Schenk je eigen materiaal aan Archief Gent

Archief Gent neemt graag private archieven op in de collectie die een belangrijke bijdrage leveren aan het documenteren van de geschiedenis van Gent. Deze archieven of collecties zijn een waardevolle bijdrage aan het erfgoed van de stad en helpen de collectie te verrijken en te diversifiëren. Jouw schenking kan helpen om de geschiedenis van Gent levend te houden en vormt een bron van kennis en informatie voor huidige en toekomstige generaties Gentenaren. Lees hieronder over de procedure om archiefmateriaal te schenken. 

Wie kan schenken? 

Iedereen die eigenaar is van archief, kan dit schenken aan Archief Gent.

Onze collectie private archieven groeit jaarlijks aan door schenkingen van personen, families, bedrijven en verenigingen die een bijzondere band hebben met Gent en haar deelgemeenten.

Wat kan je schenken?

Foto’s, documenten, affiches, objecten, ... die te maken hebben met de (lokale) geschiedenis van Gent en haar deelgemeenten zijn van groot belang voor Archief Gent, bijvoorbeeld:

• Archieven van personen en families die binnen de huidige gemeentegrenzen van Gent wonen en/of die een belangrijk deel van hun werkzaamheden in Gent uitvoeren.
  • Traditioneel waren het vooral prominente personen uit de politiek, economie, cultuur, kunst, media,… en families die hun privéarchief schonken. Wij zijn ook geïnteresseerd in persoons- en familiearchieven van "gewone" Gentenaars met een bijzonder verhaal of met een bijzondere erfgoedinhoud.
• Archieven van verenigingen en organisaties die in Gent gevestigd zijn en/of die een belangrijk deel van hun werking in Gent ontplooien.
• Archieven van bedrijven die in Gent gevestigd zijn, maar ook archieven van bedrijven met een wijdvertakt netwerk aan dochterondernemingen die buiten Gent gevestigd zijn en waarbij de werking van de bedrijven nauw verweven is met die van de moederbedrijven.
• Archieven die representatief zijn voor het sociale, sportieve, culturele en verenigingsleven in Gent.
• Archieven die bestaan uit authentieke documenten (geen reproducties van stukken die elders bewaard worden). Wanneer de originele documenten verloren gegaan zijn, kunnen reproducties als een vervanger voor het origineel dienen.
• Archieven die een ensemble vormen. We  houden archiefdocumenten ( zoals stukken, dossiers, foto’s, ...) en erfgoedobjecten (zoals vaatwerk, vlaggen, portretten, ...) bij elkaar om zo de volledige context te bewaren. Individuele objecten hebben zonder de context van de informatie uit de archieven soms onvoldoende betekenis als een op zichzelf staand object.
• Archiefstukken die een belangrijke lacune kunnen aanvullen in reeds bewaarde archieven.
• Archieven die zich in een goede materiële toestand bevinden. Soms is het archief omwille van slechte bewaaromstandigheden (denk aan vochtige kelders en stoffige zolders) al te veel aangetast en kan de overdracht ervan naar een professioneel depot met de juiste bewaaromstandigheden niet meer helpen. Wanneer de oorspronkelijke documenten niet meer te redden zijn, kan de inhoud ervan in bepaalde gevallen wel nog gedigitaliseerd worden. 

Voor opname in het archief staat het verband met Gent centraal. Hoe groter het archief, hoe sterker het criterium ‘Gent’ moet wegen. 

Hoe kan je archief schenken?

Ben je van plan om archief te schenken? Neem dan contact met ons op. Wij geven informatie hoe de schenking verloopt. Je kan je wel al voorbereiden door informatie te verzamelen en dit mee te sturen bij het eerste contact. Denk aan: 

• Wie was de archiefvormer? De archiefvormer is degene door wie het archief gemaakt wordt. Dit kan een persoon, een organisatie, een vereniging, een bedrijf of een overheid zijn.
• Hoe is het archief ontstaan?
• Van wanneer dateren de archiefstukken?
• Wat is de omvang van het archief?
• In welke materiële toestand bevindt het archief zich?
• Wat is de inhoud van het archief? Maak een beknopte beschrijving van elk stuk.
• Neem een aantal foto’s van het archief ter verduidelijking

Deze informatie is ook nuttig om de archieven zo goed mogelijk te verwerken, om toekomstig onderzoek te faciliteren en om archieven sneller (digitaal) te ontsluiten. Foto’s en documenten die op voorhand goed beschreven zijn, kunnen we ook sneller online beschikbaar maken.

Als je de schenking wil doen zonder tussenkomst van een notaris, maak dan een intentieverklaring waarin je meedeelt wat je wil schenken en aan wie (Stad Gent, voor Archief Gent). Je kan hiervoor dit model gebruiken. Verstuur de ondertekende verklaring naar collectiebeheer@stad.gent. We raden aan om enkele verduidelijkende foto’s toe te voegen aan jouw aanvraag. We bekijken je aanvraag en beoordelen of het materiaal past binnen de collectie van Archief Gent. Indien nodig komen we ter plaatse kijken.

We nemen vervolgens contact met jou op. Als het archiefmateriaal niet bij ons collectieprofiel past, proberen we je door te verwijzen naar andere erfgoedinstellingen. Als de schenking aanvaard wordt, maken we afspraken voor het transport. Dit gebeurt altijd in onderling overleg en kan op twee manieren georganiseerd worden: 

• Bij kleine hoeveelheden kan je het archiefmateriaal zelf naar De Zwarte Doos brengen: Dulle-Grietlaan 12, 9050 Gentbrugge.
• Bij grotere hoeveelheden kan Archief Gent het archief ophalen.

Wat gebeurt er met jouw materiaal na de schenking? 

Wat je schenkt, wordt eigendom van de stad Gent. Dit wordt geregeld via een intentieverklaring tot schenken via handgift.

Je geschonken archieven worden onder de best mogelijke omstandigheden bewaard en beheerd, samen met alle andere archieven. Wij doen ons best om jouw archief (indien toegelaten) binnen een redelijke termijn te registreren en te ontsluiten.