Zelf een evenement organiseren

Vergunningen aanvragen

Verplichte vergunningen

• Je organiseert een publiek event op een vaste plaats op openbaar domein: je hebt een vergunning 'Organiseren van een evenement op het openbaar domein' nodig. Vraag je vergunning 6 weken op voorhand online aan.

• Je organiseert een publiek en mobiel event op openbaar domein (zoals een stoet of wielertocht): je hebt meldingsplicht bij de politie. Doe dit 6 weken op voorhand via het meldformulier.
   
• Je organiseert een publiek event op privédomein: je hebt geen vergunning inname openbaar domein nodig, maar je moet het evenement als organisator 1 maand vooraf verplicht melden aan de Politie Gent en eventueel 6 weken vooraf een aanvraag doen voor elektronisch versterkte muziek bij de dienst Milieu en Klimaat.
• Je organiseert een publiek event op de Watersportbaan (zoals een hengel- of roeiwedstrijd): hiervoor moet je een apart aanvraagformulier indienen.

Andere belangrijke vergunningen 

• Drankvergunning op evenementen
• Vergunning voor extra luide muziek
• Vergunning voor het filmen in Gent
• Vergunning voor het organiseren van een dekenijfeest
• Vergunningen en toegangsbeleid van het autovrij gebied

Subsidies voor je event

• Organiseer je als vzw een evenement en is jouw evenement gratis, publiek en integraal toegankelijk en vindt het plaats in Gent? Dan kom je mogelijks in aanmerking voor een subsidie feestelijke evenementen. Deze subsidie bedraagt minimum 2000 euro en maximum 30.000 euro. 
• Is jouw event gericht op mensen samen brengen en sensibiliseren? Kijk of je in aanmerking komt voor de Samen aan zet subsidie.
• Organiseer je een sportief event? Verhoog de kwaliteit met de evenementensubsidie sport!
• Ben je bereid je event te organiseren op een tijdelijk ongebruikte plek in de stad? Vraag de subsidie voor tijdelijke invulling aan.

Een locatie vinden

• Met de zalenzoeker vind je eenvoudig een stadszaal of privézaal in Gent. Dien minimaal 4 weken voor de start van de activiteit je aanvraag in.
• Gent Congres wijst je de weg naar hotels, vergaderzalen en restaurants
• Kindvriendelijke locaties en andere tips vind je in de Checklist kindvriendelijk evenement.

Stroom voorzien

Stad Gent bant zoveel mogelijk oude en vervuilende dieselgeneratoren op evenementen en festivals. Kijk eerst of je gebruik kunt maken van één van de 250 beschikbare elektriciteitskasten. 

Lukt dit niet? Kies voor een goed onderhouden fase IIIA of – beter nog – fase V-dieselgenerator. Zo is de geluids- en vervuilende impact zo klein mogelijk. Check ook de mogelijkheden van een batterij. Gekoppeld aan het net, kan een batterij elektriciteit bufferen om pieken op te vangen. Gekoppeld aan een dieselgenerator krijg je een efficiënt geheel, met tot 80% brandstofbesparing. Een batterij kan ook als stand-alone voor bijvoorbeeld de verlichting van een fietsenstalling of parking.     

Feestmateriaal lenen

Bij deze 3 uitleendiensten kan je feestmateriaal lenen of huren:

• Uitleenpunt van de Stad Gent: gratis feestmateriaal voor burgers, scholen en erkende verenigingen.
• Uitleendienst van Sport Vlaanderen: gratis sportmateriaal voor niet-commerciële organisaties.
• Uitleendienst van de provincie Oost-Vlaanderen: audiovisueel materiaal, tentoonstellingsmateriaal en sportmateriaal.
   

Maak je event toegankelijk voor iedereen 

Met enkele eenvoudige ingrepen op vlak van infrastructuur, locatie en sanitair zorg je ervoor dat ook mensen met een beperking je initiatief kunnen bijwonen. Vraag raad aan de toegankelijksambtenaar van de Stad Gent of dowload de folder 'tips om je evenement toegankelijk te maken'.

Amal vzw, het Gentse agentschap voor inburgering en integratie, geeft ook 10 tips om je evenement inclusiever te maken.
 

Afvalvrij feesten 

Wegwerpbekers of -verpakkingen zijn verboden in Gent. Maak het jezelf gemakkelijk en kies resoluut voor herbruikbare bekers.
Lees meer over afvalvrij feesten.
 

Gentse artiesten boeken 

Organiseer je samen met je buren een wijkfeest of huiskamerconcert? Boek gratis een Gentse artiest via Artiest zkt ...
 

Je event promoten 

• Wil je jouw evenement bekendmaken bij het grote publiek? Publiceer je event op de UiTdatabank.
  Je voert een keer in en je aanbod staat meteen op heel wat vindplekken, online en offline.  Het verschijnt op onze eigen UiTinGent maar ook op UiTinVlaanderen, UiTmetVlieg en UiTX . Daarnaast kan het ook verschijnen in zo'n 700 gedrukte en digitale vrijetijdsagenda’s van lokale of nationale media, overheden of organisaties. Tips bij activiteiten invoeren

• Plak affiches op aanplakborden.