welke zouden die dan zijn?
Zorg dat je een goed financieel plan hebt. Daar staat en valt alles mee. Zorg daarnaast voor een financiële buffer en laat je goed begeleiden door een expert zodat je niet voor verrassingen komt te staan.