Informatie- en archiefbeheer

Archief Gent ondersteunt alle diensten van stad en OCMW bij het beheer van hun archief. Hierbij gaan we uit van een integraal documentbeheer

Archief Gent vervult volgende functies

  • Raad geven en ondersteuning bieden aan (o.a.) de stads en OCMW-diensten met het oog op de plaatselijke bewaring van dynamisch, semi-dynamisch en statisch archief:
    • Dynamisch archief: archiefdocumenten die nog worden gebruikt en/of aangevuld door de dienst die ze heeft gecreëerd of ontvangen, in functie van de opvolging of afhandeling van lopende zaken.
    • Semi-dynamisch archief: archiefdocumenten die de dienst niet meer aanvult en/of gebruikt, maar die nog van belang zijn ter verantwoording (bewijsstukken). De bewaartermijn is nog niet verstreken.
    • Statisch archief: archiefdocumenten die voor de dienst geen waarde meer hebben op administratief vlak, noch ter verantwoording. Enkel de stukken met een permanente cultuur-historische waarde worden bewaard.
  • Zorgen voor de goede, geordende en toegankelijke staat van archief van (o.a.) de stad Gent en OCMW Gent.
  • Zorgen voor de permanente bewaring van het statisch archief.
  • Het ter beschikking stellen van de archiefdocumenten van (o.a.) de stads- en OCMW-diensten en van derden.
  • Het beheren van het wettelijk depot voor de Stad Gent en OCMW Gent.
  • Het verwerven van archiefdocumenten van particulieren, rechtspersonen en publieke instellingen.
  • Zorgen voor de uitbouw en ondersteuning van het historisch onderzoek van de Stad Gent en OCMW Gent door de ontwikkeling van eigen initiatieven of door samenwerking met andere (stedelijke) diensten en/of verenigingen.
  • Zorgen voor de valorisatie van de collecties.

Archief Gent ondersteunt de stads en OCMW-diensten

en doet dat door:

  • advies te geven over de vorming van de archiefdocumenten;
  • uitleg te verschaffen over het schonen en bewaren van dossiers;
  • te helpen bij de opmaak van het informatiebeheersplan en de selectielijst;
  • advies te geven over de inrichting en het onderhoud van de archiefruimtes op de verschillende diensten;
  • te bepalen op welke manier archiefdocumenten moeten worden overgedragen naar de archiefbewaarplaats;
  • te bepalen op welke manier archiefdocumenten mogen worden vernietigd;
  • controles uit te voeren op de bewaring van archiefdocumenten bij de stads- en OCMW-diensten.

Het nieuwe archiefbeheersysteem (ABS) van en voor lokale besturen

Oost-Vlaamse lokale besturen kunnen vanaf 2019 gebruik maken van een archiefbeheersysteem (ABS). Op 8 oktober organiseerde piva eGov een demonstratie. Meerdere lokale besturen stelden vragen over het wat, het waarom en het hoe van dit ABS.