Informatie- en archiefbeheer

Archief Gent ondersteunt alle diensten van stad en OCMW bij het beheer van hun archief. Hierbij gaan we uit van een integraal documentbeheer

Archief Gent ondersteunt de stads- en OCMW-diensten door:

  • Advies te geven over de vorming van de archiefdocumenten
  • Uitleg te geven over het schonen en bewaren van dossiers
  • Te helpen bij de opmaak van het informatiebeheersplan en de selectielijst
  • Advies te geven over de inrichting en het onderhoud van de archiefruimtes op de verschillende diensten
  • Te bepalen op welke manier archiefdocumenten worden overgedragen naar de archiefbewaarplaats
  • Te bepalen op welke manier archiefdocumenten worden vernietigd
  • Controles uit te voeren op de bewaring van archiefdocumenten bij de stads- en OCMW-diensten

Nood aan professioneel archiefbeheersysteem 

Het archiefbeheersysteem (ABS) is ontstaan uit de behoefte bij een aantal lokale besturen naar een betaalbaar, professioneel en deugdelijk archiefbeheersysteem.

Een marktonderzoek in 2007-2008 wees uit dat dat de bestaande producten niet voldeden aan de vereisten van een efficiënt en kwaliteitsvol analoog en digitaal archiefbeheer.

In de schoot van de Beroepsvereniging voor Archivarissen (VVBAD) kwam vanaf dat jaar een werkgroep samen om een modellastenboek voor een archiefbeheersysteem te schrijven. Na een uitgebreide omgevings- en procesanalyse werkten de betrokken gemeente- en stadsarchivarissen een datamodellering uit volgens de internationale archiefstandaarden.

Lancering van ABS

In diezelfde periode reorganiseerden Stad en OCMW Gent (intussen Archief Gent) de archiefwerking. We verlegden de focus van statisch archiefbeheer naar dynamisch informatiebeheer.

In 2013 besloten 6 lokale besturen om samen een ABS te ontwikkelen dat ook beschikbaar is voor andere lokale besturen. De oprichters zijn:

  • Beveren
  • Dendermonde
  • Gent
  • Halle
  • Londerzeel 
  • Ninove

In 2015 kwam daar piva eGov bij als professioneel partner: het provinciaal intern verzelfstandigd agentschap (piva) dat operationele ICT-ondersteuning biedt aan lokale besturen in Oost-Vlaanderen. Piva eGov zorgt ervoor dat ook de andere lokale besturen volwaardig kunnen participeren. Een cruciale voorwaarde voor het slagen van dit project.

Stad en OCMW Gent volgden samen met piva eGov en de Nederlandse firma DEVENTit de ontwikkeling van het ABS verder op. 

Archiefbeheersysteem met helikopterview

De betrokken experten kozen er bewust voor om een ABS in brede zin te ontwikkelen. Ze beschouwen het ABS als een soort poortwachter waarbij alle informatie passeert die voor korte- en langetermijnbewaring is bedoeld, zowel analoog als digitaal.

Het is van het grootste belang dat alle informatie van een lokaal bestuur op 1 plaats wordt beheerd. Alleen zo is een helikopterview mogelijk, kunnen we informatie efficiënt beheren en eenvoudig ontsluiten. Het is bovendien de sleutel voor de verdere noodzakelijke automatisering.

Automatisering van de archiefprocessen

Het ABS automatiseert alle archiefprocessen die toelaten om geautomatiseerd te werken. Zo kunnen we zowel de burger als de medewerkers van de eigen diensten sneller helpen.

Dankzij de automatisering kunnen heel wat taken vlotter, sneller en correcter verlopen. Bijvoorbeeld:

  • Overdrachten verwerken
  • Schenkingen opnemen
  • Selectie voor vernietiging uitvoeren
  • Depot beheren 

Digitale documenten passeren ook beter via het ABS dankzij een makkelijke overdrachtsprocedure en een link met een digitaal depot.

Ten slotte is ook de burger betrokken partij. Voor het eerst heeft de Oost-Vlaamse burger via een publieksomgeving toegang tot de archiefdocumenten van zijn of haar gemeente. Dit verhoogt de zichtbaarheid en transparantie van de Oost-Vlaamse lokale besturen aanzienlijk.

Meer dan alleen technologie

Het ABS is een belangrijk faciliterend instrument, maar is slechts een onderdeel van een totaaloplossing. Het is belangrijk om voldoende tijd en middelen te besteden aan informatiebeheer en archiefbeheer.

De deelnemende besturen blijven eigenaar van de eigen informatie en beslissen autonoom hoe ze omgaan met het ABS. Piva eGov is zich ervan bewust dat de Oost-Vlaamse lokale besturen verschillen van maturiteit als het gaat om informatiebeheer. Daarom heeft het agentschap ook andere vormen van ondersteuning ontwikkeld.

Het doel is vooral een betere werking van de organisatie. Het ondersteuningsaanbod bestaat nu uit een traject om mappenstructuren te optimaliseren en de begeleiding van lokale besturen in hun informatiebeheer. In de toekomst breidt piva het aanbod nog uit.

Nieuw archiefbeheersysteem GIAS

Op dit moment werkt piva eGov met Archief Gent en DEVENTit verder aan de ontwikkeling van een nieuw ABS: het Gemeenschappelijk Informatie- en ArchiefSysteem (GIAS).

Piva eGov zal in samenspraak met de deelnemende besturen onderzoeken welke uitbreidingen in de toekomst nodig en nuttig zijn. Onder andere de koppeling met een e-depot wordt onderzocht. 

Dit archiefbeheersysteem van en voor lokale besturen heeft een lange rit achter de rug, maar de finish wenkt. De finishlijn is geen eindpunt, maar de start van een efficiënter, effectiever en kwaliteitsvoller informatiebeheer bij de Oost-Vlaamse besturen.